Power-Tipps für effektives Arbeiten

An einer Reihe an Beispielen erklären wir, wie man tägliche Arbeitsschritte schnell und bequem durchführt. Den idealen Weg gibt es in der Regel nicht, bei den folgenden Tipps wollen wir eher eine Art Checkliste vorstellen, wie man mit bestimmten Methoden seine Arbeitsweise verbessern kann. Außerdem hat fast jeder eine Präferenz für Maus oder Tastatur, was wiederum eine Vorliebe für bestimmte Arbeitsweisen nach sich zieht.

Tools für die Produktivitätssteigerung stellen wir nur am Rande vor, dazu ist das Angebot auch zu groß. Schließlich gibt es Tausende an Mindmapping-Programmen, Taskmanager und Tools für das Verwalten von Dateien.

Vorlagen für Dateien schaffen

Vorlagen verwenden

Vorlagen für Mail und Textedit sparen Zeit beim Erstellen von Dokumenten

Man verliert viel Zeit, wenn man beim Verfassen einer E-Mail oder eines Berichtes immer den gleichen Text neu eingibt.

Viel Aufwand spart man sich, wenn man gezielt Vorlagen nutzt. Apple Mail und Office-Programmen wie Word bieten eine integrierte Vorlagenverwaltung, darüber hinaus kann man aber fast jede Datei zu einer Vorlage umdefinieren: Im Finder öffnet man das Info-Fenster für diese Datei (“Ablage > Information” oder Befehlstaste-I). Hier sieht man im Info-Feld “Allgemein” die Option “Formularblock”. Aktiviert man diese Option und öffnet das Dokument, wird automatisch eine Kopie der Datei erstellt und geöffnet. Das Original bleibt dabei unverändert – bis man das Häkchen entfernt. Das funktioniert auch mit Grafikdateien zum Beispiel dem Hintergrundbild für einen CD-Einleger.

Texbausteine nutzen

Mit Textbausteinen spart man viel Zeit, alternativ kann man auf Textschnipsel zurückgreifen

Muss man immer wieder die gleichen Floskeln eingeben, helfen Textbausteinprogramme wie Textexpander weiter.

Bei E-Mails und Berichten verwendet man bestimmte Formulierungen wie “Sehr geehrter Herr..” immer wieder. Vor allem, wenn man nicht mit zehn Fingern tippt, helfen die Textbausteine beim schnellen Schreiben. Textbausteinprogramme ermöglichen die Texteingabe mit Kürzeln, machen etwa aus der Eingabe “mfg” automatisch “Mit freundlichen Grüßen”. Bewährt haben sich für diese Funktion die kostenpflichtigen Tools Textexpander und Typinator. Für sehr häufig genutzte Textteile sind so genannte Textschnipsel eine gute Alternative. Dazu markiert man den gewünschten Text und zieht ihn auf den Schreibtisch – in manchen Programmen nach einer kurzen Wartezeit. Diese Spezialdatei (das Symbol ist ein Sonnenschirm und ein Liegestuhl) kann man nun mit der Maus in beliebige Texte ziehen.

Medienbrowser beim Import

Medien aus iPhoto und iTunes in anderen Programmen einsetzen

Über den “Medienbrowser” stehen die Inhalte der iLife-Bibliotheken allen anderen iLife-Programmen zur Verfügung.

Man kann aus Garage Band auf iTunes zugreifen oder von iMovie aus Fotos importieren. Diese Bibliotheken stehen auch anderen Programmen zur Verfügung. Will man ein Foto aus iPhoto in ein Dokument einfügen, muss man den Fotoverwalter dazu nicht starten. Man öffnet nur das Fenster “Datei > Öffnen” und klickt unter Medien auf “Musik”, “Fotos” oder “Filme”. Sogar die Vorschau mit Quick Look lässt sich hier verwenden.

Drucken

Schreibtischdrucker anlegen

Mehrere Dateien lassen sich mit einem Schreibtischdrucker bequem drucken

Dateien kann man nicht nur über den Druckdialog, sondern auch per Drag-and-Drop ausdrucken. Das ist besonders dann praktisch, wenn man viele einzelne Dateien ausdrucken will. Mac-OS X bietet die Möglichkeit, im Drucker-Dienstprogramm einen sogenannten Schreibtischdrucker anzulegen. Das ist nichts anderes als ein Drucker-Icon, auf das man Dateien ziehen kann, um sie auszudrucken. Der Vorteil dabei: Bei PDF-Dateien, verschiedenen Bildformaten und vielen Textdateien wird die Datei ausgedruckt, ohne dass man erst ein Programm starten muss. Unter Mac-OS X 10.5 hat Apple das Anlegen eines Schreibtischdruckers erheblich vereinfacht. Man zieht in der Systemeinstellung “Drucken & Faxen” das Icon aus der Druckerliste auf den Schreibtisch – und schon legt das Mac-OS dort einen Schreibtischdrucker an. Wird ein Dateiformat vom Schreibtischdrucker nicht erkannt, öffnet sich das Programm, mit dem die Datei erstellt wurde.

Tipp Sogar den Inhalt eines Ordners kann ein Schreibtischdrucker ausdrucken: Man zieht dazu einfach einen Ordner auf das Druckersymbol.

Schnelldruck über das Dock

Dokumente mit Hilfe des Druckersymbols im Dock schneller ausdrucken

Hat man das Symbol des Druckers im Dock angelegt, kann man Dateien direkt ausdrucken. Zieht man nämlich eine Datei oder das Symbol neben dem Dateinamen auf den Drucker, wird die Seite sofort ausgedruckt – ohne lästigen Druckdialog. Nur bei Programmen wie Safari, die kein Dokumentensymbol anzeigen, funktioniert dies nicht. Den gleichen Effekt erzielt man auch, wenn man eine Datei auf die Warteliste eines Druckers zieht.

Druckeinstellungen speichern

Voreinstellungen, etwa doppelseitigen Druck, lassen sich dauerhaft speichern

Über den Fenster “Drucken” kann man eine Reihe an Voreinstellungen ändern, wie den Druck von zwei Seiten auf einem Blatt oder den Ausdruck mit einer besseren Druckqualität. Nutzt man eine dieser Einstellungen öfter, lohnt es sich, diese Voreinstellung zu sichern. Dazu öffnet man im Fenster “Datei > Druck” die Option “Voreinstellungen”, wählt “Sichern unter” und kann so die zuletzt genutzten Einstellungen sichern und beim nächsten Druck schnell auswählen.

Tipps für jede Software

Tastaturbefehle lernen

Wie man Tastenkombinationen eines Programmes findet

Vor allem bei sehr häufig genutzten Befehlen wie “Ablage > Sichern” oder “Ablage > Neu” ist ein Tastenbefehl schneller. Eine Auflistung aller Tastaturbefehle findet man in der Mac-Hilfe über den Suchbegriff “Tastaturkurzbefehle”. Die wichtigsten Spotlight-Befehle liefert etwa die Suchanfrage “Kurzbefehle Spotlight”. Auch der Ausdruck der Listen ist möglich, hilft es doch beim Einarbeiten in ein neues Programm, wenn man diesen Ausdruck neben die Tastatur legt.

Tipp : Beim Lernen von Tastaturbefehlen sind Englischkenntnisse hilfreich. Diese beruhen nämlich meist auf dem englischsprachigen Befehl. So löst “Befehlstaste-P” den Druckbefehl aus (Englisch “Print”).

Eigene Tastenkombinationen

Aktionen kann man ein eigenes Tastenkombination zuweisen

Über die Systemeinstellung “Tastatur & Maus” kann man beliebigen Befehlen eine Tastenkombination zuweisen. Dazu begibt man sich in den Bereich “Tastaturkurzbefehle” und klickt auf das Plussymbol links unten im Fenster. Im sich öffnenden Dialogfenster wählt man im Aufklappmenü “Alle Programme” aus, tippt “Systemeinstellungen …” in das Feld “Menü” ein (die Punkte werden einzeln mit der Punkttaste eingetippt), markiert das Feld “Tastaturkurzbefehl” und drückt die gewünschte Tastenkombination. Dabei muss man darauf achten, eine Kombination zu wählen, die nicht für andere Befehle vergeben ist. Mit “Hinzufügen” wird der Arbeitsschritt abgeschlossen, anschließend beendet man die Systemeinstellungen.

Dialoge mit der Tastatur nutzen

Menüs und Dialoge kann man auch ohne Maus benutzen

In der Systemeinstellung Tastatur & Maus gibt es unter Tastaturkurzbefehle die Option “Steuerung durch die Tastatur”. Aktiviert man die Option “Alle Steuerungen”, kann man über die Tabulatortaste alle Knöpfe in einem Fenster auswählen.

Menübefehle finden

Mit Befehl-Umschalttaste-7 öffnet sich die programminterne Hilfe

Oft verliert man viel Zeit, weil man nach einer selten genutzten Funktion eines Programms sucht, wie dem Zuweisen von Formatierungen.

Es gibt aber ab Mac-OS X 10.5 eine Möglichkeit, mit einem einzigen Tastenbefehl alle Funktionen eines Programms auf den Bildschirm zu bringen. Drückt man Befehl-Umschalttaste-7, öffnet sich das Hilfemenü des aktiven Programms. In diesem Suchfenster tippt man einen Teil des Befehlsnamens ein und erhält dann eine Liste mit passenden Menübefehlen. Mit den Pfeiltasten wählt man dann den gewünschten Eintrag aus, der Druck auf die Eingabetaste startet die Aktion sofort. Liegen die Hilfstexte des Programms im Mac-OS-X-eigenen Format vor, sieht man außerdem die komplette Programmdokumentation zum jeweiligen Suchbegriff.

Programme individualisieren

Neue Tastenkombinationen selbst definieren

Einige Befehle stehen nur über die Menüzeile zur Verfügung. Häufig verwendete Menüfunktionen kann man aber in die Symbolleiste einsetzen oder selbst einen Tastaturbefehl definieren. Recht einfach geht dies etwa in Word.

Nutzt man eine Funktion von Word oder einem anderen Programm der Office-Suite sehr häufig, lohnt es sich diese als Funktionstaste in das Menü zu setzen. Dazu öffnet man das Fenster “Ansicht > Symbolleisten > Symbolleisten/Menüs anpassen” und erhält eine Auflistung aller verfügbaren Symbole. Versendet man häufig Dokumente per E-Mail, kann man auf diesem Weg die Funktion “Senden an” integrieren.

Tastenbefehle kann man ebenfalls für einzelne Menüleistenbefehle definieren. Diese Funktion findet man imselben Fenster über den Knopf “Tastatur”. Hier legt man beispielsweise fest, das durch Drücken der Tastenkombination Befehl-Wahl-Umschalttaste-I die Funktion “Wörter zählen” startet.

Mehr zum Thema lesen Sie in Macwelt 4/09, die ab dem 4. März am Kiosk liegt.