Die Office-Suite von Microsoft ist in der “Home & Student”-Version, schon für unter 100 Euro zu haben. Das macht sie auch für private Anwender interessant, zumal man die Software oft bereits aus dem Büro kennt. MS Office ist einfach die Standardlösung in diesem Bereich, und das auf Mac und PC. Die Annäherung der beiden Versionen war ein Schwerpunkt bei der Entwicklung des aktuellen Office 2010 (Win) und 2011 (Mac). So lassen sich beide Umgebungen ohne große Umstellung parallel nutzen.
Kommunikationszentrale
Für E-Mails, Termine und Kontakte ist traditionell Outlook zuständig, das außerdem noch Aufgaben und Notizen verwaltet. Da Windows 7 außer einer einfachen Kontaktverwaltung keine eigenen Programme in diesem Bereich mitbringt, erfreut sich Outlook großer Beliebtheit. Für iPad-Nutzer bietet es zudem den großen Vorteil, dass es unter Windows direkt von der iTunes-Synchronisierung unterstützt wird. So lassen sich die gespeicherten Daten bequem mit dem iPad abgleichen.
Outlook am Mac
Inzwischen setzt Microsoft nun auch am Mac auf Outlook . Die Situation ist hier allerdings eine andere, da Apple mit Adressbuch, iCal und Mail bereits sehr komfortable und für den privaten Bereich völlig ausreichende Apps mit Mac-OS X mitliefert. Entsprechend gehört Outlook erst in der knapp doppelt so teuren Businessversion der Suite zum Lieferumfang. Der Einsatz von Outlook lohnt sich daher vor allem für Anwender, die beruflich mit dem Programm arbeiten und es nun auch zu Hause nutzen wollen oder denen der Umfang der Apple-Tools nicht reicht.
Mit dem jüngsten Update der Suite ermöglicht Microsoft Nutzern von iPad und iPhone die Synchronisierung von in Outlook gespeicherten Terminen, Kontakten und Notizen mit iOS-Geräten, sodass man hierfür nicht mehr auf Handarbeit oder die Software von Drittanbietern angewiesen ist.
Drahtloser Abgleich
Als Speziallösung ist momentan auch noch der automatische Abgleich von Daten über Mobile Me möglich. Der Dienst von Apple erlaubt die direkte Synchronisierung des iPad über eine Internet-Verbindung – ohne den Zwischenschritt über iTunes. Auf der WWDC hat Apple allerdings das Ende von Mobile Me angekündigt . Im Herbst soll der Nachfolger iCloud kommen, der dann den drahtlosen Abgleich von Terminen, Kontakten und weiteren Daten übernimmt. Im Gegensatz zu Mobile Me soll iCloud sogar kostenlos nutzbar sein.
Outlook unter Windows mit dem iPad synchronisieren
Kontakte mit dem iPad synchroniseren
Die Standardausstattung von Windows 7 ist aus Sicht eines iPad-Besitzers ziemlich mager. Microsoft verzichtet bewusst auf Funktionen wie Terminverwaltung oder ein komfortables Adressbuch. Wer das iPad zum Synchronisieren anschließt und iTunes öffnet, kann daher im Bereich “Info” nur die “Windows Contacts” zum Abgleich auswählen.
Die Systemfunktion zeigt Kontakte direkt im Explorer-Fenster in den üblichen Ansichten und unterstützt Gruppen sowie einfache Möglichkeiten für den Im- und Export. Wer Kontakte aus anderen Programmen – auch aus dem Mac-OS-X-Adressbuch – übernehmen will, benutzt dafür am besten die Speicherung als vCard. Sie lassen sich anschließend einfach in die Windows-7-Kontakte importieren.
Daten in Outlook verwalten
Unter Windows ist das OfficePaket nicht nur wegen der bekannten Standardprogramme Word, Excel und Powerpoint eine gute Wahl. Das ebenfalls zum Paket gehörende Outlook schließt die Lücke als Personal Information Manager. Sie können E-Mail-Accounts einrichten, abfragen und Nachrichten anzeigen.
Ferner lassen sich die Daten Ihrer Kontakte deutlich komfortabler verwalten als mit der einfachen Kontaktsammlung des Systems. Hinzu kommen ein ausgewachsener Terminkalender mit allen wichtigen Ansichten, die Verwaltung von Aufgaben und auch noch kurze Notizen. Auf diese Weise vereint Outlook die wichtigsten Funktionen zur Organisation des Arbeitsplatzes und der üblichen Abläufe übersichtlich unter einem Hut.
In Windows über iTunes zum iPad
- Kontakte: Nach der Installation von Office 2010 lässt sich beim Synchronisieren mit iTunes das Programm Outlook als Quelle im Aufklappmenü der unterschiedlichen Punkte auswählen. Für Kontakte können Sie entscheiden, ob Sie alle oder nur ausgewählte Gruppen auf das iPad übertragen wollen. Darüber hinaus können Sie für auf dem iPad angelegte Kontakte ohne Gruppe eine solche auf dem PC wählen, der sie zugeordnet werden sollen.
- Kalender: Beim Synchronisieren von Kalendern hat man ebenfalls die Möglichkeit, alle oder nur bestimmte zu kopieren, die sich einzeln auswählen lassen. Dabei muss man in Outlook aufpassen, dass man nicht Kalender und Kategorien verwechselt. Letztere lassen sich innerhalb der Kalender nutzen, um Termine unterschiedlich zu markieren. Die Kategorien kann man aber unter Windows nicht für den Abgleich mit dem iPad auswählen.
- E-Mail-Accounts: Als Nächstes lassen sich unter “E-Mail-Accounts synchronisieren” die gewünschten Postfächer auswählen. Dabei werden keine Mail-Daten vom Rechner auf das iPad kopiert, sondern nur die Einstellungen zum Abfragen der Konten, wie Server, Name und Kontotyp. Das Passwort wird ebenfalls nicht mit übertragen. Um es zu ergänzen, öffnen Sie am iPad die Mail-Einstellungen und wählen den jeweiligen Account aus.
Notizen kopieren und Daten löschen
Ganz unten in der Liste der abzugleichenden Informationen finden Sie noch zwei weitere nützliche Bereiche. Unter “Andere” können Sie das Synchronisieren von Lesezeichen aktivieren. Dafür werden unter Windows bisher nur Internet Explorer und Safari unterstützt. Im gleichen Feld finden Sie auch den Abgleich von Notizen. Diese werden direkt zwischen Outlook und der App Notizen auf dem iPad ausgetauscht. Da das iPad ausreichend Platz auf dem Bildschirm bietet, lassen sich nicht nur kurze Notizen, sondern durchaus auch etwas längere Texte problemlos zwischen Rechner und iPad übertragen.
Zum Abschluss finden Sie unter “Erweitert” noch die Möglichkeit, schon auf dem iPad vorhandene Daten durch die Informationen vom Rechner zu ersetzen. Es wird also nur noch in eine Richtung kopiert, sodass das iPad exakt auf den Stand des Rechners gebracht wird. Das ist zum Beispiel nützlich, um zu verhindern, dass beim Synchronisieren unerwünschte Änderungen vom iPad auf den Rechner kopiert werden. Die Option lässt sich für alle erwähnten Datentypen einzeln per Checkbox aktivieren. Sie wirkt immer nur für den jeweils nächsten Synchronisierungsdurchgang und deaktiviert sich dann von selbst wieder.
Outlook unter Mac-OS X mit iPad synchronisieren
Mit Office 2011 steht Outlook nun auch auf dem Mac zur Verfügung und übernimmt dort gleich die Aufgaben von mehreren Mac-OS-X-Programmen. Outlook überzeugt nicht nur als E-Mail-Client, sondern verwaltet auch Kontakte, dient als Kalender, sammelt Aufgaben und Notizen. All diese Jobs mit einem einzigen Programm erledigen zu können hat durchaus seine Vorteile.
Zudem bietet Outlook einen sehr großen Funktionsumfang. Der lässt einen anfangs natürlich etwas mehr nach bestimmten Funktionen suchen, als bei Apples Standardsoftware nötig ist, aber nach kurzer Eingewöhnung kommt man auch als Durchschnittsanwender prima mit Outlook zurecht. Hinzu kommt für viele noch der Vorteil, dass sie im Büro ohnehin an der mittlerweile sehr ähnlichen Windows-Version des OfficePakets sitzen. In diesem Fall bedeuten eher iCal und Mail am privaten Mac eine Umstellung.
Daten exportieren
Statt darauf zu hoffen, dass Apple direkten Outlook-Support für die iPad-Synchronisierung in iTunes einbaut, geht Microsoft einen kleinen Umweg. Über die Outlook-Einstellungen oder den Menübefehl “Extras > Synchronisierungsdienste” lässt sich der automatische Abgleich für Kalender, Kontakte, Aufgaben und Notizen mit den jeweiligen Mac-Programmen starten.
Mac-OS-X-Service nutzen
Microsoft nutzt für den automatischen Abgleich die Sync-Services des Systems. So lassen sich die Daten zwischen Outlook und den Mac-Programmen Adressbuch, iCal und Mail austauschen. Über das Programm iSync kann man zusätzlich Geräte via USB oder Bluetooth einbinden, falls neben dem iPad zum Beispiel auch ein normales Handy zum Einsatz kommt.
Datenübertragung vom Mac aufs iPad
Durch den kleinen Trick lässt sich die mitgelieferte Software von Mac-OS X als Zwischenlager nutzen. So kann man mit Outlook arbeiten und dort alle Daten zentral sammeln. Dennoch können die verschiedenen Systemdienste auf Apples Programme zugreifen und deren Schnittstellen nutzen. Sie finden sämtliche Daten dort, wo sie erwartet werden. Der nötige Abgleich läuft im Hintergrund, sodass man nicht zwei Datenbestände pflegen muss.
Es empfiehlt sich sogar, die Apple-Programme nur für den Transfer zu nutzen. Die Termine aus Outlook landen in lokalen iCal-Kalendern und die Kontakte im Adressbuch . Aus Outlook-Kategorien werden lokale iCal-Kalender und Adressbuchgruppen. Aufgaben und Notizen werden in Mail gespeichert. Erstere sind bei Bedarf auch über iCal erreichbar.
iPad-Synchronisierung mit iTunes
Der Weg der Daten zum iPad führt schließlich wie gewohnt über die Synchronisierung mit iTunes. Man schließt sein iPad an und wählt es in der Medienspalte aus. Danach wählt man unter “Info” die Mac-Programme als Quelle für Kontakte, Kalender und Notizen. Sie lassen sich ganz normal auswählen, als würde man nicht mit Outlook, sondern mit Adressbuch, iCal und Konsorten arbeiten.
Die Synchronisierung funktioniert in beide Richtungen, wobei nur das Problem auftrat, dass ein in iCal abonnierter Kalender nach Aktivierung der Sync-Funktion in Outlook plötzlich verschwunden war. Wir können also nur noch einmal empfehlen, alle benötigten Eingaben und Änderungen konsequent in Outlook vorzunehmen. Aber genau das war ja auch das Ziel.