Damit alles korrekt funktioniert, muss das Programm jedoch wissen, worum es sich beim Zelleninhalt handelt. Würde man zum Beispiel eine DVD mit dem Titel „007“ kaufen und eintragen, macht Numbers daraus automatisch nach dem Wechsel zur nächsten Zelle eine „7“. Warum? Weil die beiden Nullen keinen Wert im mathematischen Sinn haben, können sie weggelassen werden. Natürlich muss es trotzdem möglich sein, solche Texte in Numbers zu behalten und das funktioniert, indem man das Datenformat einer Zelle korrekt einstellt.
Dazu markiert man eine Zelle und ruft im Infofenster rechts „Zelle“ auf. Standardmäßig formatiert Numbers Tabellenzellen mit dem Datenformat „Automatisch“. Das bedeutet dass Numbers bei dem „007“-Beispiel von Zahlen ausgeht und die Zelle entsprechend behandelt. Da es sich aber hier um einen Text handelt, muss hier das Format geändert werden. Dazu markiert man die Zelle und wählt bei „Datenformat“ entsprechend „Text“ und die „007“ bleibt erhalten. Hier gibt es viele Datenformate für spezielle Eingaben wie Datum, Währung, Datum & Uhrzeit et cetera. Um das Richtige zu wählen, hilft es, Numbers mehr Intelligenz beizubringen. Zum Standardwert „Automatisch“ lässt sich immer wieder zurückkehren.