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Wer mit mehreren Kollegen an großen Projekten arbeitet, darf den Überblick nicht verlieren: Das Online-Tool Trello soll dabei helfen. Wir zeigen, wie's funktioniert.
Excel wird nachgesagt, das Programm für alles zu sein. So wird es wie die Google Drive häufig als Projektmanagement-Tool zweckentfremdet. Dabei dokumentieren Mitarbeiter in Zellen und Zeilen akribisch ihren Fortschritt bei Projekten – wirklich übersichtlich ist das Ganze aber nicht. Microsoft bietet mit Project 2013 zwar auch ein Projektmanagment-Programm, doch neben den hohen Kosten spricht auch die Beschränkung auf Windows-PCs gegen den Einsatz von Project am Mac. Gerade kleine Gruppen haben oft Probleme mit ausgewachsenen Programmen zum Projektmanagement, da Organisation und Dokumentation der Teamarbeit zu aufwendig sind.
Eine Alternative bietet der Entwickler Fog Creek Software mit seiner Browser-basierte Lösung Trello für Teams und Projekte. In Safari haben die Nutzer noch einen kleinen Bonus: Die Software unterstützt die neuen Safari-Pushes, die Apple mit der Veröffentlichung des OS X Mavericks eingeführt hat. Wer viel unterwegs ist, kann auch mit den iPhone- und iPad-Apps gut, schnell und einfach arbeiten. Die mobile Anwendung bietet fast die komplette Funktionalität der Browser-Version, nur neue Teams – bei Trello “Organisation” genannt – muss man am Desktop anlegen. Trello bewährt sich seit über einem Jahr als unkompliziertes Workflow-Tool in der Redaktion der Macwelt. Warum das so ist und wie einfach die Organisation mit Trello ist, zeigt dieser Beitrag.
Anmeldung
Um mit Trello starten zu können, muss man sich anmelden. Unter der Internet-Adresse trello.com hat man zwei Optionen: Das Login für die Bestand-Nutzer und die Anmeldung für Neulinge. Die Anmeldung erfolgt nach Wunsch mit der E-Mail-Adresse, einem Spitznamen und dem Passwort. Oder man geht den kürzeren Weg und meldet sich mit dem eigenen Google-Konto an. Das Passwort bleibt in diesem Fall das gleiche wie bei den anderen Google-Diensten. Jeder Anwender kann sich ein individuelles Icon aussuchen, was gerade bei größeren Teams dir Übersicht erleichtert. Wer kein Icon nutzt, erscheint mit einem grauen Quader und den Anfangsbuchstaben von Vor- und Nachnamen.
Team einrichten
Nach der eigenen Anmeldung landet man auf einer fast leeren Startseite. Über das Plus-Zeichen neben dem eigenen Namen kann man ein Team zusammenstellen. Trello nennt Teams „Organisation“, sie funktionieren wie eine Adressdatenbank der Nutzer, die Projekte und einzelne Aufgaben verwalten können. Die Einrichtung verläuft sehr intuitiv: Im Drop-Down-Menü wählt man „New Organisation“, daraufhin öffnet Trello Verwaltungsfenster für das neue Team. Über das Suchfeld kann man bereits registrierte Trello-Nutzer hinzufügen oder per Mail Einladungen an neue Team-Mitglieder schicken. Im gleichen Fenster lassen sich die Sicherheitseinstellungen regeln. Den Zugang zu einer geschlossenen Gruppe („private“, solche Gruppen erkennt man an einem Schlosssymbol) haben nur eingeladene Mitglieder. Die Vorgänge in einer öffentlichen Gruppe können alle sehen. Anmerkung: Um ein neues Team einzurichten, braucht man die Browser-Version der Software, die Apps bieten diese Funktion nicht.
Boards anlegen
Ein Projekt heißt bei Trello “Board”. Die Software setzt auf eine Metapher aus dem wirklichen Büroleben und stellt den Mitarbeitern eine Tafel mit mehreren Spalten bereit. Dort lassen sich Aufgaben wie auf Post-It-Zetteln eintragen und je nach Fortgang von Spalte zu Spalte verschieben. Ein neues Board in Trello hat genau diese Struktur. Bei einem neuen Trello-Konto wechselt man in den Reiter „Boards“ und legt dort ein neues Board an. Bei komplexeren Strukturen lassen sich Boards auch innerhalb jeder einzelnen Organisation anlegen.
Workflow
Ist ein neues Projekt angelegt, sind die ersten drei Spalten („Lists“ genannt) bereits vorgegeben. Sie heißen ganz allgemein „To Do“, „Doing“ und „Done“ und sollen möglichst genau den Workflow innerhalb einer Abteilung abbilden. Meistens beinhaltet ein Projekt nicht nur diese drei Schritte, daher kann man Spalten umbenennen und neue hinzufügen. Für die neuen Namen ist ein kleiner Pfeil nach unten in der rechten oberen Ecke jeder Spalte verantwortlich. Für die neuen Spalten ist die Fläche „Add List“ nach der letzten Spalte zuständig. Theoretisch ist so eine unendliche Zahl von Spalten möglich.
Subscribe
Die iOS-Apps von Trello bieten recht wenige Einstellungsmöglichkeiten für Spalten. Doch im Browser kann man solche Spalten kopieren, verschieben, archivieren und mehr. Eine durchaus praktische Funktion bietet „Subscribe“ aus der erweiterten Einstellungsliste. Mit ihrer Hilfe kann jedes Team-Mitglied eine bestimmte Workflow-Stufe beobachten und erhält eine Benachrichtigung, sobald eine neue Aufgabe ansteht.
Board Settings
Die Oberfläche im neuen Projekt ist aufgeräumt, doch selbst in der iOS-Version bietet der Dienst eine eindrucksvolle Liste an erweiterten Einstellungen für die Projekte. Sie findet sich unter der Seitenleiste „Menu“ auf der rechten Seite jedes Boards über der Liste der aktiven Team-Mitglieder, hier kann man übrigens auch neue Mitarbeiter einladen. Unter „Board Settings“ lässt sich das Erscheinungsbild ebenso festlegen wie die Sicherheitseinstellungen eines Projektes: Hier ändert man nach Wunsch die Namen des einzelnen Labels bei den Cards, die Hintergrundfarbe eines Projektes, oder die Einschränkungen für die Kommentare und Einladungen zu dem Projekt.
Neue Karte
Für die einzelnen Aufgaben bietet Trello die sogenannten „Cards“ an. Dies sind die einzelnen Einträge in jeder der Spalten, die man mit der Erledigung zu der nächsten Stufe verschiebt. Über die Fläche „Add Card“ lassen sie sich mit einem Klick hinzufügen. Pflegt jedes Mitglied die Karten gewissenhaft, hat man zu jedem Zeitpunkt einen guten Überblick, wie weit das Team mit dem Projekt vorankommt. Wer seinen Fortschritt bislang mit Mail oder in einer Google-Liste dokumentiert hat, wird feststellen: Mit Trello reduzieren sich Nachfragen per Mail oder Telefon auf ein fast nicht mehr wahrnehmbares Niveau. Durch die Kommentar- und Anhängefunktion lassen sich Fragen direkt über Trello klären, in den Karten können sich auch unregelmäßig involvierte Team-Mitglieder jederzeit auf Stand bringen.
Labels
Trello führt Buch über jede Veränderung jeder einzelnen Karte. So kann man im Bereich „Activity“ verfolgen, wie sich Aufgaben über die Workflow-Stufen und einzelne Team-Mitglieder entwickeln. Die Hauptfläche bildet ein Textfeld für Beschreibungen und Hinweise. Text lässt sich entweder per Copy and Paste übernehmen oder eintippen. Einziges Manko ist das Fehlen einer automatischen Sicherungsfunktion. Eingaben in einer Karte muss man ausdrücklich über den Knopf „Done“ betätigen. Ein zufälliger Klick außerhalb des Karten-Fensters schließt das Fenster, ohne die Eingabe zu speichern. Die Änderungen bleiben zwar in der Karte stehen, sind aber nur für den Verfasser zu sehen. Die farbigen Etiketten („Labels“) dienen zur besseren Sortierung. Ein oder mehrere Labels weist der Nutzer über das gleichnamige Feld der Karte zu
Kalender
Betreut ein Mitarbeiter eine Aufgabe von Anfang bis Ende, kann er sie abonnieren. Über den Bereich „Members“ klappt sich die Liste aller eingetragenen Team-Mitglieder aus, ein Klick auf das entsprechende Icon weist die Aufgabe dem Mitglied zu. Innerhalb der Organisation kann man eine Aufgabe nicht nur sich selbst, sondern auch Kollegen zuweisen. Über das Trello-Abo erhält das Team-Mitglied eine Push-Nachricht, sobald die Aufgaben-Karte bearbeitet wurde. Die Kalender-Funktion gehört nicht zu den Grunddiensten in Trello. Sie muss erst in den Board-Einstellungen über „Menu > Power-Ups“ aktiviert werden. Achtung: Der Unterpunkt „Power-Ups“ ist nur in der Browser-Version von Trello enthalten. Einmal aktiviert, funktioniert der Terminkalender für die Aufgaben auch auf iPad und iPhone. Ein zusätzliches Feld mit einem Uhr-Symbol erscheint bei den Einstellungen für jede Aufgabe. Ist das Datum gesetzt, erhält die Aufgabe eine grafische Kennzeichnung mit dem Termin.
Anhang
Bei größeren Aufgaben, die mehrere Schritte umfassen, sind die Check-Listen hilfreich. Sie stellen sicher, dass nichts vergessen wird. Mehr noch, Trello dokumentiert über die Liste jeden Schritt und man kann im Aktivitätsprotokoll jeder Karte genau verfolgen, wer was wann genau erledigt hat. Neben den Check-Listen ist die Anhängefunktion eine der meistgenutzten. So kann man vergessene oder neue Bilder, Tabellen oder Texte auch im laufenden Prozess einer Aufgabe hinzufügen – sie gehen dann nicht verloren. Kein Suchen mehr auf diversen Servern oder Laufwerken, alle Dokumente sind hübsch bei einer Aufgabe versammelt. Selbst in der zugeklappten Ansicht sieht man am Büroklammer-Symbol unter dem Kartennamen, ob eine Karte einen Anhang hat. Einzige Einschränkung: Die Größe der Anhänge an einer Karte darf 10 Megabyte nicht überschreiten. Anhänge mit bis zu 250 MB sind im Rahmen des Angebots “Trello Gold” für 5 US-Dollar pro Monat möglich.
Kopieren
Nutzt man Trello für wiederkehrende Projekte, spart man viel Zeit mit Vorlagen. Am schnellsten funktioniert das, wenn man ein beendetes Projekt nimmt, kopiert und als Vorlage benennt. Hier behält man nur die wiederkehrenden Aufgaben und verschiebt sie an den Anfang des Workflows in die erste Spalte. Dann entleert man die Karten, löscht Anhänge und setzt die Boxen in den Check-Listen zurück. Nicht benötigte Aufgaben kann man mit einem Klick entfernen. In den Einstellungen einer Spalte (kleines Dreieck in der rechten oberen Ecke, wird nur beim Überfahren mit der Maus sichtbar) wählt man die Option „Archive all Cards in this List“. Sie verschiebt alle Karten aus der Liste ins Archiv.
Hilfe
Im Browser bietet der Projektmanagement-Dienst noch zusätzliche Tastaturkürzel für die schnellere Bedienung. Das wichtigste ist jedoch dabei das Fragezeichen (Hochstelltaste-ß). Dabei erscheint das Hilfefenster mit den verfügbaren Tastenkombinationen. Manche sind fast schon intuitiv: Die Pfeile nach links, rechts, oben oder unten navigieren zwischen den einzelnen Karten. Die Zeilenschaltung öffnet die aktivierte Karte. Der Buchstabe „D“ setzt den Termin bei der ausgewählten Karte aus. „W“ blendet die Board-Einstellungen ein. „B“ springt aus jeder Position zu der allgemeinen Board-Ansicht.
Format
Ist die Beschreibung bei den Aufgaben etwas länger, kann man dem Empfänger das Lesen erleichtern, indem man den Text in Absätze mit Überschriften, Listen, Links und mehr gliedert. Trello unterstützt Markdown: eine Sammlung HTML-basierter Formatierungsbefehle. Zwei Sternchen (Asterisk) vor und nach einem Wort setzen es beispielsweise fett. Bindestriche vor der Zeichenreihe und die Zeilenschaltung danach formatieren das Ganze zu einer Liste mit Bullet-Points. Die Gleichzeichen (Hochstelltaste-Null) unter einem Wort machen es zu einer Überschrift, die Bindestriche darunter lassen das Wort als eine Unter-Überschrift erscheinen. Eine komplette Liste der Formatierungsbefehle findet sich unter https://daringfireball.net/projects/markdown/.
Dropbox
Benötigt man Platz für zusätzliche Dateien in Trello-Karten, kann man diese nicht nur vom eigenen Rechner hochladen. Seit kurzem bietet der Dienst auch die Anbindung an die Online-Speicher Dropbox und Google Drive. Hält man die Dropbox-Anwendung aktualisiert, erkennt Trello die Anmeldung automatisch. Danach öffnet sich ein Browser-Fenster mit den eigenen Dropbox-Ordner und Dateien, sie lassen sich wie im Finder auswählen und hochladen.
Fluid
Der Hersteller hat zu Trello keine eigenständige Mac-App entwickelt. Mit dem kleinen Tool Fluid lassen sich allerdings von vielen Web-Diensten Desktop-Apps erstellen – auch von Trello. Dabei zeigt eine mit Fluid erstellte App im Grunde ein Safari-Fenster, das Favicon der Website wird zum App-Icon. Innerhalb einer solchen App lassen sich alle Funktionen der Web-Version von Trello nutzen. Fluid können Sie kostenlos auf der Seite des Entwicklers laden.Fluid App
