Intelligente Ordner im Finder nutzen

Seit OS X Lion hat Apple dort eine Funktion integriert: „Alle meine Dateien”. Diese Ansicht listet alle Dateitypen auf, die im System existieren. Der erste Schritt besteht also darin, die Dateiorganisation aufzulösen beziehungsweise zu vereinfachen. iCloud führt dieses Prinzip in den Apple-eigenen Programmen fort, indem man in der iCloud-Ansicht nur noch einen Oberordner erstellen kann. Die verschachtelte Struktur hat ausgedient.

Profi-Hinweis: Unter OS X ist alles eine „Datei“. Jedes angeschlossene Laufwerk, der USB-Stick und sogar die Ordner. Eine Datei ist für Apples Betriebssystem ein Container, der Informationen enthält. Dies zu wissen, hat entscheidende Vorteile und darin liegt auch ein fundamentaler Unterschied von Unix- zu Windows-Betriebssystemen.

Seit jeher war es unter OS X komfortabel, Dateien zu suchen, und in diesem Artikel wollen wir Sie auf eine sehr nützliche Funktion von Spotlight hinweisen.

Denn in der Suche steckt noch mehr Potenzial als gemeinhin bekannt ist: Aus einer Suche lässt sich ein dynamischer Ordner speichern, der ständig die passenden Inhalte neu und aktualisiert anzeigt, ohne dass diese ihren ursprünglichen Speicherplatz verlassen müssen. Genauso funktioniert auch die oben angesprochene Ansicht „Alle meine Dateien“ – ein Mekka für alle Ordnungsfaultiere.

Die Suche ist in einem Finder-Fenster immer im rechten oberen Eck. Seit Version 10.8 (alias Mountain Lion) lassen sich auch Suchbegriffe logisch kombinieren.

Geben Sie „PDF“ in die Suchleiste ein, so schlägt Spotlight vor, nach dem Dateityp PDF zu suchen.

Spotlight wurde schon detailliert in einem vorherigen Artikel von uns vorgestellt , haben Sie sich die Grundkenntnisse also angeeignet beziehungsweise ins Gedächtnis zurückgerufen, kann es jetzt weitergehen.

Per Klick auf das Pluszeichen können Sie weitere Suchbefehle absetzen, um so eine verfeinerte Ausgabe zu erhalten:

Mit jedem Klick auf diese Schaltfläche erscheinen zusätzliche Zeilen mit auswählbaren Suchkriterien. Die Kriterien sind Aufklappmenüs, die beliebig geändert und kombiniert werden können.

PDFs lassen sich zum Beispiel auf ihren Inhalt hin durchsuchen. Zwei praktische Beispiele:

a)  Alle Unterlagen Ihres Arbeitgebers können so schnell angezeigt werden. Einfach “Art:PDF” einstellen und “Inhalt: Arbeitgebername”.

b) Schreiben Sie eine Arbeit oder einen längeren Text und haben hierzu eine Ansammlung von Informationen heruntergeladen, geben Sie als Inhaltssuchbegriff Ihr Schlagwort ein. Schon werden Hunderte von PDF-Dateien auf einmal durchsucht und angezeigt.

Apple bietet noch eine Fülle an weiteren Suchkategorien. Öffnen Sie das Aufklappmenü mit einem Klick auf die „Art“-Schaltfläche und wählen Sie den Menüeintrag „Andere …“ aus:

Wählen Sie einen Eintrag entweder per Doppelklick aus, oder – wenn er Ihnen wichtig erscheint – markieren Sie die Auswahlbox neben dem Eintrag und klicken anschließend auf „OK“. So ist der Eintrag dauerhaft im Kurzwahlmenü verfügbar.

Selbst zusammengestellte Suchen können auf diesem Weg beliebig erweitert werden. Doch was passiert mit der aufwendigen Arbeit? Ein Klick auf das Schließen-Symbol des Finder-Fensters und alles ist weg? Natürlich nicht. Wie Sie sehen, gibt es eine „Sichern“-Schaltfläche, mit der Sie Ihre zusammengestellte Suche speichern können:

Beim erscheinenden Fenster unbedingt „Zur Seitenleiste hinzufügen“ aktivieren.

Die gespeicherte Suche erscheint jetzt in der Seitenleiste und kann, wenn erforderlich, mit der Control-Taste und einem Klick bearbeitet werden:

Intelligente Ordner lassen sich auch ohne vorheriges Eingeben eines Suchbegriffs erstellen. Öffnen Sie dazu ein neues Finder-Fenster und gehen Sie im Menü auf “Ablage > Neuer intelligenter Ordner”. Schon öffnet sich ein zuvor definiertes Suchfenster, das Sie anpassen und speichern können.

Wenn Sie nach Dateien suchen, werden Sie feststellen, dass es egal ist, ob Sie Groß- oder Kleinbuchstaben benutzen, die Datei wird trotzdem gefunden.

Einer der Gründe dafür ist, dass OS X Mountain Lion das Dateisystem HFS+ verwendet. Dieses bietet optional die Funktion „case-sensitive“ (Groß/Kleinschreibung-Unterscheidung) an. So würde die Datei mit dem Namen „tEsT“ eine andere sein als eine mit dem Titel „Test“. Standardmäßig ist diese Option ausgeschaltet. So können Sie nicht „tEsT“ und „Test“ als Dateinamen im gleichen Ordner vergeben, da dies für OS X der gleiche Name ist (iOS hingegen verwendet HFSX, dort ist „case-sensitive“ standardmäßig aktiviert). Damit für den Benutzer dennoch ein Unterschied zwischen Groß- und Kleinschreibung angezeigt werden kann, bietet OS X das sogenannte „case-preserving“ an, Groß- und Kleinbuchstaben merkt sich das System beim Eintippen und zeigt sie dem Benutzer an. Zum Verarbeiten spielt das aber für Apples Betriebssystem keine Rolle.

Intelligente Ordner können noch raffinierter erstellt werden. Im Folgenden erstellen wir eine gespeicherte Suche für den Download-Ordner. Diese soll nur die zuletzt hinzugefügten Dateien anzeigen, um so die kürzlich heruntergeladenen Dateien schneller zu finden.

Öffnen Sie dazu ein neues Finder-Fenster und navigieren Sie zum Download-Ordner. Dort geben Sie jetzt den Begriff „pdf“ ein (der Begriff ist egal, wir benötigen nur das erweiterte Suchfenster).

Wechseln Sie anschließend auf die Durchsuchen-Option „Downloads“:

Klicken Sie wieder auf das Plus-Symbol, um eine detaillierte Suchzeile zu bekommen. Anschließend halten Sie die Alt-Taste gedrückt. Statt des „Plus-Zeichens“ am Ende der Zeile wird nun ein „…“ angezeigt. Klicken Sie darauf. Nun lässt sich der Suchbefehl löschen (Mauszeiger im Suchfeld platzieren und den Suchbegriff entfernen) und die erste Zeile „Art ist …“ entfernen. So sehen Sie jetzt nur noch „Eine der folgenden Aussagen trifft zu“ und darunter, eingerückt, Ihre Kriterien.

Um die letzten Dateien im Download-Ordner anzeigen zu lassen, habe ich mir diese Kriterien zusammengestellt:

Haben Sie die für sich passenden Kriterien gefunden, müssen diese nur noch mit einem Klick auf „Sichern“ gespeichert – und wie oben beschrieben – der Seitenleiste hinzugefügt werden.