E-Mails mit Apple Mail korrekt versenden

E-Mail adressieren

Klickt man auf „Neue E-Mail“ in der Symbolleiste oder drückt Command (⌘)-N, öffnet Mail ein neues E-Mail-Fenster. Dieses hat eine eigene Symbolleise, die man ebenfalls bearbeiten kann. Tippt man den Namen eines Empfängers in das Adressfeld ein, öffnet sich nach der Eingabe der ersten Buchstaben ein Menü mit Vorschlägen, sofern Mail die Anschrift schon einmal zum Versenden verwendet hat oder im Adressbuch findet. Man wählt dann eine Anschrift aus. Unbekannte Adressen muss man vollständig eintippen.

Die Empfänger werden von Mail entweder mit Namen und der E-Mail-Anschrift im Adressfeld angezeigt oder nur mit ihrem Namen (intelligente Adresse). Zum Umschalten zwischen den beiden Darstellungsarten dient der Punkt „Intelligente Adressen verwenden“ in den Einstellungen von Mail unter „Darstellung“. Um bei einer intelligenten Adresse zu kontrollieren, wie die dahinterstehende Anschrift lautet, öffnet man per Mausklick auf den Namen das Kontextmenü.

Als Absender der Nachricht wird der Inhaber des E-Mail-Kontos von Mail automatisch eingesetzt. Sind mehrere Accounts eingerichtet, nimmt Mail das Konto als Absender, dessen Eingangs- oder Ausgangspostfach in der Seitenleiste markiert ist. Ist das übergeordnete Postfach der Accounts markiert, wählt Mail selbst aus, welches Konto verwendet wird. In diesem Fall muss man gut hinschauen, damit nicht versehentlich der falsche Absender verwendet wird. Alternativ legt man in den Einstellungen von Mail unter „Verfassen“ im Aufklappmenü bei „Neue E-Mails senden von“ eine E-Mail-Adresse als Standard fest. Manuell ändern lässt sich der Absender einer neuen E-Mail nach einem Klick auf den Namen.

Adressiert man eine neue E-Mail und Mail setzt dabei eine alte oder falsche Adresse ein, liegt das daran, dass man diese Adresse zuvor schon selbst einmal beim Versand verwendet hat. Denn das Programm speichert alle Versandadressen in einer Liste. Um die Liste zu bearbeiten und den falschen Eintrag zu löschen, ruft man im Menü „Fenster > Vorherige Empfänger“ auf. Dort markiert man den fehlerhaften Eintrag und klickt auf „Aus Liste entfernen“. Einträge mit einem Symbol vor dem Namen sind im Programm „Kontakte“ gespeichert. Gegebenenfalls muss man den veralteten oder falschen Eintrag dort korrigieren.

Mehrere Empfänger

Soll eine Nachricht an mehrere Empfänger gehen, trägt man sie entweder nacheinander in das Feld „An“ ein, oder sendet Kopien. In beiden Fällen sehen alle anderen Empfänger, wer die E-Mail ebenfalls erhalten hat. Sollen die Empfänger das nicht sehen, nimmt man eine Blindkopie. Bei Rundbriefen ist es zum Beispiel guter Brauch, immer nur Blindkopien zu senden. Die für die Kopien und die Blindkopien zuständigen Adressfelder blendet man im Fenster der E-Mail nach einem Klick auf das Symbol „Header-Felder“ in der Symbolleiste ein oder nimmt die Befehle im Menü „Darstellung“. Außerdem gibt es noch das Adressfeld „Antwort an“. Hier trägt man eine eigene E-Mail-Adresse ein, wenn die Antworten nicht an die Absenderadresse, sondern an diese Adresse gesendet werden sollen. Einmal ausgewählte Adressfelder werden bei jeder weiteren neuen E-Mail eingeblendet, bis man sie wieder ausschaltet. Wichtig beim E-Mail-Versand ist zudem, einen sinnvollen Betreff anzugeben. Das macht es dem Empfänger leichter, die Nachricht einzuordnen.

Die Nachrichten versendet Mail entweder als formatierten Text (das ist die Standardeinstellung) oder als reinen Text. In den Einstellungen von Mail legt man dies unter „Verfassen“ fest. Dort lässt sich auch die Rechtschreibprüfung während des Schreibens oder beim Abschicken einer Nachricht aktivieren, ersteres ist der Standard. Um den Text zu formatieren, blendet man mit einem Klick auf das Aa-Symbol in der Symbolleiste die Formatierungsleiste ein. Dann lassen sich unter anderem Schrift, Schriftgröße, Farbe und Textausrichtung festlegen. Es hängt aber auch von den Einstellungen beim Empfänger der E-Mail ab, ob diese Formatierungen dort auch so angezeigt werden. Man sollte darum in den Einstellungen von Mail unter „Verfassen“ die Option „Dasselbe Format verwenden wie in der Original-E-Mail“ aktivieren. Dann verwendet Mail bei einer Antwort die Einstellung, die der Absender zuvor verwendet hat. Die Standardschriften für formatierte und unformatierte E-Mails legt man in den Einstellungen von Mail unter „Schrift & Farbe“ fest. 

Anhänge hinzufügen

Um einen Anhang mitzuschicken, klickt man auf die Büroklammer in der Symbolleiste einer neuen Nachricht, wählt im Dialogfenster die Dateien aus und klickt auf „Datei wählen“. Oder man befördert den Anhang mit der Maus aus dem Finder in das Fenster der E-Mail. Außerdem kann man Anhänge, die man verschicken möchte, auf das Symbol von Mail im Dock ziehen. Das Programm legt dann eine neue Nachricht an und importiert die Anhänge. Um Bilder und Videos aus Fotos zu verschicken, klickt man in der Symbolleiste der E-Mail auf „Fotoübersicht“ und wählt „Fotos“ aus. Es öffnet sich ein Fenster, über das man auf die Sammlungen und Alben der Systemfotomediathek zugreifen kann. Das Fenster hat auch ein Suchfeld, um nach Orten, Gesichtern und Schlagwörtern zu suchen. Man zieht die Bilder dann per Maus in die E-Mail. Alternativ markiert man die zu versendenden Bilder in Fotos und wählt „Mail“ im Menü „Teilen“aus. Dann legt Mail ebenfalls eine neue E-Mail an und importiert die Fotos. Hat man ein iPhone oder ein iPad, lässt sich über das Menü „Fotoübersicht“ ein Foto mit dem Gerät aufnehmen, ein Dokument scannen oder eine Zeichnung erstellen und in die E-Mail einfügen.

In welcher Größe die Bilder verschickt werden bestimmt man im Aufklappmenü rechts oben im Nachrichtenfenster. Mail verschickt sie entweder in Originalgröße oder in einer großen, mittleren oder kleinen Auflösung. Bei Fotos im HEIC-Format gibt es auch noch die Option „Originaldatei“. Dann wird die HEIC-Datei gesendet. Bei „Originalgröße“ versendet Mail die Bilder wegen der besseren Kompatibilität als JPEG. Links oben im Fenster zeigt Mail die jeweilige Datenmenge der Nachricht an.

Beim Versenden von großen Anhängen muss man berücksichtigen, welches Limit vom jeweiligen E-Mail-Provider gesetzt wird, oft sind das 20 MB. Ist ein Anhang zu groß, wird die E-Mail nicht zugestellt. Abhilfe schafft in diesem Fall Mail Drop. Mit dieser Option werden die Anhänge in den eigenen iCloud-Speicher hochgeladen und in der Mail nur ein Link zu diesen Daten versendet. Maximal 5 GB kann man so übertragen. In den Einstellungen von Mail aktiviert man „Große Anhänge mit Mail Drop senden“ unter „Accounts > Accountinformationen“. Für ein iCloud-Konto ist dies standardmäßig aktiviert, bei anderen Accounts muss man es selbst einschalten. Der Speicherplatz für die Dateien wird nicht auf das Datenvolumen angerechnet, das man normalerweise zur Verfügung hat. Die Dateien bleiben maximal 30 Tage bei iCloud gespeichert.

Signaturen verwenden

Damit man die Absenderangaben am Ender einer E-Mail nicht jedes Mal eintippen muss, lassen sich Signaturen speichern und dann aus dem Aufklappmenü bei „Signatur“ in einer neuen Nachricht auswählen oder automatisch in die Nachricht einsetzen. Zum Anlegen der Unterschriften begibt man sich in den Einstellungen von Mail in die Abteilung „Signaturen“. Ganz links im dreigeteilten Fenster sind die Einträge „Alle Signaturen“ und darunter der oder die Namen der E-Mail-Konten zu sehen. Für jedes E-Mail-Konto lassen sich Signaturen anlegen. Um eine neue Signatur zu erstellen, markiert man links das Konto, klickt auf das Plussymbol, gibt der Signatur einen Namen und tippt dann rechts den Text ein. Mail setzt von sich aus den Namen und die E-Mail-Adresse des jeweiligen Accounts ein. Soll Mail eine Signatur automatisch in jede neue Nachricht einfügen, wählt man für jeden Account unten im Aufklappmenü bei „Signatur auswählen“ eine aus. Damit eine Signatur vor einem Zitat erscheint, markiert man „Signatur über zitierten Text setzen“.

E-Mails abschicken

Um eine E-Mail auf den Weg zu bringen, klickt man in der Symbolleiste der Nachricht auf das Papierfliegersymbol (E-Mail senden) oder nimmt die Tastenkombination Command (⌘)-Shift (⇧)-D. Soll eine Nachricht nicht sofort versendet werden, klickt man auf den nach unten weisenden Pfeil rechts neben dem Sendesymbol und kann dann im Einblendmenü zwischen verschiedenen Optionen auswählen. Neben „Jetzt senden“ gibt es zwei von Mail vorgeschlagene Termine sowie die Option „Später senden“. Wählt man letztere aus, lassen sich ein Tag und eine Urzeit für den Versand festlegen. Für einen späteren Versand vorgesehene Nachrichten legt Mail in das Postfach „Später senden“ unter „Favoriten“. Sobald alle geplanten E-Mails abgeschickt worden sind, verschwindet dieses Postfach wieder.

Außerdem lässt sich einstellen, dass E-Mails grundsätzlich mit einer kleinen Verzögerung verschickt werden. Das ermöglicht es, das Absenden noch schnell abzubrechen. In den Einstellungen von Mail wählt man unter „Verfassen“ zwischen 10, 20 und 30 Sekunden Verzögerung aus. Dann blendet sich nach dem Absenden unten in der Seitenleiste „Senden widerrufen“ ein. Um den Versand abzubrechen, klickt man den Text an. Ist die Seitenleiste ausgeblendet, gibt es keinen Hinweis zum Abbrechen.

Schließt man das Fenster einer E-Mail, ohne sie abzusenden, lässt sie sich als Entwurf im Postfach „Entwürfe“ speichern. Um sie erneut zu bearbeiten und dann abzusenden, macht man in der Nachrichtenliste einen Doppelklick auf den Namen der E-Mail, um das Bearbeitungsfenster wieder zu öffnen.