Die elf besten Tipps zu Apple Mail

01 Anhänge speichern: Das Menü zum Speichern der Anhänge einblenden

Erhält man eine E-Mail mit Anhängen, sind diese entweder als Symbol oder – bei Bildern und PDFs – als Vollbild am Ende der Nachricht eingefügt. Um alle Anhänge in einen Ordner zu speichern, bewegt man am besten den Mauszeiger auf die Trennlinie zwischen dem Briefkopf und der Nachricht. Mail blendet dann fünf Symbole ein, das rechte mit der Büroklammer ist für die Anhänge zuständig. Es zeigt mit einer Zahl an, wie viele Anhänge sich in der Nachricht befinden. Mit einem Mausklick auf das Symbol öffnet man ein Aufklappmenü und wählt dort „Alles sichern“ aus. Im sich öffnenden Dialogfenster lässt sich nun auswählen, wo die Anhänge gespeichert werden sollen. Im Aufklappmenü ist zudem auch eine Option zu finden, um angehängte Bilder direkt an Fotos oder an iPhoto zu übergeben.

02 Ballast loswerden: Nicht mehr gebrauchte E-Mail-Anhänge löschen

Sichert man die Anhänge einer eingegangenen E-Mail in einem Ordner oder in Fotos beziehungsweise iPhoto, bleiben die Anhänge aber weiterhin auch in Mail gespeichert. Sie sind dann doppelt auf dem Mac vorhanden. Dasselbe gilt für die Dateien und Bilder, die man selbst verschickt, da diese an ihrem Ursprungsort verbleiben und außerdem von Mail gespeichert werden. Von daher ist es oft sinnvoll, nicht mehr benötigte Anhänge in Mail zu löschen, um nicht unnötig Speicherplatz auf dem Mac zu belegen. Zum Löschen markiert man eine oder mehrere Nachrichten mit Anhängen und ruft im Menü „E-Mail > Anhänge entfernen“ auf. Nach dem Löschen der Anhänge erscheint in eingegangenen Nachrichten anstatt des Dateisymbols der Hinweis „[Der Anhang „…“ wurde manuell entfernt]“. Bei selbst versendeten E-Mails wird ein Dateisymbol mit der Bezeichnung „Mail-Anhang“ angezeigt. Klickt man dieses doppelt an, erscheint dann ebenfalls der Hinweis.

03 Anhänge löschen: Von Mail automatisch gespeicherte Anhänge löschen

Öffnet man in einer E-Mail einen Anhang per Doppelklick, um diesen sofort anzuschauen, legt Mail automatisch eine Kopie des Dokuments im Ordner „Library“ des Benutzers ab. Diese Kopie wird normalerweise von Mail wieder gelöscht. Wann dies geschehen soll, legt man in den Vorgaben von Mail unter „Allgemein“ im Aufklappmenü bei „Nicht bearbeitete Downloads entfernen“ fest. Standardmäßig ist dies „Nach dem Löschen der E-Mail“. Stellt man stattdessen „Beim Beenden von Mail“ ein, sollten diese Kopien verschwinden, sobald man das Programm beendet. Die Originale der in Mail gespeicherten Anhänge sind von der Löschung nicht betroffen. Nicht immer wird das Löschen von Mail aber korrekt erledigt, und so bleiben die Kopien der Anhänge gespeichert und belegen unnötig Speicherplatz. Man findet diese unter „Library/Containers/com.apple.mail/Data/Library/Mail Downloads“ im Benutzerordner des Anwenders und kann sie dann selbst löschen.

04 Bildgröße festlegen: Beim Versand von Fotos die Bilder verkleinern

Versendet man mit Mail ein oder mehrere Bilder als Anhang, blendet sich rechts oberhalb des Textbereiches bei „Bildgröße“ ein Aufklappmenü ein, in dem standardmäßig „Originalgröße“ eingestellt ist. Möchte man kleinere Bilder versenden, gibt es im Menü drei weitere Optionen (Groß, Mittel, Klein). Klickt man eine dieser Größen an und lässt den Mauszeiger etwas länger über dem Eintrag stehen, öffnet sich ein kleines Fenster, das die jeweilige Auflösung in Pixeln anzeigt. Sobald man eine andere Größe gewählt hat, berechnet Mail die Größe der E-Mail neu und zeigt diese links bei „E-Mail-Größe“ an. Versendet man verkleinerte Versionen, werden die Originalbilder nicht verändert, Mail berechnet die Bilder nur für den Versand neu.

05 Vorschau ausblenden: Die automatische Anzeige des E-Mail-Inhalts deaktivieren

Normalerweise stellt Mail den Inhalt einer in der Nachrichtenliste angeklickten E-Mail sofort im Lesebereich dar und markiert sie als gelesen. Wer stattdessen lieber zuerst die E-Mails sortiert und beispielsweise offensichtliche Müllpost ungelesen entsorgen möchte, kann den Lesebereich ausblenden. Dazu zieht man den Trennbalken ganz nach rechts, bis er verschwindet. Verwendet man das klassische Layout, zieht man den Trennbalken ganz nach unten. Dann kann man E-Mails anklicken, verschieben oder löschen, ohne dass sie angezeigt und als gelesen markiert werden. Um eine Nachricht zu öffnen, wenn der Lesebereich ausgeblendet ist, macht man einen Doppelklick auf die E-Mail in der Nachrichtenliste. Den Lesebereich blendet man wieder ein, indem man den Balken wieder nach links beziehungsweise nach oben zieht.

06 Entfernte Inhalte: Das automatische Laden von Grafiken ausschalten

In Werbe-E-Mails und Newslettern sind oft grafische Elemente eingebettet, die jedoch nicht individuell in jede Nachricht eingefügt sind, sondern beim Anzeigen der E-Mail erst von einem Server geladen werden. Damit reduziert der Absender die Datenmenge der versendeten Nachrichten. Diese Funktion nützen aber viele Versender von Massen-Müllsendungen aus, um zu überprüfen, ob die verwendete E-Mail-Adresse gültig ist. Dazu betten sie häufig auch eine winzige Grafik ein, die nicht erkennbar ist und verfolgen, ob diese geladen wurde. Eine auf diese Weise bestätigte Adresse ist dann Ziel für viele weitere Müllsendungen, zudem werden solche Adressen oft auch noch weiterverkauft. Um das automatische Laden aller nicht direkt an eine E-Mail angehängter Inhalte zu unterbinden, deaktiviert man in den Vorgaben von Mail unter „Darstellungen“ die Option „Entfernte Inhalte in Nachrichten laden“. Öffnet man dann eine E-Mail, die Grafiken von einem Server beinhaltet, blendet sich oben der Hinweis „Diese E-Mail enthält ferne Inhalte“ ein. Erst wenn man auf „Entfernte Inhalte laden“ klickt, werden die Grafiken angezeigt.

07 Datum suchen: In Mail lässt sich nach bestimmten Zeiträumen suchen

Tippt man in das Suchfeld von Mail „Heute“, „Gestern“ oder „Vorgestern“ ein, blendet sich bei den Suchvorschlägen die Option „Datum“ ein. Wählt man diese aus, listet das Programm alle Nachrichten auf, die im jeweils aktivierten Postfach an diesen Tagen angekommen sind oder versendet wurden. Um in allen Postfächern zu suchen, klickt man auf „Alle“ in der Postfachliste. Diese Option erscheint automatisch, wenn man eine Suche startet. Es gibt noch weitere Suchoptionen für das Datum. Man kann beispielsweise nach „Letzte Woche“ oder „Letzter Monat“ suchen, einen Monatsnamen (mit oder ohne Jahreszahl) eintippen oder auch einen bestimmten Tag im aktuellen Jahr wie „2. Februar“.

08 Konversationen: Zusammengehörige Nachrichten gruppieren

Aktiviert man im Menü „Darstellung > Nach Konversation ordnen“, gruppiert Mail zusammengehörige Nachrichten im jeweiligen Postfach und kennzeichnet diese durch eine Ziffer unterhalb des Datums beziehungsweise im klassischen Layout durch ein vorangestelltes Dreieck. Im Vorschaubereich zeigt Mail dann alle E-Mails an, die zu der in der Liste markierten Nachricht gehören. Soll zudem die gesamte Konversation aufgelistet werden, also sowohl die empfangenen als auch die gesendeten Nachrichten, muss man außerdem in den Vorgaben unter „Darstellung > Anzeige von Konversationen“ die Option „Zugehörige E-Mails einbeziehen“ markieren. Dann ist es egal, ob man eine Konversation unter „Eingang“ oder unter „Gesendet“ markiert, Mail listet immer alle Nachrichten der Konversation auf und kennzeichnet diejenigen aus dem anderen Postfach mit „Gefunden im Postfach …“.

09 Mehrere Empfänger: Das Adressfeld für die Blindkopie einblenden

Versendet man eine E-Mail an mehrere Empfänger, beispielsweise einen eigenen Newsletter, einen Elternrundbrief oder eine Einladung zu einem Event, ist es in der Regel nicht erwünscht, dass alle Empfänger auch die E-Mail-Adressen und Namen der anderen Personen sehen, welche die Nachricht ebenfalls erhalten. Für diese Fälle gibt es das Adressfeld „Blindkopie“, in das man alle Empfänger nacheinander einträgt. In das Feld „An“ kommt die eigene E-Mail-Adresse. Standardmäßig ist das Adressfeld „Blindkopie“ in einer neuen E-Mail ausgeblendet. Um es einzublenden, ruft man entweder im Menü „Darstellung > Adressfeld Bildkopie“ auf oder drückt „Wahl-Befehlstaste-B“. Alternativ wählt man im Aufklappmenü oben in der Symbolleiste einer neuen Nachricht „Adressfeld Bildkopie“ aus. Die Einstellung bleibt für alle weiteren neuen Nachrichten aktiv, bis man den Befehl in einer neuen Nachricht wieder aufhebt.

10 VIPs ein- und ausblenden: Wichtige E-Mail-Adressen als VIP kennzeichnen

Besonders wichtige E-Mail-Adressen lassen sich als VIP kennzeichnen. Dazu bewegt man in einer eingegangenen Nachricht den Mauszeiger über den Absendernamen, klickt auf den sich rechts einblendenden kleinen Pfeil und wählt „Zu VIPs hinzufügen“ im Aufklappmenü aus. Alternativ klickt an auf den sich links vom Absendernamen einblendenden Stern. Mail legt dann in der Seitenleiste ein neues Postfach „VIPs“ unter „Postfächer“ an und listet dort alle VIPs mit allen zur jeweiligen Person gehörenden gesendeten und eingegangenen Nachrichten auf. Um eine Adresse aus der VIP-Liste zu löschen, klickt man im Postfach „VIPs“ mit einem Sekundärklick (rechte Maustaste) auf einen Eintrag und wählt im Kontextmenü „Aus den VIPs entfernen“ aus. Oder man klickt in einer von einem VIP gesendeten E-Mail auf das Sternsymbol links neben dem Absender. Hat man alle VIPs entfernt, verschwindet auch das Postfach „VIPs“ spätestens nach dem nächsten Neustart von Mail wieder. Nachrichten gehen dabei nicht verloren, da das VIP-Postfach nur ein intelligentes Postfach ist. Intelligente Postfächer listen nur die Dinge auf, die den jeweiligen Einstellungen entsprechen, die Originale der Nachrichten bleiben aber in den normalen Postfächern gespeichert.

11 Benachrichtigungen beschränken: Nur bei bestimmten E-Mail-Absendern benachrichtigt werden

Standardmäßig teilt Mail über die Mitteilungszentrale mit, wenn eine neue Nachricht eingetroffen ist. Mail kann die Benachrichtigungen aber auch auf bestimmte Absendergruppen beschränken. Dazu öffnet man die Vorgaben von Mail, klickt auf den Reiter „Allgemein“ und wählt im Aufklappmenü bei „Mitteilungen bei neuen Nachrichten“ einen anderen Eintrag aus. Nimmt man „VIPs“, bekommt man nur eine Mitteilung bei Absendern, die man als VIP gekennzeichnet hat. Wählt man „Kontakte“, beschränkt man die Mitteilungen auf Personen, die in der Anwendung „Kontakte“ gespeichert sind. Alternativ legt man ein intelligentes Postfach mit bestimmten Absendern an und wählt dann dieses für die Mitteilungen aus.