Die Office-Suite von Microsoft ist weiterhin der Maßstab, an dem sich Programme in diesem Bereich messen lassen müssen. Ein Schwerpunkt bei der Entwicklung des aktuellen Office 2010 (Windows) respektive 2011 (Mac-OS X) war die Annäherung der beiden Plattformen. Das erleichtert die Zusammenarbeit in gemischten Umgebungen und macht die “Home & Student”-Version, die schon für unter 100 Euro zu haben ist, für den privaten Einsatz attraktiv, vor allem wenn man MS Office bereits aus dem Büro kennt.
Termine und Kontakte
Für E-Mails, Termine und Kontakte ist traditionell Outlook zuständig, das außerdem noch Aufgaben und Notizen verwaltet. Da Windows 7 außer einer einfachen Kontaktverwaltung keine eigenen Programme in diesem Bereich mitbringt, erfreut sich Outlook großer Beliebtheit. Für iPhone-Nutzer bietet es zudem den großen Vorteil, dass es unter Windows direkt von der iTunes-Synchronisierung unterstützt wird. So lassen sich die gespeicherten Daten bequem mit dem iPhone abgleichen.
Office am Mac nutzen
Inzwischen setzt Microsoft nun auch am Mac auf Outlook. Die Situation ist hier allerdings eine andere, da Apple mit Adressbuch, iCal und Mail bereits sehr komfortable und für den privaten Bereich völlig ausreichende Apps mit Mac-OS X mitliefert. Entsprechend gehört Outlook erst in der knapp doppelt so teuren Businessversion der Suite zum Lieferumfang. Der Einsatz von Outlook lohnt sich daher vor allem für Anwender, die beruflich mit dem Programm arbeiten und es nun auch zu Hause nutzen wollen oder denen der Umfang der Apple-Tools nicht reicht.
Mit dem jüngsten Update der Suite ermöglicht Microsoft jetzt die Synchronisierung von in Outlook gespeicherten Terminen, Kontakten und Notizen mit iOS-Geräten, sodass man hierfür nicht mehr auf Handarbeit oder die Software von Drittanbietern angewiesen ist. Ein wichtiger Punkt für iPhone-Nutzer.
Drahtlos synchronisieren
Als Speziallösung ist auch noch der automatische Abgleich von Daten über Mobile Me möglich. Der hauseigene Dienst erlaubt die direkte Synchronisierung des iPhone über eine Internet-Verbindung – ohne den Zwischenschritt über iTunes. Das ist bequem, kostet derzeit aber noch 79 Euro pro Jahr. Es wird allerdings schon seit einiger Zeit darüber spekuliert, dass Apple den Dienst gründlich überarbeiten und vielleicht sogar kostenlos machen will. Das Erste ist sehr wahrscheinlich, das Zweite aber wohl doch eher Wunschdenken.
Outlook unter Windows nutzen
Kontakte mit dem iPhone synchronisieren
Die Standardausstattung von Windows 7 ist aus Sicht eines iPhone-Besitzers etwas mager. Microsoft verzichtet bewusst auf Funktionen wie Terminverwaltung oder ein komfortables Adressbuch. Wer das iPhone zum Synchronisieren anschließt und iTunes öffnet, kann daher im Bereich “Info” nur die “Windows Contacts” zum Abgleich auswählen. Die Systemfunktion zeigt Kontakte direkt im Explorer-Fenster in den üblichen Ansichten und unterstützt Gruppen sowie einfache Möglichkeiten für den Im- und Export. Wer Kontakte aus anderen Programmen – auch aus dem Mac-OS-X-Adressbuch – übernehmen will, benutzt dafür am besten die Speicherung als vCard . Diese lassen sich anschließend in die Windows-7-Kontakte importieren.
Office 2010 installieren und Outlook nutzen
Unter Windows ist das Office-Paket nicht nur wegen der bekannten Standardprogramme Word , Excel und Powerpoint eine gute Wahl. Das ebenfalls zum Paket gehörende Outlook schließt die Lücke als Personal Information Manager. Sie können E-Mail-Accounts einrichten, abfragen und Nachrichten anzeigen. Dazu lassen sich die Daten Ihrer Kontakte deutlich komfortabler verwalten als mit der einfachen Kontaktsammlung des Systems. Hinzu kommen ein ausgewachsener Terminkalender mit allen wichtigen Ansichten, die Verwaltung von Aufgaben und auch noch kurze Notizen. Auf diese Weise vereint Outlook die wichtigsten Funktionen zur Organisation des Arbeitsplatzes und der üblichen Abläufe übersichtlich unter einem Hut.
Datenabgleich mit iTunes unter Windows
Kontakte synchronisieren
Nach der Installation von Office 2010 lässt sich beim Synchronisieren mit iTunes das Programm Outlook als Quelle im Aufklappmenü der unterschiedlichen Punkte auswählen. Für Kontakte können Sie entscheiden, ob Sie alle oder nur ausgewählte Gruppen auf das iPhone übertragen wollen. Außerdem können Sie für auf dem iPhone angelegte Kontakte ohne Gruppe eine solche auf dem PC wählen, der sie zugeordnet werden sollen.
Kalender kopieren
Beim Synchronisieren von Kalendern hat man ebenfalls die Möglichkeit, alle oder nur bestimmte zu kopieren, die sich einzeln auswählen lassen. Dabei muss man in Outlook aufpassen, dass man nicht Kalender und Kategorien verwechselt. Letztere lassen sich innerhalb der Kalender nutzen, um Termine unterschiedlich zu markieren. Die Kategorien lassen sich aber unter Windows nicht für den Abgleich mit dem iPhone auswählen.
E-Mail-Accounts übertragen
Als Nächstes lassen sich unter “E-Mail-Accounts synchronisieren” die gewünschten Postfächer auswählen. Dabei werden keine Maildaten vom Rechner auf das iPhone kopiert, sondern nur die Einstellungen zum Abfragen der Konten, wie Server, Name und Kontotyp. Das Passwort wird ebenfalls nicht mit übertragen. Um es zu ergänzen, öffnen Sie am iPhone die Mail-Einstellungen und wählen den jeweiligen Account aus.
Notizen kopieren und Daten löschen
Ganz unten in der Liste der abzugleichenden Informationen finden Sie noch zwei weitere Bereiche. Unter “Andere” können Sie das Synchronisieren von Lesezeichen aktivieren. Dafür werden unter Windows Internet Explorer und Safari unterstützt. Im gleichen Feld finden Sie auch den Abgleich von Notizen. Diese werden direkt mit der App Notizen auf dem iPhone ausgetauscht. Letztere interpretiert im Test das von Outlook am Ende der Notiz eingefügte Steuerzeichen falsch, aber das schadet der Lesbarkeit nicht. Einkaufszettel oder kurze Notizen lassen sich trotzdem problemlos übertragen.
Zum Abschluss finden Sie unter “Erweitert” noch die Möglichkeit, bereits auf dem iPhone vorhandene Daten durch die Informationen vom Rechner zu ersetzen. Das ist zum Beispiel nützlich, um zu verhindern, dass beim Synchronisieren unerwünschte Änderungen vom iPhone auf den Rechner kopiert werden. Die Option lässt sich für alle erwähnten Datentypen einzeln per Checkbox aktivieren. Die wirkt immer nur für den jeweils nächsten Synchronisierungsdurchgang und deaktiviert sich dann von selbst wieder.
Outlook unter Mac-OS X nutzen
Mit Office 2011 steht Outlook nun auch auf dem Mac zur Verfügung und übernimmt dort gleich die Aufgaben von mehreren Mac-OS-X-Programmen. Outlook überzeugt nicht nur als E-Mail-Client, sondern verwaltet auch Kontakte, dient als Kalender, sammelt Aufgaben und Notizen. All diese Jobs mit einem einzigen Programm erledigen zu können, hat durchaus seine Vorteile. Zudem bietet Outlook einen sehr großen Funktionsumfang. Der lässt einen anfangs natürlich etwas mehr nach bestimmten Funktionen suchen, als bei Apples Standardsoftware nötig ist, aber nach kurzer Eingewöhnung kommt man auch als Durchschnittsanwender prima mit Outlook zurecht. Hinzu kommt für viele noch der Vorteil, dass sie im Büro ohnehin an der mittlerweile sehr ähnlichen Windows-Version des Office-Pakets sitzen. In diesem Fall bedeuten eher iCal und Mail am privaten Mac eine Umstellung.
Daten exportieren
Statt darauf zu hoffen, dass Apple direkten Outlook-Support für die iPhone-Synchronisierung in iTunes einbaut, geht Microsoft einen kleinen Umweg. Über die Outlook-Einstellungen oder den Menübefehl “Extras > Synchronisierungsdienste” lässt sich der automatische Abgleich für Kalender, Kontakte, Aufgaben und Notizen mit den jeweiligen Mac-Programmen starten.
Mac-OS-X-Service nutzen
Microsoft nutzt für den automatischen Abgleich die Sync-Services des Systems. So lassen sich die Daten zwischen Outlook und den Mac-Programmen Adress-buch, iCal und Mail austauschen. Über das Programm iSync kann man zusätzlich noch Geräte via USB oder Bluetooth einbinden, falls neben dem iPhone auch noch ein normales Handy zum Einsatz kommt.
Datenübertragung aufs iPhone unter Mac-OS X
Durch den kleinen Trick lässt sich die mitgelieferte Software von Mac-OS X als Zwischenlager nutzen. So kann man mit Outlook arbeiten und dort alle Daten zentral sammeln. Dennoch können die verschiedenen Systemdienste auf Apples Programme zugreifen und deren Schnittstellen nutzen. Sie finden alle Daten dort, wo sie erwartet werden. Der nötige Abgleich läuft im Hintergrund, sodass man nicht zwei Datenbestände pflegen muss. Es empfiehlt sich sogar, die Apple-Programme nur für den Transfer zu nutzen, um nicht versehentlich etwas durcheinanderzubringen. Die Termine aus Outlook landen in iCal-Kalendern und die Kontaktdaten im Adressbuch. Aufgaben und Notizen werden lokal in Mail gespeichert. Erstere sind bei Bedarf auch über iCal erreichbar.
iPhone-Synchronisierung mit iTunes
Der Weg der Daten zum iPhone führt schließlich wie gewohnt über die Synchronisierung mit iTunes. Man schließt sein iPhone an und wählt es in der Medienspalte aus. Danach wählt man unter “Info” die Mac-Programme als Quelle für Kontakte, Kalender und Notizen. Sie lassen sich ganz normal auswählen, als würde man nicht mit Outlook, sondern mit Adressbuch , iCal und Konsorten arbeiten. Die Synchronisierung funktioniert in beide Richtungen, wobei nur das Problem auftrat, dass ein testweise zusätzlich in iCal abonnierter Kalender plötzlich verschwunden war. Wir können also nur noch einmal empfehlen, die Mac-Programme nicht manuell zu nutzen, sondern alle benötigten Eingaben und Änderungen konsequent in Outlook vorzunehmen.