Tabellenkalkulationen sind nicht nur Finanzen praktisch, sie können auch als dynamisches Projektmanagement System unter die Arme greifen. Ich habe meinen Umzug mit Numbers geplant und viele hilfreiche Tricks herausgefunden.
Zusammenarbeiten
Grundvoraussetzung um mit anderen Personen zusammen zu arbeiten ist, dass die mitwirkenden Personen auch Numbers nutzen können. Der Ersteller der Datei kann via der Schaltfläche „Zusammenarbeiten“ im oberen Teil von Numbers andere Personen einladen. So können mehrere Teilnehmer mitwirken. Das ist übrigens auch auf einem Windows-Rechner möglich – in einem aktuellen Browser kann man die Online-Version von Numbers aufrufen. Voraussetzung dafür ist eine Apple ID.
Wichtig ist hier aber: Mit dem mobilen Betriebssystem ist es nicht möglich, offline Änderungen an der Datei vorzunehmen. Vielleicht löst Apple dieses Problem bald – es handelt sich aber nur ein kleines Hindernis für den Einsatz von Numbers zur Projektplanung.
Kategorien und Tabs
Jedes Projekt besteht aus mehreren Ebenen und Bereichen. Wir besprechen im Artikel den Vorgang anhand unseres Umzugs, die einzelnen Vorgehensweisen können Sie jederzeit auf Ihre persönlichen Umstände angepassen. Für das Projekt Umzug haben meine Frau und ich folgende Bereiche als relevant angesehen:
- Checkliste zum Abarbeiten der wichtigen Schritte
- Budget für unser neues Zusammenleben
- Eine Übersicht der Räume, für die wir Möbel benötigen
- Eine allgemeine Raumübersicht
- Eine Übersicht aller Bestellungen auf unterschiedlichen Webseiten
- Eine Projektübersicht über Dinge, die wir gerne selber bauen wollen
Besonderer Umstand: Wir haben beide bislang in möblierten Wohnungen gelebt und mussten nun von Grund auf alles selbst beschaffen. Die einzelnen Kategorien stellen wir in Tabs dar: Numbers bietet die Möglichkeit mit dem Plus-Symbol einen neuen Tab in der Datei zu erstellen.
Tab Nummer 1: Checkliste
Der erste Tab ist die „Checkliste“. Diese ist Einfallstor zur Projektplanung und gibt Aufschluss über die wichtigsten Aufgaben. In diesem Beispiel besteht die Checkliste aus nur einer einzigen Tabelle. Wer größere Projekte mit Numbers plant, kann hier mehrere Tabellen pro Tab einfügen.
Wichtig ist hier, dass Tabellenspalten nicht nur aus Zahlen oder Text bestehen müssen. Via der „Format“-Schaltfläche rechts oben blendet sich ein Menü ein. Klicken Sie also zuerst auf eine Zelle und klicken dann auf „Format“. Hier wählen Sie den Tab „Zelle“ aus. Unter dem Punkt „Datenformat“ erscheint ein Ausklapp-Menü. Dieses bietet die verschiedenen Formate, die eine Zelle annehmen kann. Das Format „Markierungsfeld“ lässt eine Auswahlbox erscheinen.
Mit Hilfe der Auswahlbox in der ersten Spalte, dem Datumsfeld in der zweiten und der „ToDo“ oder Aufgabe in der dritten erlangen Sie schnelle und einfache Werkzeuge, um Aufgaben zu notieren und zu überwachen.
Tab Nummer 2: Räume
Was bei Numbers einzigartig ist und den großen Unterschied zu Microsofts Excel ausmacht: Apples Software sieht einen neuen Tab quasi als leere Fläche an, auf der neue Tabellen und Formen hinzugefügt werden können. Praktisch ist dabei, dass ein Tab keine alleinige Tabellenkalkulation enthält, sondern eine Mischung aus einer oder mehreren Tabellen mit Formen und Grafiken. Das ist der Grund, warum sich Numbers ausgezeichnet zur Projektplanung eignet.
Wir wollten verschiedene Räume und ihre Entwicklung überwachen. Fünf komplett leere Zimmer einzurichten ist eine Herausforderung, nicht nur finanziell. Deshalb haben wir im „Räume“-Tab verschiedene, von einander separate, Tabellen eingefügt und nach den Räumen in unserer neuen Wohnung benannt. Jeder Raum beziehungsweise jede Tabelle hatte wieder eine Auswahlbox in der ersten Spalte, die Art von Möbelstück (Namen) in der zweiten, einen Link zum Produkt in der dritten. In der vierten und fünften Spalte haben wir zuerst das Budget festgesetzt, und daneben die wirklichen Kosten festgehalten.
Die Auswahlbox gibt uns im Zusammenspiel mit der Markierung der Hintergrundfarbe einer jeder Zeile Aufschluss über zwei Informationen. Markiert haben wir sie, als wir das Möbelstück bestellten. Die Zeile wurde grün hinterlegt, sobald die Ware eintraf.
So hatten wir einen schnellen Überblick, was schon da war und welcher Raum noch unserer Aufmerksamkeit bedarf. Da wir beide bestellten, haben wir unter „Wo“ einen Link zum Produkt hinterlegt. Der Andere konnte dadurch immer nachvollziehen, welcher Artikel bereits gekauft war. Die Summen am Ende jeder Spalte gaben Aufschluss über die Gesamtkosten.
Um die Summen wirklich am Abschluss jeder Tabelle zu fixieren, bietet Numbers die Möglichkeit, eine „Abschlusszeile“ einzufügen. Fahren Sie hierbei den Mauszeiger über die Zeilennummer bis ein kleiner Pfeil erscheint. Klicken Sie auf diesen und es öffnet sich ein Menü. In diesem können Sie eine Abschlusszeile auswählen.
Formeln sind hilfreiche Werkzeuge, um schnell und automatisch Tabelleninhalte zusammen zu fassen. Hierfür klicken Sie auf eine Zelle, und schreiben ein „=“ hinein. Dieses ruft sofort die Formelfunktion auf. Anschließend markieren Sie die erste Zelle in einer Spalte und ziehen die Markierung bis ganz nach unten. Numbers summiert automatisch alle Inhalte für Sie.
Tab Nummer 3: Möbelübersicht
Um einen noch schnelleren Überblick auf ein Projekt zu bekommen, bietet sich eine generelle Übersichtsseite an. Numbers kann nicht nur Zahlen zusammen fassen, sondern auch logische Zusammenhänge darstellen.
Ein Trick macht eine Übersicht noch hilfreicher. Denn Numbers bietet Formeln an, die überprüfen, ob eine Auswahlbox markiert ist oder nicht. Auch können wir von einem Tab auf den anderen verweisen. Dadurch kann die Möbelübersicht einen Prozentsatz der schon bestellten und gelieferten Möbel anzeigen.
Die Spalte „Geliefert“ zählt alle Zeilen eines Raumes, die eine markierte Auswahlbox haben. Die Anzahl teilen wir durch die Gesamtanzahl, und formatieren den Zelleninhalt als Prozentzahl. Bei „Bestellt“ machen wir in etwa das Gleiche. Hier ziehen wir jedoch nicht die markierten Auswahlboxen zur Hilfe, denn diese zeigen nur an, ob etwas geliefert wurde.
Wir gehen anders vor: Da wir in der Räume-Übersicht nur den „Kosten“-Betrag ausfüllen, wenn etwas bestellt wurde, zählen wir einfach alle Zeilen, in denen die Kosten derart aufgeführt sind. Geteilt durch die Gesamtanzahl ergibt das einen Prozentsatz der bestellten Möbel.
Diese Denkweise kann bei einer Vielzahl von Projekten helfen. Auch kommt hier die wahre Macht von Numbers zu tragen: Denn keine ToDo-Liste bietet diesen Reichtum an Optionen, und keine komplexe Projektanwendung ist so anpassbar und einfach zu bedienen.
Tab Nummer 4: Bestellungen
Alle bereits vorgestellten Denkansätze kommen auch bei der Bestellübersicht zum Tragen. Alle Bestellungen sind hier aufgelistet, mit Datum, Hersteller, Summe, Art der Bestellung, Bestellnummer und erwartetes Lieferdatum. Bei mehr als 80 Bestellungen extrem hilfreich.
Bestellte Möbel verwalten wir in diesem Tab. Sind sie geliefert, markieren wir die komplette Zeile grün. Zurückgeschickte Artikel grau, und nicht angekommene mit rot. Der DSL-Auftrag – auch bei den Möbeln eingeordnet – liefert ein gutes Beispiel. Wir haben erst versucht, O2 als Internetanbieter auszuwählen, deren Techniker sind aber nie aufgetaucht und der Provider hat ohne Benachrichtigung unseren Auftrag abgebrochen. Dann eben Deutsche Telekom: Nach zwei Versuchen hat das mit den Bonnern geklappt.
Wir wollten keine Übersicht (Prozentsatz etc.) für unsere Bestellungen ausgeben. Denkbar wäre aber ein kleiner Kalender (via einer Tabelle), in dem wir die Anzahl der Bestellungen pro Tag eintragen lassen. Wichtig auch hier: Numbers kann mindestens 50 Prozent der Tabelle automatisch aktualisieren. Formeln sind hier das Stichwort.
Tab Nummer 5: Budget und Projekte
Kleinere, nicht so wichtige Tabellen packten wir in das Tab Budget und Projekte. Im Budget haben wir festgehalten, was unser Zusammenleben kostet und wofür wir unser Geld ausgeben. Auch wenn hier eine separate, komplett auf Finanzen ausgelegte Datei hilfreicher wäre, gehört ein Budget zu jedem Projekt.
Das Projekte-Tab gab uns eine Übersicht der Sachen, die wir selber bauen anstatt kaufen wollten. Hier können Links, Produkte und andere Hinweise hinterlegt werden. Numbers’ Flexibilität kommt hier zum Ausdruck, da Tabellen auch hervorragend zur Notizensammlung taugen.
Fazit
Neben den bereits angesprochenen Funktionen bietet Numbers eine Vielzahl an weiteren Funktionen, die ein ganzes Buch füllen könnten. Wichtig sind uns aber folgende Erkenntnisse:
- Tabs können beliebig gefüllt werden
- Tabellen sind stilistisch anpassbar (farblich und vom Inhalt mit Titel- und Fußzeilen)
- Formeln können verschiedene Tabellen miteinander verbinden
- Man kann sein eigenes System finden und ist so nicht an eine Programmphilosophie eines Herstellers gebunden
Wir freuen uns in den Kommentaren auf Hinweise und Anregungen, und beantworten gerne Fragen!
Autor: Bastian Gruber
Bastian Gruber arbeitet freiberuflich seit Dezember 2010 für die Macwelt.