Selbst professionelle Anwender sind oft überrascht, welche Möglichkeiten es gibt, eine PDF-Datei noch zu bearbeiten. In Acrobat Pro kann man Tippfehler beheben, Seitenelemente löschen, skalieren, verschieben und sogar einzelne Objekte der PDF-Datei mit den Werkzeugen einer externen Anwendung bearbeiten. So lassen sich beispielsweise in einem PDF-Dokument einzelne Bilder mit den Werkzeugen von Photoshop bearbeiten, ohne dass die ganze PDF-Seite aufgerastert werden müsste. Auch den gesamten Funktionsumfang von Illustrator kann man bei Bedarf “hinzuschalten”, um Änderungen an einzelnen Vektorobjekten einer PDF-Datei in Acrobat umzusetzen.
01 Tippfehler raus
Text einfügen, Fehler korrigieren, Sonderzeichen einfügen
Um einen Textabschnitt zeichenweise auszuwählen, klickt man mit dem Touchup-Text-Werkzeug in eine Textzeile hinein und markiert den anzuwählenden Textabschnitt bei gedrückter Maustaste. Der angewählte Text wird nun zeichenweise hervorgehoben. Klickt man mit dem Touchup-Text-Werkzeug in einen Textabschnitt hinein, kann man eine Auswahl auch mit Hilfe von Tasten und Tas-taturkürzeln treffen:
– Mit den Pfeiltasten bewegt man sich wie in einem üblichen Texteditor; drückt man gleichzeitig die Befehlstaste, kann man mit Pfeiltasten von Wort zu Wort springen,
– Hält man zusätzlich die Umschalttaste gedrückt, kann man mit den Pfeiltasten Text auswählen.
In einigen Dokumenten kann es schwierig sein, bestimmte Zeichen zu löschen oder umzuformatieren, weil man sie nicht anwählen kann. In einem solchen Fall ruft man das Navigationsfenster “Inhalt” zur Hilfe (“Anzeige > Navigationsfenster > Inhalt…”). Das Beheben von Tippfehlern mit dem Touchup-Text-Werkzeug (zu finden unter “Werkzeuge > Erweiterte Bearbeitung > Touchup-Textwerkzeug”) setzt voraus, dass die verwendete Schrift vollständig in das PDF eingebettet wurde oder die im PDF verwendete und die lokal aktivierte Schrift identisch sind und dieselbe Kodierung verwenden. Ist dies nicht der Fall, wird Acrobat die Korrektur verweigern. In diesem Fall kann man versuchen, die problematische Schrift für die betreffenden Zeichen zu ersetzen und dann mit der Bearbeitung fortzufahren (siehe Tipp Nummer drei).
02 Werkzeugkasten
Die richtigen Werkzeuge für Korrekturen auswählen
Möchte man Elemente einer PDF-Datei nicht kopieren oder abspeichern sondern bearbeiten, benutzt man statt des Auswahl-Werkzeugs entweder das Touchup-Text- oder das Touchup-Objekt-Werkzeug. Das Auswahl-Werkzeug ist für diese Aufgabe nicht geeignet.
Zum Korrigieren von Tippfehlern und Ergänzen von Texteinträgen in PDF-Dokumenten dient das Touchup-Text-Werkzeug. Möchte man statt einzelner Textzeichen ganze Textblöcke oder Bilder und ähnliche Objekte bearbeiten, verwendet man das Touchup-Objekt-Werkzeug.
03 Schriften ergänzen
Texte korrigieren, auch wenn die eingebettete Schrift fehlt
Ein Mausklick mit der rechten Maustaste auf eine Auswahl, die mit dem Touchup-Text- oder Touchup-Objekt-Werkzeug festgelegt wurde, fördert ein kontextsensitives Pop-up-Menü zu Tage, das den Eintrag “Eigenschaften…” beinhaltet. Dieser Befehl öffnet das Dialogfenster der Eigenschaften einer Textauswahl. Hier wechselt man in den Reiter “Text” und wählt aus dem Menü “Schrift” einen lokal installierten Zeichensatz. Da die ausgewählten Zeichen ohnehin gelöscht werden sollen, spielt es keine Rolle, dass sie vorübergehend mit einem anderen Zeichensatz formatiert werden. Wird die neue Schrift akzeptiert, kann man das Dialogfenster der Touchup-Eigenschaften schließen und die betreffenden Zeichen löschen, da die benötigte Schrift für diese Zeichen nicht mehr fehlt.
TIPP Wenn man eine PDF-Datei um unerwünschte Inhalte bereinigen möchte, nutzt man nicht die Touchup-Werkzeuge sondern die in Acrobat 8 Professional eingeführte “Schwärzung”.
04 Umbruch ändern
Texte kürzen, ergänzen und den Umbruch anpassen
Ein Mausklick mit der rechten Maustaste unter Verwendung des Touchup-Text-Werkzeugs in eine Textzeile hinein erlaubt das Einfügen von Zeichen zum Steuern des Umbruchs und anderer Sonderzeichen (Zeilenumbruch, weicher Bindestrich, geschütztes Leerzeichen und langer Gedankenstrich). Zudem kann man in Acrobat Pro zusätzliche Textabschnitte hinzufügen. Klickt man mit dem Touchup-Text-Werkzeug bei gedrückter Wahltaste auf die gewünschte Stelle in der Dokumentseite, öffnet Acrobat ein kleines Dialogfenster mit der Bezeichnung “Neue Schrift für Text”. Hier stellt das Programm im Menü “Schrift” alle aktiven Zeichensätze bereit. Im Menü “Modus” wählt man die Textausrichtung: “vertikaler Text” oder “horizontaler Text”. Die neue Textzeile beinhaltet einfach die Zeichenfolge “Neuer Text” in der gewählten Schrift. Selbstverständlich kann man diesen Text ersetzen und auch umformatieren.
TIPP Möchte man Kopf- und Fußzeilen in einer PDF-Datei einfügen (zum Beispiel um die Seitenzahl einzutragen), nutzt man vorzugsweise nicht die Touchup-Funktionalität sondern Befehle aus dem Menü “Dokument > Kopf- und Fußzeile”. So ändert man nicht nur eine einzelne Seite, sondern alle Seiten innerhalb des gewählten Seitenbereichs.
05 Text formatieren
Nachträglich eingefügten Text auszeichnen und formatieren
Ein Mausklick mit gedrückter Control-Tas-te auf einen mit dem Touchup-Text- oder Touchup-Objekt-Werkzeug ausgewählten Text gewährt über das kontextsensitive Pop-up-Menü am Mauszeiger Zugriff auf den Befehl “Eigenschaften…” dieser Auswahl. Im Dialogfenster “Touchup-Eigenschaften” kann man Korrekturen an Inhaltsattributen (über die Registerkarte “Inhalt” und “Tag”) und an der Formatierung des Inhalts (Registerkarte “Text”) vornehmen.
In der Registerkarte “Text” im Dialogfenster der Touchup-Eigenschaften kann man (in gewissen Grenzen) den ausgewählten Text neu formatieren, zum Beispiel den verwendeten Zeichensatz ersetzen. Wenn die ersetzte Schrift eingebettet war, wird die neue Schrift, falls möglich, ebenfalls eingebettet. Zum Festlegen der Zeichengröße verwendet man das Eingabefeld “Schriftgrad”. Auch der Zeichen- und Wortabstand, die horizontale Skalierung sowie der Grundlinienversatz lassen sich direkt in Acrobat beeinflussen. Auch die Füll- und die Konturfarbe sowie die Konturstärke ausgewählter Zeichen kann man mit dem Touchup-Text- oder dem Touchup-Objekt-Werkzeug anpassen, indem man das Dialogfenster der Touchup-Eigenschaften aufruft.
06 Layout ändern
Bilder, Texte und Grafiken löschen oder verschieben
Zuerst gilt es, die betreffen-den Objekte auf der Dokumentseite mit dem Touchup-Objekt-Werkzeug anzuwählen. Das angewählte Objekt ist an einer Umrandung deutlich erkennbar. (Um mehrere Objekte anzuwählen, hält man beim Anwählen die Umschalttaste gedrückt.) Sollte das Anwählen der gewünschten Inhalte nicht präzise genug gelingen, ruft man das Navigationsfenster “Inhalt” zur Hilfe. Die Kunst besteht jetzt darin, die bereits ausgewählten Objekte zu verschieben, ohne versehentlich eine neue Auswahl zu treffen. Dazu bewegt man die Maus mit dem Touchup-Objekt-Werkzeug vorsichtig über die aktuelle Auswahl, bis der Mauszeiger die Form eines Kreuzes mit vier kleinen Pfeilspitzen einnimmt. Jetzt kann man die ausgewählten Objekte mit der Maus anfassen und an eine neue Position auf der Dokumentseite ziehen. Mit dem Touchup-Objekt-Werkzeug lassen sich nicht nur Bilder sondern auch ganze Textzeilen, Absätze oder Spalten im Seitenlayout neu positionieren.
07 Text skalieren
Textelemente nachträglich skalieren, drehen und sogar spiegeln
Zum Editieren muss man das betreffende Objekt auf der Seite mit dem Objektauswahl-Werkzeug anwählen. Der ausgewählte Text ist durch eine Umrandung gekennzeichnet, die aus zwei horizontalen und vier vertikalen Linien besteht und über vier schwarze Ankerpunkte in den äußeren Ecken verfügt. Durch das Anfassen und Ziehen an einem der Steuerungspunkte der aktiven Touchup-Objektauswahl kann man den Inhalt in der Größe verändern. Keine Sorge: Text wird beim Skalieren nicht aufgerastert und es gehen keine Informationen verloren.
08 Fremdkorrekturen
PDF-Dateien aus Acrobat in Photoshop oder Illustrator bearbeiten
Man kann mit den Werkzeugen von Photoshop Bilder in einer PDF-Datei bearbeiten und mit den Werkzeugen von Illustrator Elemente von Vektorgrafiken modifizieren. Es lassen sich somit beliebige Objekte aus einem PDF-Dokument, sogar ganze PDF-Dokumentseiten, aus Acrobat temporär in eine externe Applikation “exportieren”, und dort korrigieren oder verändern. Allerdings müssen hierfür alle Tags aus dem Dokument entfernt werden, was unter anderem zur Folge hat, dass ein PDF seine Leserichtung “vergisst”. Zur externen Bearbeitung wählt man das zu editierende Objekt mit dem Touchup-Objekt-Werkzeug an. Ein Mausklick mit der rechten Maustas-te (oder Mausklick mit gedrückter Wahltaste) auf die Touchup-Auswahl öffnet ein kontextsensitives Pop-up-Menü mit dem Befehl “Bild bearbeiten…” beziehungsweise “Objekt bearbeiten…”. Jeder dieser Befehle sendet das betreffende Objekt an die externe Applikation, die in den Grundeinstellungen im Abschnitt “Touchup” dafür vorgesehen ist (für Vektorgrafiken standardmäßig Illustrator, für Pixelbilder Photoshop). Mit dem Befehl “Seite bearbeiten_…” aus dem Pop-up-Menü am Mauszeiger beim Klick innerhalb der PDF-Dokumentseite veranlasst man Acrobat dazu, die gesamte Seite an die voreingestellte Applikation zu senden.
Beim Öffnen der Touchup-Auswahl in dem externen Programm erscheinen einige Warnhinweise auf die der Anwender reagieren muss. Zu den häufigsten zählen die Warnungen des Farbmanagementsystems (etwa Profilwarnungen).
TIPP In der Regel ist man auf der sicheren Seite, wenn man sich für die Richtlinie “Eingebettetes Profil verwenden (anstelle des Arbeitsfarbraums)” entscheidet und eine Farbkonvertierung vermeidet.
Nach dem Öffnen des Acrobat-Objektes in Photoshop oder Illustrator kann man hier das Objekt beliebig modifizieren und wirklich “alle Register ziehen”. In Photoshop kann man einem Touchup-Objekt aus Acrobat sogar Text- und Grafik-ebenen hinzufügen; man muss die Datei aber vor dem Abspeichern auf die Hintergrundebene reduzieren (auch wenn keine entsprechende Warnmeldung angezeigt wird).
TIPP Bei Touchup-Korrekturen in Photoshop empfiehlt es sich, wichtige Änderungen regelmäßig in einer Kopie zu sichern, denn abschließend muss das Bild auf die Hintergrundebene reduziert werden und spätestens dann würde man einen Teil der Bildinformationen verlieren. Zum Abspeichern einer Kopie der aktuellen Datei in Photoshop dient der Befehl “Datei > Speichern unter…” mit der Option “Als Kopie”; in Illustrator verwendet man den Befehl “Datei > Kopie speichern unter…”. Sollte eine Korrektur nicht wie erwartet verlaufen, kann man die Kopie in der jeweiligen Applikation – Photoshop oder Illustrator – öffnen und ihre Inhalte in das Acrobat “entliehene” temporäre Dokument (das in dem PDF-Dokument “verankert” ist) einfügen, um die weniger gelungene Version zu ersetzen. Beim Abspeichern werden die Änderungen nach Acrobat übertragen.
Nach dem Abspeichern der temporären Datei in der externen Applikation wird die PDF-Datei in Acrobat umgehend aktualisiert und das korrigierte PDF-Dokument kann gesichert werden.
09 Schwärzen
Eliminieren sensibler Inhalte aus PDFs durch Schwärzen
In Acrobat gibt es spezielle Werkzeuge im Menü “Erweitert > Schwärzung”, die Informationen, inklusive eventueller Metadateneinträge, spurlos aus einem PDF-Dokument entfernen. Die Touchup-Werkzeuge sollte man für diese Aufgabe nicht verwenden.
Zu löschende Texte oder Grafiken muss man zuerst markieren: entweder manuell mit dem Werkzeug “Zum Schwärzen markieren” oder automatisch mit der Funktion “Suchen und Schwärzen” aus der Werkzeugleiste “Schwärzung”. Anschließend wendet man die Schwärzung an und speichert das Dokument ab.
10 Objekte finden
Zusammenhängende Elemente auf PDF-Seiten suchen und markieren
Kopf- und Fußzeile”.” title=”Mit Kopf und Fuß. Intelligente Kopf- und Fußzeilen in Acrobat 8 erstellt man unter Verwendung von Befehlen aus dem Menü “Dokument > Kopf- und Fußzeile”.” width=”1385″ height=”808″>Zum Auffinden von Objekten auf einer Seite lassen sich die Navigationsfenster “Tags” und “Inhalt” nutzen. Manchmal klickt man sich zu einem gesuchten Objekt im Navigationsfenster “Tags” oder “Inhalt” einfacher durch als auf der Dokumentseite. Um ein Objekt anzuwählen, verwendet man den Befehl “Inhalt markieren” aus dem Optionenmenü des jeweiligen Navigationsfensters.
Wenn man mit dem Touchup-Objekt-Werkzeug ein Element im PDF anwählt, kann man seine Entsprechung im Navigationsfenster “Tags” oder “Inhalt” sehen – und somit auch benachbarte Seitenobjekte und übergeordnete Elemente (“Anzeige > Navigationsfenster > Tags” und “(…) > Inhalt”).
11 Neue Kopfzeile
Kopf- und Fußzeilen korrigieren oder ergänzen
Möchte man einem PDF-Dokument zusätzliche Informationen im Bereich der Kopf- oder Fußzeile hinzufügen, sollte man auf den Einsatz der Touchup-Werkzeuge verzichten. Für diese Aufgabe gibt es eine spezielle Funktion: den Befehl “Dokument > Kopf- und Fußzeile > Hinzufügen”. Er öffnet in Acrobat ein neues Dialogfenster zum Konfigurieren der Einstellungen.
Zum Eintragen der Inhalte der Kopf- und Fußzeile dienen hier sechs Eingabefelder in der Mitte des Dialogfensters: “Kopfzeilentext links/mittig/rechts” und “Fußzeilentext links/mittig/rechts”. Diese Eingabefelder bestimmen die Platzierung und die Ausrichtung der Einträge: linksbündig in der linken Ecke, zentriert in der Mitte, rechtsbündig in der rechten Ecke der Seite.
Die Abstände der Inhalte von den Seitenkanten bestimmen Einstellungen im Abschnitt “Rand”. Je größer der Wert in einem der Eingabefelder ist, desto weiter werden die betreffenden Inhalte von der jeweiligen Seitenkante platziert. Damit die Kopf- oder Fußzeile das Datum der Eintragung anzeigen, positioniert man den Maus-Cursor in dem gewünschten Eingabefeld und aktiviert anschließend die Schaltfläche “Datum einfügen”. Zum Hinzufügen einer Seitenzahl aktiviert man die Schaltfläche “Seitenzahl einfügen”. Das Eingabefeld “Erste Seitenzahl” ermöglicht es, festzulegen, ab welcher Seitenzahl das Zählen einsetzt. In Acrobat erstellte Kopf- und Fußzeilen lassen sich nachträglich und ohne den Einsatz der Touchup-Werkzeuge bearbeiten, ersetzen (Befehl “Dokument > Kopf- und Fußzeile > Aktualisieren…”) und darüber hinaus sogar spurlos entfernen (“Dokument > Kopf- und Fußzeile > Entfernen…”).