So empfangen Sie mit Apple Mail jede E-Mail korrekt

E-Mails empfangen

Mit einem Klick auf das Umschlagsymbol in der Symbolleiste oder mit Command (⌘)-Shift (⇧)-N holt man neue Nachrichten ab. Alternativ überträgt Mail die Post in bestimmten Zeitabständen selbstständig. Das Intervall legt man in den Einstellungen von Mail unter „Allgemein“ im Aufklappmenü bei „Nach neuen E-Mails suchen“ fest. Standardmäßig ist hier „Automatisch“ eingestellt.

Neu eingetroffene Nachrichten werden durch einen Ton signalisiert. Diesen kann man ebenfalls unter „Allgemein“ ändern oder ausschalten. Und über das Aufklappmenü „Mitteilungen bei neuen Nachrichten“ bestimmt man, bei welchen E-Mails eine Mitteilung erfolgen soll. Wählt man hier beispielsweise „Kontakte“, wird man nur benachrichtigt, wenn der Absender im Adressbuch eingetragen ist. Ganz ausschalten lassen sich die Benachrichtigungen nur in der Systemeinstellung „Mitteilungen“.

Neue Nachrichten landen im Eingangspostfach. Noch nicht gelesene E-Mails sind in der Nachrichtenliste mit einem blauen Punkt gekennzeichnet. Neben dem Eingangspostfach und dem Namen des E-Mail-Providers in der Seitenleiste wird die Anzahl der ungelesenen Nachrichten angezeigt. Auch das Programmsymbol von Mail im Dock zeigt die Zahl der ungelesenen Nachrichten an. In den Einstellungen von Mail lässt sich unter „Allgemein“ festlegen, ob dabei nur das Eingangspostfach oder ob alle Postfächer berücksichtigt werden sollen. Letzteres ist dann sinnvoll, wenn man mithilfe von Regeln eingegangene E-Mails automatisch in andere Postfächer verschieben lässt.

Sobald man eine Nachricht in der E-Mail-Liste anklickt, wird ihr Inhalt angezeigt und die E-Mail als gelesen eingestuft. Der Status lässt sich auch wieder ändern. Dazu wischt man auf dem Trackpad oder der Magic Mouse in der E-Mail-Liste über der Nachricht nach rechts und klickt auf „Ungelesen“. In der Spaltendarstellung gibt es diese Geste nicht. Alternativ nimmt man den Befehl „Als ungelesen markieren“ im Kontextmenü.

Wichtige Absender

Um bei vielen eingehenden E-Mails besonders wichtige Nachrichten nicht zu übersehen, lassen sich wichtige Absender zu VIPs machen. Die von diesen stammenden E-Mails werden dann in einem Postfach „VIPs“ unter „Favoriten“ aufgelistet. Dabei handelt es sich um ein intelligentes Postfach, das wie eine gespeicherte Suche funktioniert. Die Nachrichten verbleiben im Eingang und werden unter „VIPs“ nur gesondert angezeigt. Um einen Absender zum VIP zu machen, klickt man mit einem Sekundärklick auf den Absendernamen und wählt im Kontextmenü „Zu VIPs hinzufügen“ aus. Für jede VIP gibt es jeweils einen Untereintrag im Postfach „VIPs“. Um das Postfach in der Seitenleiste einzublenden, klickt man auf das Plussymbol rechts neben „Favoriten“ und fügt es hinzu. Um ein VIP-Postfach zu entfernen, macht man einen Sekundärklick auf den Eintrag in der Seitenleiste und wählt im Kontextmenü „Aus den VIPs entfernen“ aus. Die Nachrichten gehen dadurch nicht verloren.

An E-Mails erinnern

Kann oder möchte man auf eine E-Mail nicht sofort antworten, kann man sich später an die Nachricht erinnern lassen. Dazu mach man einen Sekundärklick auf die E-Mail in der Nachrichtenliste und wählt im Kontextmenü „Erinnerung“ aus. Im Untermenü gibt es drei vorgegebene Alternativen, und über „Später erinnern“ kann man einen eigenen Zeitpunkt festlegen.

Mail legt dann unter „Favoriten“ in der Seitenleiste ein Postfach „Erinnerung“ an und listet dort die E-Mails auf, an die man erinnert werden möchte. Auch in diesem Fall handelt es sich um ein intelligentes Postfach, das die E-Mails nur anzeigt, sie aber im Eingangspostfach belässt. Zudem wird zum Erinnerungszeitpunkt die E-Mail im Eingangspostfach automatisch ganz nach oben geschoben und mit dem Label „Erinnerung“ gekennzeichnet, und man bekommt eine Mitteilung. Das Postfach „Erinnerung“ verschwindet wieder, sofern an keine anderen Nachrichten erinnert wird. Um eine Erinnerung zu ändern oder wieder aus einer Nachricht zu entfernen, öffnet man diese und klickt dann auf „Bearbeiten“. 

Eine weitere Möglichkeit, wichtige E-Mails zu kennzeichnen, ist die Markierung. Man fügt sie einer E-Mail entweder im Nachrichtenfenster über das Markierungssymbol in der Symbolleiste hinzu oder macht einen Sekundärklick in der Nachrichtenliste auf die E-Mail und wählt dort eine Markierung aus.

In der Seitenleiste kann man den Favoriten das Postfach „Markiert“ hinzufügen, indem man rechts neben „Favoriten“ auf das Plussymbol klickt. Dort werden dann die markierten Nachrichten aufgelistet, die wie bei den VIPs und den Erinnerungen aber im Eingangspostfach verbleiben. Für die Markierungen gibt es unterschiedliche Farben, die dann als Untereintrag im Postfach „Markiert“ angezeigt werden. Hat man zwei oder mehr Markierungen verwendet, kann man den Namen in der Seitenleiste anklicken und dann neu benennen.

E-Mails beantworten

Möchte man eine E-Mail beantworten, klickt man in der Symbolleiste auf den nach links weisenden geschwungenen Pfeil oder wählt in der Nachrichtenliste im Kontextmenü der E-Mail „Antworten“ aus. Hatte die E-Mail mehrere Empfänger, lässt sich die Antwort über „Allen antworten“ im Kontextmenü oder einen Klick auf den nach links weisenden Doppelpfeil in der Symbolleiste an alle anderen Empfänger versenden. Die beiden Symbole lassen sich auch im Nachrichtenfenster einblenden, wenn man den Mauszeiger auf die Trennlinie zwischen Kopf und Text der E-Mail bewegt.

Mail setzt standardmäßig den Text der Originalnachricht als Zitat in die Antwort ein. Soll dies nicht geschehen, deaktiviert man „Text der Original-E-Mail als Zitat einsetzen“ in den Vorgaben von Mail unter „Verfassen“. Lässt man das Zitieren zu, sollte man zusätzlich „Zitatebene erhöhen“ ankreuzen, was Mail dazu veranlasst, das Zitat mit einer blauen, senkrechten Linie zu kennzeichnen und einzurücken.

Andere E-Mail-Programme verwenden auch andere Kennzeichnungen: Dort sieht das Zitat dann eventuell anders aus. Sinnvoll ist zudem, die Option „Ausgewählten Text einsetzen, sonst ganzen Text“ zu aktivieren (das ist der Standard). Dann kann man in einer eingegangenen E-Mail den Teil des Textes markieren, der zitiert werden soll, und erst dann auf „Antworten“ klicken. Dann wird nur der markierte Text in die Antwort eingesetzt.

Eingegangene E-Mails lassen sich weiterleiten oder umleiten. Die Befehle findet man im Kontextmenü einer E-Mail in der Nachrichtenliste oder nimmt entsprechende Symbole in die Symbolleiste auf. Der Unterschied zwischen Weiterleiten und Umleiten besteht darin, dass bei weitergeleiteten E-Mails die Adresse des Weiterleitenden als Absender erscheint, vor dem Betreff der Zusatz „Wtr:“ eingefügt wird und die weitergeleitete Nachricht als Zitat nach dem Text „Anfang der weitergeleiteten Nachricht:“ eingefügt ist. Beim Umleiten wird die unveränderte ursprüngliche Nachricht verschickt mit einem entsprechenden Hinweis darauf, von wem und an wen sie umgeleitet wurde. Außerdem lässt sich eine Nachricht als Anhang einer neuen E-Mail verschicken.

Konversationen

Eine überaus nützliche Funktion, um den Überblick über die elektronische Korrespondenz zu behalten, sind die ​Konversationen. Dabei fasst Mail alle zu einem Briefwechsel gehörenden E-Mails zusammen und stellt sie im Nachrichtenfenster untereinander in der richtigen Reihenfolge dar. Dazu sind zwei Einstellungen notwendig: Zum einen muss man in den Einstellungen von Mail unter „Darstellung“ bei „Anzeige von Konversationen“ die Option „Zugehörige E-Mails einbeziehen“ markieren, und zum anderen im Menü „Darstellung > Nach Konversationen ordnen“ aktivieren.

Klickt man dann beispielsweise eine E-Mail im Eingangs- oder im Ausgangspostfach an, erscheinen alle damit verknüpften Nachrichten im Nachrichtenfenster, egal, in welchem Postfach sie abgelegt sind. Nachrichten, die in einem anderen Postfach gefunden wurden, kennzeichnet Mail entsprechend. In den Einstellungen lässt sich unter „Darstellungen“ zudem festlegen, ob die neueste E-Mail der Konversation oben in der Liste angeordnet werden soll. Die Konversationen funktionieren auch in jedem anderen Postfach, auch in intelligenten Postfächern.

Anhänge bearbeiten

An eine E-Mail angehängte Dateien werden in der Nachricht mit einem Dateisymbol dargestellt. Bilder, Filme sowie PDF-Dateien mit nur einer Seite sind als Vollansicht zu sehen. Um sich den Inhalt einer als Symbol angezeigten Datei anzusehen, ohne sie mit einem Programm zu öffnen, markiert man das Symbol und drückt die Leertaste oder ruft „Übersicht des Anhangs“ im Kontextmenü auf. Das klappt bei vielen Dateiformaten. Nochmaliges Drücken der Leertaste schließt die Übersicht wieder. Auf keinen Fall sollte man Anhänge als Übersicht darstellen lassen oder sie gar öffnen, wenn man den Absender der E-Mail nicht kennt oder den Verdacht hegt, dass es sich um eine gefälschte Nachricht handelt.

Um einen Anhang mit einer Anwendung zu öffnen, nimmt man entweder „Anhang öffnen“ oder „Öffnen mit“ im Kontextmenü des Dateisymbols beziehungsweise der Vollansicht. Im ersten Fall wird die Datei mit dem dafür zuständigen Standardprogramm geöffnet, im zweiten Fall kann man sich eine Anwendung aussuchen. Zum Öffnen mit dem Standardprogramm genügt auch ein Doppelklick. Um einen Anhang zu sichern, ohne ihn zu öffnen, bietet das Kontextmenü die Optionen „Anhang sichern“ (dann lässt sich der Zielordner auswählen) und „Im Downloads-Ordner sichern“.

Diesen Ordner bestimmt man in den Einstellungen von Mail unter „Allgemein“. Standardmäßig ist es der Ordner „Downloads“ im eigenen Privatordner. Zudem unterstützt Mail die Funktion „Teilen“. Über diese Option kann man Anhänge beispielsweise den Notizen hinzufügen oder per Air Drop an ein anderes Gerät senden. Bei Bildern und Filmen gibt es die Option „Nach Fotos exportieren“. Alternativ speichert man die Anhänge über das Büroklammersymbol, das sich einblendet, wenn man den Mauszeiger auf die Trennlinie zwischen dem Inhalt der Nachricht und dem Kopf (Header) der Nachricht bewegt. Man klickt das Symbol an, wählt „Alles sichern“ oder den Dateinamen im Einblendmenü aus und bestimmt den Zielordner.

In den Einstellungen von Mail lässt sich unter „Accounts > Accountinformationen“ festlegen, ob Mail alle, nur die neuesten oder gar keine Anhänge auf den Mac laden soll. Welchen Zeitraum Mail dabei berücksichtigt ist aber nicht dokumentiert. Nicht geladene Anhänge sind in der Nachricht mit einem Symbol gekennzeichnet, über das man sie per Mausklick auf den Mac überträgt. Bilder, Videos und PDFs landen aber immer auf dem Mac, egal, welche Einstellung man vornimmt.