Mit zunehmender Menge der gespeicherten Daten kommt der Suchfunktion des Systems eine immer größere Bedeutung zu. Statt Objekte manuell in immer mehr Ordner zu verteilen und dann doch wieder die Übersicht zu verteilen, nimmt man nur eine grobe Sortierung vor und überlässt den Rest der Suchfunktion. Mit Spotlight ist macOS dafür gut gerüstet. Es legt einen umfangreichen Index an, um Dateien schnell finden zu können.
Zur flotten Suche tragen auch die Rechenleistung aktueller Macs und die kurzen Zugriffszeiten von SSDs ihren Teil bei. Anstelle des Spotlight-Menüs älterer OS-X-Versionen, nutzt macOS ein Fenster in der Mitte des Bildschirms. Das Spotlight-Fenster passt sich sogar dem Erscheinungsbild an. Haben Sie die dunkle Farbe für Menüleiste und Dock aktiviert, wird auch das Suchfenster abgedunkelt. Neben der Optik hat sich aber auch inhaltlich einiges geändert. Dazu gehört vor allem die Ausweitung der Suche auf Dienste im Internet, wie Einträge in Wikipedia, die Suchmaschine Bing oder Inhalte aus iTunes und App Store, Kinoprogramme, Sehenswürdigkeiten und viele mehr.
Schon beim Tippen der ersten Buchstaben erhalten Sie von Spotlight Vorschläge für Ihre Suche – Sie kennen das von Google und anderen Suchmaschinen. Für diese “Spotlight-Vorschläge” muss Ihr Mac aber mit den Servern Apples kommunizieren. Wenn Sie das nicht möchten, können Sie die Spotlight-Vorschläge einfach über die Systemeinstellung “Spotlight” deaktivieren.
Wir zeigen im Anschluss, welche weiteren Möglichkeiten der Suche macOS bietet und wie Sie Spotlight für Ihre eigenen Ansprüche konfigurieren.
Im Finder nach Dateien suchen
Um die Suche über Spotlight zu starten, klicken Sie auf das Lupensymbol am rechten Rand der Menüleiste oder nutzen einfach die Tastenkombination „Befehl-Leertaste“. Es erscheint das Suchfenster von macOS, das zunächst nur aus dem Eingabefeld besteht. Geben Sie etwas ein, startet sofort die Suche. Die ersten Ergebnisse blendet das System im unteren Teil des Fensters ein, noch während Sie tippen. Das Fenster wird dafür größer und teilt sich in drei Bereiche auf. Unter dem Eingabefeld sehen Sie links die Liste der Fundstellen, angeführt vom „Toptreffer“, dem am besten passenden Suchergebnis. Markieren Sie ein Ergebnis, indem Sie es anklicken oder mit den Pfeiltasten durch die Liste blättern, wird jeweils im rechten Fensterbereich eine Vorschau des Dateiinhalts gezeigt. Am rechten Ende des Eingabefelds sehen Sie das Icon des zum ausgewählten Objekts gehörigen Programms. Das Betätigen der Escape-Taste löscht den eingegebenen Suchbegriff oder schließt das Fenster.
Fundstellen öffnen oder im Finder anzeigen
Eine Fundstelle lässt sich direkt aus dem Spotlight-Fenster öffnen. Dazu reicht die Betätigung der Zeilenschaltung oder ein Doppelklick darauf. Sie können ein Ergebnis auch aus dem Suchfenster in den Finder oder auf eine App ziehen. Als weitere Option können Sie die Befehlstaste beim Drücken der Zeilenschaltung oder beim Doppelklick gedrückt halten, um die gefundene Datei im Finder anzuzeigen. Der öffnet dafür das übergeordnete Verzeichnis in einem neuen Fenster. Wo eine Datei oder ein Ordner liegt, bekommen Sie auch ohne das Suchfenster zu verlassen heraus. Drücken Sie die Befehlstaste, blendet macOS den Pfad zur Fundstelle unten im Spotlight-Fenster ein. Spotlight ist auch ein prima App-Starter: Einfach deren Namen eingeben schon wird sie zum Toptreffer.
Suche verfeinern
Um nach Dateien mit bestimmten Eigenschaften zu suchen, können Sie weitere Parameter in das Eingabefeld eingeben. So lässt sich mit dem Zusatz „art:“ (ohne Anführungszeichen eingeben) nach Objekttypen suchen, „art:pdf“ zeigt zum Beispiel PDF-Dokumente. Ersetzen Sie „pdf“ durch „png“ oder „jpeg“ finden Sie Bilder der entsprechenden Formate. Andere Objektarten sind Bilder, Filme, E-Mail, Musik oder Ordner. Sie können alle Arten probieren, die als Kategorien in den Spotlight-Einstellungen zu finden sind. Verwenden Sie die deutsche Schreibweise in Ein- oder Mehrzahl, Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle. Außerdem können Sie mit „name:“ oder „inhalt:“ explizit in Dateinamen oder Inhalt suchen. Normalerweise sucht Spotlight nach beiden. Der Zusatz „kommentar:“ findet nicht nur Kommentare, die im Informationsfenster des Finders eingetragen wurden, sondern unter anderem auch Kommentare in Terminen („Notiz hinzufügen“) oder in den EXIF-Daten von Fotos.
Rechnen mit Spotlight
Das Spotlight-Fenster erlaubt auch einfache Rechnungen und Konvertierungen über die Eingabezeile. So erspart man sich in vielen Fällen den Griff zur App Rechner, deren Dienste hier via Spotlight in Anspruch genommen werden. Tippen Sie einfach „2+2“ in das Eingabegeld und schon erscheint das Ergebnis als Toptreffer und damit auch groß im Vorschaubereich. Spotlight unterstützt nicht nur die Grundrechenarten „+-*/“, sondern auch Punkt-vor Strichrechnung und Klammern.
Potenziert wird mit dem doppelten Malzeichen. Zum Umrechnen tippen Sie einfach den Betrag und eine physikalische Einheit oder eine Währung ein. Dabei können Sie die Einheit ausschreiben oder die übliche Abkürzung verwenden. Sobald Spotlight etwas Konvertierbares erkennt, blendet es im Vorschaubereich die Umrechnung in mögliche Zieleinheiten an.
Index erneuern
Funktioniert die Suche auf einem Volume oder in einem Ordner nicht, ist eventuell der Index beschädigt. In so einem Fall hilft es meist, diesen neu anzulegen. Dafür öffnen Sie die Spotlight-Einstellungen und fügen das Volume oder den Ordner zur Liste der Ausnahmen unter „Privatsphäre“ hinzu. Danach markieren Sie dessen Eintrag und klicken auf die Minustaste, um ihn wieder zu entfernen. Schließen Sie die Einstellungen. Nun beginnt Spotlight, den zugehörigen Index neu anzulegen. Während der Vorgang läuft, erscheint im Spotlight-Fenster ein Wartebalken und der Hinweis „Indizieren“.
Vorgaben für Spotlight
In den Systemeinstellungen von macOS können Sie Spotlight konfigurieren. Im gleichnamigen Punkt der Einstellungen finden Sie hier unter „Suchergebnisse“ eine Liste von 20 Kategorien, die von der Suchfunktion erfasst werden. Standardmäßig sind alle aktiv, aber jede lässt sich hier einzeln aus- oder wieder anschalten. Ist eine Ergebnisart nicht aktiv, wird sie nicht mehr bei der Spotlight-Suche angezeigt. Außerdem können Sie durch Ausschalten von „Spotlight-Vorschläge“, dazu gehören unter anderem Wikipedia und Apples Stores, und „Bing-Websuche“ die damit verbundenen Internetzugriffe bei jeder Suche verhindern.
Ausnahmen für Spotlight-Index festlegen
Das Geheimnis für die gute Leistung von Spotlight trotz sehr umfangreicher Ergebnisse liegt in einer geschickten Indizierung der Daten. Damit der Mac nicht jedes Mal die komplette Festplatte durchsuchen muss, legt macOS einen speziell aufbereiteten Index an, der wichtige Informationen über die Dateien und ihre Eigenschaften enthält. Unter dem Reiter „Datenschutz“ verwaltet macOS in den Spotlight-Einstellungen eine Liste von Ausnahmen. Hier können Sie Ordner oder ganze Volumes hinzufügen, die nicht indiziert werden sollen. Ziehen Sie deren Icons in das Fenster oder benutzen Sie die Plustaste unter der Liste, um sie per Auswahldialog hinzuzufügen. Zum einen können Sie so verhindern, dass private Dokumente plötzlich samt Vorschau in den Suchergebnissen auftauchen. Andererseits lässt sich das Anlegen einer Indexdatei auf externen Laufwerken verhindern. Das spart dort Platz und vermeidet die zugehörigen Hintergrundaktivitäten, die eventuell beim Zugriff stören. Das Time-Machine-Volume nimmt macOS standardmäßig aus.
Clever kombinieren
Mit den boolschen Operatoren AND, OR und NOT können Sie mehrere Parameter im Eingabefeld verknüpfen. Verbinden Sie zwei Bedingungen mit AND, müssen beide erfüllt sein. Bei OR reicht es, wenn eine erfüllt ist. NOT bedeutet, die darauf folgende Bedingung darf nicht erfüllt sein. So sucht zum Beispiel „Watch AND art:jpeg“ nach Dateien, die den Ausdruck Watch enthalten (im Namen oder Inhalt) und gleichzeitig vom Typ JPEG sind. Die logischen Verknüpfungen müssen in Großbuchstaben eingegeben werden.
Suchen im Finder-Fenster
Alternativ können Sie die Suche auch in jedem Finder-Fenster starten. Dazu gibt es mehrere Möglichkeiten. Die einfachste ist, einen Suchbegriff in das Feld „Suchen“ oben rechts in der Symbolleiste eines Finder-Fensters einzugeben. Der Fenster-Titel ändert sich in „Diesen Mac durchsuchen“. Außerdem öffnet sich ein Menü unter dem Eingabefeld, das die Einschränkung der Suche auf passende Ergebnisarten anbietet. Wählen Sie hier einen Filter aus, wird er im Suchfeld angezeigt. Sie können zusätzlich noch weitere Eingaben machen sowie die vorher beschrieben Parameter und logischen Verknüpfungen nutzen. Wollen Sie das Suchfenster zusätzlich zum gerade betrachteten Fenster öffnen, so benutzen Sie den Kurzbefehl „Befehl-Wahltaste-Leerzeichen“. Ist das Fenster aktiv, erscheint die Suche in einem Tab, klicken Sie vorher auf den Schreibtischhintergrund, öffnet sie sich als neues Fenster.
Ergebnisse sortieren
Der Finder zeigt nicht nur mehr Ergebnisse als das Spotlight-Fenster, sondern erlaubt eine flexiblere Ansicht. Mit Aktivierung der Suche wechselt er zur Listendarstellung, wodurch Sie die Ergebnisse per Klick auf einen Spaltentitel sortieren können. Bei Bedarf können Sie auch zu einer anderen Darstellung wechseln. Ein weiterer Vorteil gegenüber dem Spotlight-Fenster ist, dass sich der Suchbereich schnell einschränken lässt. Unterhalb der Symbolleiste können Sie nämlich wählen, ob macOS „Diesen Mac“ durchsuchen soll, was für die globale Suche steht, oder daneben das vorher aktive Verzeichnis für die Suche auswählen. Sie können übrigens auch vom Spotlight-Fenster zur Suche im Finder wechseln. Dafür wählen Sie den letzten Punkt der Ergebnisliste „Alle im Finder anzeigen“. Oder Sie platzieren den Mauszeiger auf der Überschrift für eine Ergebnisart. Lässt sich diese im Finder anzeigen, erscheint daneben der Befehl „Alle einblenden“.
Suche eingrenzen
Eine Verfeinerung der Suche ist im Finder nicht nur über Parameter im Eingabefeld möglich. In der grauen Leiste des Suchfensters finden Sie ganz rechts eine kleine Plustaste. Über diese können Sie der Suche ganz bequem weitere Kriterien hinzufügen. Jedes enthält als Erstes ein Menü für die Art der Vorgabe. Hier lässt sich Art, Datum, Name und Inhalt wählen. Ganz unten finden Sie in diesem Menü den unscheinbaren Eintrag „Andere“. Über diesen steht eine riesige Auswahl weiterer Suchkriterien zur Verfügung, wie die Bitrate von Audiodateien, Metadaten von Fotos und viele andere Dateieigenschaften. Benötigen Sie einige dieser Kriterien öfter, markieren Sie rechts davon die Checkbox in der Spalte „Im Menü“. Dann übernimmt macOS ihn in die Vorauswahl des Menüs für Suchkriterien.
Suche speichern
Eine im Finder konfigurierte Suche lässt sich speichern, um sie später erneut aufzurufen. Dabei wird nur die Auswahl der Kriterien gespeichert. Beim jedem Aufruf erhalten Sie also aktuelle Ergebnisse. Zum Speichern klicken Sie in der grauen Leiste des Sucherfensters auf den Knopf „Sichern“. Dann können Sie der Suche einen Namen geben und einen Speicherort wählen. Voreingestellt ist in macOS das Verzeichnis „Gesicherte Suchabfragen“ im Library-Ordner des Benutzers. Zusätzlich können Sie die Option „Zur Seitenleiste hinzufügen“ wählen. Dann erscheint die Suche in der Seitenleiste der Finder-Fenster unter „Favoriten“, wo sie sich jederzeit schnell aufrufen lässt. Um die Suchvorgaben nachträglich zu bearbeiten, klicken mit der rechten Maustaste (oder mit gedrückter Control-Taste) darauf und wählen im Kontextmenü „Suchkriterien einblenden“.