Augenfällig ist die neue Oberfläche in Outlook. Ganz oben sitzt die Symbolleiste, direkt darunter das Menüband . Den linken Teil des Fensters bildet der Navigationsbereich, darunter finden sich die Schaltflächen für den Wechsel zwischen den einzelnen Outlook-Modulen. Den Rest des Fensters nimmt der Arbeitsbereich ein, sein Aussehen hängt vom aktuell ausgewählten Modul ab. Die Mail-Ansicht gliedert sich in Elementeliste und Lesebereich. Die meisten Bereiche können Sie ein- und ausblenden, den Lesebereich alternativ unter der Elementeliste anordnen.
Ein neues Konto anlegen
Wer mit einer neuen E-Mail-Anwendung arbeitet, wird sich als erstes neue Konten einrichten. Dies macht das neue Outlook sehr leicht. Wählen Sie dazu “Extras > Konten” und klicken Sie im Dialog “Konten” links unten auf das “+”. Wählen Sie im erscheinenden Einblendmenü als erstes den Kontentyp aus.
Neben POP und IMAP unterstützt Outlook auch Exchange Server und den Verzeichnisdienst LDAP. POP und IMAP sind im erwähnten Einblendmenü unter “E-Mail …” zusammengefasst. POP (Post Office Protocol) ist ein Übertragungsprotokoll, mit dessen Hilfe ein E-Mail-Programm Nachrichten von einem Server abrufen kann. Dagegen verbleiben die E-Mails bei IMAP (Internet Message Access Protocol) standardmäßig auf dem Server. Häufig legt eine E-Mail-Anwendung Kopien von Mailboxen, Ordnern und Nachrichten lokal auf dem eigenen Rechner an. In mehr oder weniger regelmäßigen Abständen erfolgt dann eine Synchronisierung mit den Serverelementen. Exchange Server ist ein Nachrichtensystem von Microsoft, das vor allem in größeren Firmennetzen Verwendung findet. Für kleinere Unternehmen lohnt sich eher das Anmieten von Exchange-Konten oder Servern über einen Provider (Exchange Hosting). Schließlich ermöglicht der auf dem LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) basierende Verzeichnisdienst den Zugriff auf Exchange-Server-Adressbücher.
Nach Auswahl des Konten-Typs fordert Outlook zur Eingabe einer E-Mail-Adresse mit Passwort auf. Nun müssen Sie nur noch darauf achten, dass der Haken bei “Automatische Konfiguration” gesetzt ist. Die Richtigkeit der Angaben und das Mitspielen des jeweiligen Mail-Dienstes vorausgesetzt, ist das Konto jetzt eingerichtet. Der Installationsassistent verfügt über die relevanten Informationen zu vielen bekannten E-Mail-Dienstanbietern (AOL, Gmail, Mobile Me et cetera) und fügt die nötigen Daten selbst ein. Die Namen des jeweiligen Eingangs- und Ausgangsservers nebst deren Portnummern benötigen Sie nur noch, wenn der automatische Einrichtungsprozess nicht funktioniert.
Umgang mit mehreren Konten
Outlook erlaubt das Einrichten mehrerer E-Mail-Konten unterschiedlichen Typs. Für jedes Exchange-und IMAP-Konto legt Outlook ein eigenes Verzeichnis mit Anzeige im Navigationsbereich an. Die Elemente sämtlicher von Ihnen eingerichteten POP-Konten landen jedoch im Sammelverzeichnis “Auf meinem Computer”.
Für ein IMAP-Konto müssen Sie in den erweiterten Optionen den Namen eines Stammordners für die Ablage von Nachrichten, Entwürfen und mehr angeben. Ohne diese Festlegung erfolgt keinerlei Synchronisation der darin enthaltenen Elemente.
Zu den besonderen Eigenschaften des Microsoft-Exchange-Server zählen Funktionen für die Zusammenarbeit in Teams (Gruppenordner, Werkzeuge für die Terminplanung). Die Einrichtung und Verwaltung eines Exchange-Kontos erfordert serverseitig Version 2007 Service Pack 1 Update Rollup 4 oder später. Für alle älteren Versionen empfiehlt Microsoft die Verwendung von Entourage 2008 12.2.9 (WebDAV).
Das Anlegen eines Exchange-Kontos auf einem Rechner erfolgt analog zu POP oder IMAP. Auch hier liegen sämtliche Elementtypen (Mails, Termine) zentral auf einem Server, dies ermöglicht den Zugriff auf das Postfach von verschiedenen Rechnern aus. In regelmäßigen Abständen erfolgt eine Synchronisierung sämtlicher Elemente mit den lokal auf Ihrem Rechner gespeicherten Informationen.
Import von Informationen
Die meisten Anwender werden jedoch in Outlook keinen Neustart machen, sondern von einer anderen E-Mail-Lösung wechseln. Die Importfunktion von Outlook übernimmt viele Informationen aus anderen Anwendungen (Outlook für Windows, Entourage, Apple Mail und mehr).
Wer seine Daten beispielsweise aus Apple Mail übertragen möchte, klickt auf “Importieren” im Register “Tools” des Menübands. Wählen Sie “Informationen aus einer anderen Anwendung” im Dialog “Importieren” und im nächsten Schritt “Apple Mail”. Danach müssen Sie nur noch die Elemente auswählen, die Sie importieren möchten. Bei diesem Import-Vorgang landen E-Mails im Verzeichnis “Auf meinem Computer” in ” E-Mail-Import “.
Beim Einsatz von Exchange sind alle Elemente auf einem Server gespeichert und stehen bereits nach der Einrichtung des Kontos zur Verfügung. In Firmennetzen ist häufig die Größe von Postfächern beschränkt, deshalb legen Nutzer Informationen meist auch lokal in Datendateien ab. Damit stehen diese Informationen auch offline zur Verfügung. Außerdem ermöglicht dies den einfachen Informationstransfer beim Wechsel eines Servers.
Ansichtsoptionen in Outlook
Standardmäßig gruppiert Outlook ähnliche Verzeichnisse, beispielsweise alle Posteingangsfächer der eingerichteten Konten. So lassen sich eingegangene Nachrichten lesen, ohne zwischen einzelnen Postfächern wechseln zu müssen. Sie können sich aber auch jedes Konto mit den darin enthaltenen Ordnern getrennt anzeigen lassen. Dazu müssen Sie im Bereich “Allgemein” der Outlook-Einstellungen, Bereich “Persönliche Einstellungen” das Kontrollkästchen “Ähnliche Ordner von verschiedenen Konten gruppieren” deaktivieren.
Unterhaltungen fassen Nachrichten mit dem gleichen Betreff zu einer Gruppe zusammen. Haben Sie die Option “Ähnliche Ordner von verschiedenen Konten gruppieren” nicht deaktiviert, so erfolgt die Gruppierung auch über Ordner unterschiedlicher Konten. Die Sortierfolge innerhalb von Unterhaltungen können Sie, wie auch die E-Mails, chronologisch ab- oder aufsteigend einstellen.
Die Anzeige von E-Mails nach Unterhaltungen erfolgt über das Einblendmenü des Spaltenkopfes “Anordnen nach:” der Elementeliste.
Unterhaltungen sind in der Elementeliste durch ein kleines Dreieck links neben der Betreffzeile, Unterhaltungsüberschrift genannt, markiert. Wenn Sie auf dieses Dreieck klicken, erweitern Sie die Anzeige und sehen die einzelnen Nachrichten in der Elementeliste. Im Lesebereich erscheint der so genannte Unterhaltungsindex. Er umfasst pro Nachricht eine Zeile mit Absender, Empfangsdatum sowie dem Anfang des Textes. Wenn Sie eine E-Mail lesen möchten, klicken Sie in der Elementeliste oder im Unterhaltungsindex auf die gewünschte Nachricht. Zum Unterhaltungsindex kehren Sie per Mausklick auf das Symbol zurück. Ein Klick auf das Dreieck klappt die Unterhaltung ein.
Die Zusammenfassung zu einer Unterhaltung erfolgt ausschließlich anhand der Betreffzeile. An Modifikationen duldet Outlook lediglich die Zusätze “FW:” und “Re:” bei Weiterleitungen und Antworten. Bei weitergehenden Änderungen oder Ergänzungen erfolgt keine Aufnahme in die entsprechende Unterhaltung.
Signaturen, Synchronisierung und Kalender
Signaturen am Ende einer E-Mail enthalten üblicherweise Informationen zum Absender. Wie fast alle modernen E-Mail-Clients gestattet auch Outlook, solche Signaturen manuell oder automatisch an ausgehende Nachrichten anzufügen. Ihre Erstellung ist etwas versteckt im Dialog “Outlook-Einstellungen” untergebracht, hier können Sie beliebig viele Signaturen einrichten. Die manuelle Zuweisung erfolgt in einer E-Mail über das Einblendmenü der Schaltfläche “Signaturen” im Register “Nachrichten” des Menübandes. Es geht aber auch automatisch. Klicken Sie im Dialog “Signaturen” auf “Standardsignaturen …”. In diesem Fenster können Sie Ihre Standardsignatur angeben. Bei mehreren Konten können Sie jedem Konto eine eigene Signatur zuweisen.
Kalender
Wenn Sie den Kalender von Outlook nutzen, werden Sie merken, dass keine Feiertage eingetragen sind. Solche Feiertagssätze müssen Sie Ihrem Kalender hinzufügen. Wählen Sie “Datei > Importieren”. Klicken Sie im Fenster “Importieren” auf “Feiertage”. Wählen Sie im Folgedialog die Länder, Regionen oder Religionen aus, für die Sie die Feiertage importieren möchten.
Kalender dienen zur Verwaltung von Terminen. Sind bei solchen Ereignissen auch andere Personen betroffen, handelt es sich laut Outlook um Besprechungen. Die Planung solcher Besprechungen kann der Terminplanungsassistent deutlich vereinfachen. Ein Doppelklick in der Kalenderansicht auf den gewünschten Zeitraum öffnet ein Terminfenster mit dem entsprechenden Datum und Uhrzeit. Klicken Sie anschließend im Menüband auf “Einladen”, tragen Sie die entsprechenden Informationen (Mail-Adresse der Empfänger, Betreff …) ein und klicken Sie auf die Schaltfläche “Terminplanungsassistent”. Die eingeladenen Personen sind unten links aufgelistet. Liegen deren Konten ebenfalls auf einem Exchange-Server, so erfolgt die Anzeige bereits eingetragener Termine im Kalender rechts daneben. So können Sie eine Besprechungszeit festlegen, ohne dass es zu Überschneidungen von Terminen kommt. Sind alle Informationen eingetragen, klicken Sie auf “Senden”.
Jeder Teilnehmer erhält daraufhin eine Einladung. Er hat dann die Möglichkeit, zu- oder abzusagen, eine Zusage kann auch unter Vorbehalt erfolgen. Bei Zusagen (inklusive Vorbehalt) landet der Termin im Kalender der eingeladenen Personen. Outlook verarbeitet automatisch die Antworten der Teilnehmer und kennzeichnet sie im Besprechungsfenster. Ein grüner Kreis neben dem Namen eines Teilnehmers bedeutet Zusage.
Synchronisierung
Diverse Funktionen von Outlook sind standardmäßig auch in Mac-OS X enthalten, allerdings auf verschiedene Programme (Adressbuch, iCal, Mail und Notizen) verteilt. Mit Ausnahme der E-Mails unterstützt Outlook ab Service Pack 1 die Synchronisierung der Inhalte dieser Apple-Programme mit den entsprechenden Outlook-Modulen.
Um die Synchronisierungsdienste einzuschalten, klicken Sie auf die gleichnamige Schaltfläche im Register “Tools” des Menübands. Im Dialog können Sie angeben, welche Inhalte mit welchen Konten zu synchronisieren sind. So richtig problemlos funktioniert in unseren Tests aber nur die Synchronisierung des Apple-Adressbuchs mit den Kontakten von Outlook.
Import von PST-Dateien
Unter Outlook für Windows erfordert die lokale Ablage von Elementen das Einrichten einer PST
(Personal Store)-Datei
Diese PST-Dateien können Sie in Outlook für Macintosh importieren. Hierzu wählen Sie im Importieren-Dialog “Outlook-Datendatei” aus. Im zweiten Schritt geben Sie an, ob es sich um eine Windows- oder um eine Macintosh-Datei handeln soll. Danach müssen Sie die zu importierende Datei auswählen. Den Inhalt der PST-Datei finden Sie anschließend im Verzeichnis “Auf meinem Computer”. Zum Export in eine PST-Datei ist Outlook für Macintosh noch nicht in der Lage.
Unicode-Basis Outlook für Mac kann nur Unicode-basierte PST-Dateien importieren. Dies ist das Standardformat für PST-Dateien von Outlook für Windows 2003 und später. Für das ältere, von Outlook 97
bis 2002 benutzte ANSI-Format, ist ein Import in Outlook für Mac nicht möglich.
Mehr Tipps zu Outlook
Damit Ein- und Umstieg bei Outlook noch besser klappen, haben wir ein paar hilfreiche Tipps zusammengestellt, mit denen sich das Arbeiten in Microsofts neuer Mail-Applikation noch effizienter gestalten lässt.
Einstellungen Sollten beim Einrichten Ihres Kontos Probleme auftreten, geben Sie bei Google das Stichwort “Einstellungen” und den Namen Ihres E-Mail-Dienstes ein. Sie finden genügend Webseiten, anhand derer Sie die Angaben überprüfen können.
Konten Wenn es beim Versand von Nachrichten bei einem POP- oder IMAP-Konto hakt, überprüfen Sie die Einstellungen für den Ausgangsserver. Klicken Sie im Dialog “Konten” unter “Ausgangsserver” auf “Weitere Optionen”. Wählen Sie dann für Authentifizierung “Benutzername und Kennwort” oder “Eingangsserver verwenden-Info”.
IMAP-Konten Um die einzelnen Ordner eines IMAP-Kontos zu sehen, müssen Sie sie erst abonnieren. Wählen Sie dazu “Extras > IMAP Ordner …”, markieren Sie im Dialog “Ordnerbrowser” das Konto und klicken Sie auf “Abonnieren”. Um ein Konto wieder auszublenden, klicken Sie auf “Abonnement kündigen”.
PST-Daten Sollten Sie vergessen haben, wo sich die Windows-PST-Datei befindet, wählen Sie bei Outlook 2003 und 2007 “Extras > Optionen” und dann Register “E-Mail-Setup” im Dialog “Konteneinstellungen Datendateien”. Diesen Dialog rufen Sie bei Outlook 2010 über das Menüband, Register “Datei”, auf. Danach klicken Sie im Einblendmenü der Schaltfläche “Konteneinstellungen” auf die gleichnamige Taste. Wählen Sie im Dialog das Register “Datendateien”, hier finden Sie die Pfadangaben.
Import 2003 Wenn Sie noch einen Zugriff auf ein Outlook für Windows 2003 oder später haben, erzeugen Sie eine neue PST-Datendatei und importieren Sie die Elemente aus der älteren ANSI-Datei in die neue. Diese können Sie dann in Outlook für Mac importieren.
Leselayout Die Art der Anzeige von Unterhaltungen können Sie in den Einstellungen unter “E-Mail > Leselayout” beeinflussen.
Unterhaltungen Sie können nach Unterhaltungen suchen und die Suchergebnisse in einem intelligenten Ordner abspeichern. Geben Sie dazu die Suchbegriffe in das Suchfeld ein und klicken Sie anschließend im daraufhin sichtbaren Register “Suchen” des Menübands auf den Knopf “Speichern”. Dies erzeugt dann einen neuen intelligenten Ordner, den Sie entsprechend benennen können. Nachträgliche Modifikationen der Suchkriterien sind ebenfalls möglich.
Signaturen Im Gegensatz zur Windows-Version oder zu Apple Mail ersetzt Outlook für Mac in einer Nachricht nicht automatisch eine bestehende Signatur durch eine andere. Wenn Sie eine alternative Signatur auswählen, fügt Outlook für Mac diese an die alte an. In solchen Fällen bleibt Ihnen deshalb nichts anderes übrig als die ursprüngliche Signatur manuell zu löschen.
Mehrere Signaturen Wenn Sie mehrere Konten eingerichtet haben, achten Sie vor der Erstellung einer neuen Nachricht darauf, welcher Ordner oder Unterordner in der Navigationsleiste markiert ist. Outlook verwendet automatisch dessen zugehörige Absenderadresse und, falls diese entsprechend definiert ist, die dazugehörige Standardsignatur.
Backup Im Internet ist von Datenverlusten bei der Synchronisation von iCal mit dem Outlook-Kalender zu lesen. Fertigen Sie deshalb vor Aktivierung der Synchronisierungsdienste unbedingt eine Datensicherung an.
Ohne Sync Wenn Sie gänzlich auf Synchronisierungen verzichten möchten, können Sie Adressen oder Gruppen per Drag-and-drop aus dem Apple-Adressbuch auf den Schreibtisch ziehen und von dort in die Kontakte von Outlook. Der direkte Weg ist nicht möglich. Auch erfolgt keine Übernahme von Gruppen, statt dessen erzeugt Outlook auf Basis des Gruppennamens eine neue Kategorie.