Mit dem iPad ist man bestens für Präsentationen gerüstet. Wer sich richtig vorbereitet, kann das Notebook getrost zu Hause lassen. Das spart nicht nur Gepäck, das schlanke iPad sieht auch wesentlich eleganter aus. Welche Klippen es bei einer Präsentation zu umschiffen gibt und welche Apps man dafür nutzt, zeigen wir im Folgenden.
Präsentation erstellen
Am Anfang muss die Präsentation natürlich erst einmal erstellt werden, was zumindest im beruflichen Umfeld in der Regel am Rechner passiert. Der Quasistandard ist hier nach wie vor Microsoft Powerpoint. Anschließend wird die Präsentation dann auf das iPad übertragen und dann damit gehalten. Da Microsoft noch keine Powerpoint-kompatible iOS-App hat, muss man Apps von anderen Firmen einsetzen, die allerdings keine perfekte Kompatibilität bieten. Seit Jahren bewährt hat sich die Office Suite Documents To Go Premium (14,99 Euro). Die App kann Powerpoint-Dokumente auf dem iPad öffnen und bearbeiten.
Wer seine Präsentation auf dem Mac mit Apples Programm Keynote erstellt, kann das Dokument recht komfortabel mit der gleichnamigen iOS-App Keynote (8,99 Euro) öffnen. Die beiden Programme verfügen mittlerweile über eine sehr weitgehende Kompatibilität. Außerdem lassen sich die Dokumente komfortabel über iCloud austauschen. Im professionellen Bereich, vor allem in größeren Firmen, kommt Keynote allerdings kaum zum Einsatz.
Mögliche Probleme
So viel zur Theorie, in der Praxis gibt es vor allem bei der Nutzung von Powerpoint-Präsentationen manchen Fallstrick zu überwinden. Das beginnt bei der Nutzung von Schriften, die zwar auf dem Rechner zur Verfügung stehen, aber auf dem iPad nicht. Als Folge muss Documents To Go die Fonts durch vorhandene ersetzen, was nur allzu oft die Formatierung der Folien durcheinanderbringt. Als einfache Lösung kann man sich auf die Standardschriften beschränken. In vielen Firmen kommt man damit allerdings nicht weiter, weil die CI-Richtlinien die Verwendung bestimmter Hausschriften für Briefe und Präsentationen vorschreiben. In diesem Fall empfehlen wir, die Präsentation in Powerpoint als PDF zu exportieren, bevor man sie auf das iPad überträgt. Die Folien in PDF-Form lassen sich dann mit der Office-App mit allen Schriften und der original Formatierung präsentieren. Dabei verliert man allerdings die Möglichkeit, unterwegs noch letzte Änderungen vorzunehmen. Die müsste jemand im Büro am Rechner machen und die Präsentation dann erneut exportieren. Das PDF können Sie sich per Mail nachschicken lassen oder über eine Dropbox austauschen. Der Cloud-Dienst wird von Documents To Go Premium direkt unterstützt.
Mit Folien arbeiten
Beim Bearbeiten von Powerpoint-Präsentationen auf dem iPad kann es noch zu weiteren Problemen kommen. Da keine Office-Suite für iOS vollständig kompatibel zu Powerpoint ist, kann es passieren, dass bestimmte Formatierungen oder Elemente nicht angezeigt werden, schlimmstenfalls sogar durch die Bearbeitung mit dem iPad verloren gehen und dann nach dem Zurückspielen auch auf dem Rechner fehlen.
Documents To Go erhält zwar nicht unterstützte Befehle in Powerpoint-Dokumenten in der Regel sehr gut, aber wenn Sie häufiger Präsentationen abwechselnd mit Rechner und iPad bearbeiten wollen, sollten Sie doch besser über den Einsatz von Keynote nachdenken.
Fotos und Filme vorführen
Zur Präsentation von Fotos und Filmen bringt das iPad bereits das Nötigste mit. Am besten legen Sie auf dem Rechner in Ihrer bevorzugten Fotoverwaltung ein Album oder einen Ordner mit den gewünschten Fotos an und synchronisieren sie dann mit iTunes auf das iPad. Anschließend können Sie in der App Fotos eine Diashow starten, die sich auch per HDMI-Adapter oder Airplay ausgeben lässt. Dabei werden sogar einige Übergänge unterstützt, aber die Möglichkeiten sind doch relativ begrenzt. Wer seine Diashow aufwendiger gestalten will, zum Beispiel mit individuellen Übergängen für jedes Foto, Titeleinblendungen, Kommentaren und Ähnlichem, macht das am besten am Rechner. Die fertige Präsentation exportieren Sie als Film und übertragen diesen dann auf das iPad. So stellen Sie sicher, dass alle individuellen Ergänzungen auch auf dem iPad erhalten bleiben.
Die Diashow kann übrigens auch bei der Präsentation helfen, wenn Sie keine zusätzliche App zur Wiedergabe eines Powerpoint-Dokuments anschaffen wollen. Exportieren Sie die einzelnen Folien einfach als JPEG-Bilder, und übertragen Sie diese auf das iPad. Dort starten Sie die Präsentation als Diashow. Wie beim PDF-Export vermeiden Sie hierbei Probleme mit der Formatierung. Da JPEGs als Bitmap-Format eine feste Auflösung haben, lassen sie sich später nicht mehr wie PDFs flexibel skalieren. Das kann zu Qualitätseinbußen führen. Die Ausgabe von Fotos und Videos über HDMI oder Airplay unterstützt auch das Ur-iPad. Über den Umweg des Fotoexports lässt sich somit auch das erste iPad für eine Präsentation nutzen.
Das Problem der eingeschränkten Kompatibilität lässt sich nicht nur durch die PDF-Methode umgehen, sondern auch, indem man die Präsentation gleich auf dem iPad erstellt. Das ist allerdings längst nicht so komfortabel wie am Rechner. Documents To Go eignet sich eher für Business-Präsentationen, während die Vorlagen von Keynote etwas bunter und moderner sind. Außerdem zeichnet sich Apples App durch die bessere Bedienbarkeit aus.
In allen Fällen empfehlen wir, die Präsentation einmal komplett mit dem iPad durchzuspielen, um alle eventuell bei der Konvertierung oder Bearbeitung aufgetretenen Probleme auszumerzen. Nichts ist peinlicher, als die Fehler erst bei der Vorführung zu bemerken.
Hilfsmittel für die Vorführung
©Apple
Haben Sie die Präsentation komplett auf dem iPad getestet, folgt die Frage der Ausgabe. Alle modernen Konferenzräume in Firmen und Hotels bieten dazu entweder große Flachbildfernseher oder Beamer. Der Anschluss erfolgt üblicherweise per HDMI- oder zumindest VGA-Kabel.
©Apple
Neben dem Kabel benötigen Sie für die Verbindung zum iPad die passenden Adapter. Für die älteren iPads mit Dock-Connector sind das der Apple Digital-AV-Adapter (39 Euro) und der Apple VGA-Adapter (29 Euro). Wer ein aktuelles iPad oder iPad Mini sein eigen nennt, muss für die Lightning-Versionen der Adapter , mit jeweils 49 Euro deutlich tiefer in die Tasche greifen. Die beiden Adapter und die zugehörigen, bitte nicht zu kurzen Kabel gehören zur Standardausstattung für Präsentationen.
Ausgabe starten
Mit Anschluss eines Adapters beginnt das iPad sofort, den Bildschirminhalt auf dem externen Gerät zu spiegeln, sodass man auf beiden das gleiche Bild sieht. Einige Apps sprechen den externen Screen auch getrennt an. Keynote zeigt im Präsentationsmodus extern nur die reine Präsentation, während auf dem iPad auch Bedienungselemente, Notizen oder die nächste Folie zu sehen sind. Um die Ausgabe per Airplay zu starten, drücken Sie doppelt auf den Home-Button. Nun wischen Sie die Multitasking-Leiste nach rechts und wählen über das Airplay-Menü das Apple TV aus. Dazu können Sie die Spiegelung aktivieren, die sich wie die Übertragung per Adapter verhält. Die Spiegelfunktion wird erst ab dem iPad 2 unterstützt. Das Ur-iPad kann nur Fotos und Videos streamen.
Apple TV einspannen
Als Alternative zur HDMI-Verbindung über den Adapter können Sie auch ein Apple TV 2 oder 3 zur Präsentation mitnehmen. Das lässt sich ebenfalls per HDMI in Flachbildschirm oder Beamer stöpseln, hat aber den Vorteil, dass am iPad selbst kein Kabel hängt. Die Übertragung vom iPad zum Apple TV erfolgt dann per Airplay. Es wird dafür zusätzlich ein WLAN gebraucht. Auch das bieten mittlerweile viele Hotels und Konferenzräume ihren Gästen an. Falls nicht, kommt noch ein portabler WLAN-Router, wie der Huawei E5331 (80 Euro) oder Apples kleine Airport-Express-Basis (99 Euro) mit ins Gepäck. Durch die drahtlose Übertragung können Sie sich mit dem iPad frei im Raum bewegen.
Wir stellen im Anschluss die für die Präsentation benötigten Apps vor und gehen noch einmal auf die Unterschiede der Lösungen ein.
Keynote Präsentieren mit Komfort
Apples Keynote ist die erste Wahl für Mac-Anwender, die auf dem Rechner ebenfalls mit Keynote arbeiten. Die App unterstützt aber auch die Wiedergabe einfacher Powerpoint-Präsentationen. Darüber hinaus bietet sich Keynote an, wenn man auf dem iPad viel an den Präsentationen arbeiten will.
Die Vorlagen sind teilweise vielleicht etwas amerikanisch überladen, aber bei der Bedienung können sich alle anderen Apps hier noch eine Scheibe abschneiden. Sehr schön ist auch der Präsentationsmodus. Beim Spiegeln gibt das iPad extern nur die Präsentation aus, während der Präsentierende auf dem iPad-Screen weitere Infos sieht.
Documents To Go Gute Unterstützung für Powerpoint
Wer auf eine möglichst umfangreiche Unterstützung für Powerpoint-Präsentionen angewiesen ist, greift zu Documents To Go Premium . Die App unterstützt viele Funktionen und geht auch vorsichtig mit nicht unterstützten Befehlen um. Das macht sie vor allem in Firmen zur besten Wahl, da hier meist kein Weg an Powerpoint vorbeiführt.
Die App unterstützt als PDF exportierte Präsentationen, was Formatierungs- und Schriftprobleme vermeidet. Die wichtigsten Vorteile der Premium-Version sind die Möglichkeit zur Bearbeitung und Erstellung von Powerpoint-Dokumenten und der bessere Datenaustausch, unter anderem über Dropbox.
Google Drive Die Alternative für Teams
Im professionellen Bereich haben sich Googles Web-Apps mittlerweile zu einer echten Alternativen zu klassischen Office-Paketen auf dem Rechner etabliert. Ihre Stärke sind integrierte Freigabemöglichkeiten und das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten im Team. Über die App Google Drive haben Sie auch vom iPad aus Zugriff auf Ihre Dokumente.
So lassen sich mit dem Präsentationsmodul von Google Drive im Browser erzeugte Präsentationen laden und abspielen. Die Bearbeitung ist mit der App auf dem iPad allerdings nicht möglich. Wenn ein Kollege die Präsentation im Web aktualisiert, können Sie auf dem iPad gleich auf die neuste Version zugreifen.