Apple Mail: E-Mails suchen und verwalten – Spam den Garaus machen

Werbung vermeiden

Nicht jede Post ist willkommen, denn unter den eingehenden Sendungen findet sich auch unerwünschte Werbung (Spam). Die E-Mail-Provider versuchen, Werbesendungen erst gar nicht zuzustellen oder zumindest schon vorab als Werbung zu kennzeichnen. Bei manchen Anbietern kann man auf deren Webseite eigene Einstellungen für den Spamfilter vornehmen. Darüber hinaus verfügt Mail über einen eigenen Spamfilter. Eingeschaltet wird er mit „Spamfilter aktivieren“ in den Einstellungen von Mail unter „Spam“. Entweder belässt Mail die Werbung im Eingangspostfach, markiert sie aber als Werbung (Als Spam markieren, aber im Posteingang belassen), oder verschiebt sie in das Postfach „Spam“ (In das Postfach für Spam bewegen).

Damit E-Mails von Personen, die im Adressbuch gespeichert sind, nicht versehentlich als Spam aussortiert werden, markiert man „Absender der Nachricht befindet sich in meinen Kontakten“, und mit „Absender ist in meiner Liste ‚Vorherige Empfänger‘“ verhindert man, dass Nachrichten von Personen aussortiert werden, an die man schon E-Mails gesendet hat. Außerdem sollte man „Mail-Header für Spam in E-Mails vertrauen“ aktivieren. Dann erkennt Mail eine im Kopf einer Nachricht durch den E-Mail-Provider hinzugefügte Werbekennzeichnung und ordnet die E-Mail entsprechenden ein.

Thomas Armbrüster

Im Postfach „Spam“ abgelegte Werbesendungen löscht man über „Spam löschen” im Kontextmenü des Postfachs oder per Tastenkombination Command (⌘)-Option (⌥)-J. Außerdem löscht Mail die Werbung automatisch nach einem bestimmten Zeitraum, die Einstellungen sind für jeden Account in den Vorgaben von Mail unter „Postfach-Verhalten“ zu finden.  Versehentlich im Postfach „Spam“ gelandete Nachrichten legt man in das Eingangspostfach zurück, wozu man auf das Symbol „Kein Spam“ in der Symbolleiste klickt.  Findet man im Eingangspostfach Werbung, die Mail nicht selbst erkannt hat, sollte man sie als Spam kennzeichnen, da der Werbefilter dadurch lernt. Dazu klickt man entweder auf das Symbol „Spam“ in der Symbolleiste der Nachricht oder ruft „In Spam bewegen“ im Kontextmenü in der E-Mail-Liste auf. 

Thomas Armbrüster

Eine weitere Maßnahme gegen unerwünschte Post ist das Blockieren eines Absenders. Den dafür zuständigen Befehl findet man im Kontextmenü einer E-Mail in der Nachrichtenliste. Alle blockierten Adressen sind in den Einstellungen von Mail unter „Spam > Blockiert“ aufgelistet. Dort lässt sich zudem festlegen, ob blockierte Nachrichten nur als solche gekennzeichnet werden oder automatisch im Papierkorb landen sollen.

Thomas Armbrüster

E-Mails archivieren

In den Postfächern für die eingehende und die ausgehende Post sammeln sich oft viele Nachrichten an, was trotz der Suchmöglichkeiten schnell unübersichtlich werden kann. Wer noch nicht bereit ist, sich ein System mit Postfächer zum Sortieren der E-Mails einzurichten, kann zumindest zu zwei einfach anwendbaren Hilfsmittel greifen, um diese Postfächer zu entlasten: Archivieren und Löschen. Nachrichten, die man zwar nicht wegwerfen, aber auch nicht aktuell braucht, verschiebt man in das Postfach „Archiv“, wobei jeder IMAP-Account ein eigenes Archiv hat. Das geht über den Befehl „Archivieren“ im Kontextmenü in der Nachrichtenliste, über das Symbol „Archivieren“ in der Symbolleiste oder per Tastenkombination Command (⌘)-Control (⌃)-A. 

Thomas Armbrüster

E-Mails löschen

Nachrichten, die man ganz bestimmt nicht mehr braucht, löscht man möglichst sofort. Das geht per Wischgeste nach links auf dem Trackpad oder der Magic Mouse in der Nachrichtenliste und dem Klick auf „Löschen“, durch einen Klick auf den Papierkorb in der Symbolleiste oder mit der Rückschritttaste. Diese E-Mails liegen dann im Papierkorb, den man dann noch ausleeren muss, um sie endgültig los zu werden. Mail kann dies automatisch nach einer bestimmten Zeit erledigen, was man in den Einstellungen des Programms unter „Accounts > Postfachverhalten“ festlegt. Manuell geht es am schnellsten mit der Tastenkombination Command (⌘)-Shift (⇧)-Rückschritttaste. Um die Rückfrage zu übergehen, nimmt man noch Option (⌥) hinzu. Außerdem gibt es den Befehl „Gelöschte Objekte endgültig löschen“ im Kontextmenü des Papierkorbs in der Seitenleiste.

Thomas Armbrüster

Weitere Postfächer

Um die Nachrichten zu verwalten und zu sortieren, kann man weitere Postfächer anlegen. Dazu wählt man im Menü „Postfach > Neues Postfach“ aus. Nun kann man auswählen, ob das neue Postfach auf dem IMAP-Server eines Accounts oder lokal angelegt werden soll und benennt es. In der Seitenleiste ordnet Mail diese dann entweder unter „Lokal“ oder unter der Bezeichnung des Accounts in der Seitenleiste ein. Alternativ bewegt man den Mauszeiger in der Seitenleiste neben den Namen eines E-Mail-Kontos und klickt auf das sich einblendende Plus-Symbol. Es lassen sich auch Unterordner in den Postfächern erstellen. Man wählt dazu das übergeordnete Postfach im Dialogfenster aus.

Lokal auf dem Mac eingerichtete Postfächer eignen sich für die Post, die aktuell nicht mehr auf den anderen Geräten benötigt wird oder wenn auf dem Server der Speicherplatz knapp ist. Denn sobald man E-Mails in lokale Postfächer verschiebt, werden sie vom Server gelöscht und sind nur noch lokal vorhanden. Das Verschieben erledigt man per Drag-and-drop in ein Postfach in der Seitenleiste oder verwendet den Befehl „Bewegen in“ im Kontextmenü. Man kann auch mehrere E-Mails markieren und gemeinsam verschieben oder bewegen.

Thomas Armbrüster

Postfächer lassen sich auch wieder löschen. Man macht einen Sekundärklick (rechte Maustaste) auf ein Postfach und wählt im Kontextmenü „Postfach löschen“ aus. Dabei werden aber auch alle dort gespeicherten E-Mails gelöscht, worauf man nochmals ausdrücklich hingewiesen wird. Werden in einem Postfach die Nachrichten nicht richtig oder nicht vollständig angezeigt, lässt sich das Problem mit dem Befehl „Wiederherstellen“ im Menü „Postfach“ meist beheben. Dazu markiert man das fragliche Postfach und ruft den Befehl auf.

Thomas Armbrüster

Intelligente Postfächer

Die intelligenten Postfächer sind im eigentlichen Sinn keine Postfächer, da dort keine Nachrichten gespeichert werden. Sondern es handelt sich wie bei den intelligenten Ordnern im Finder um eine gespeicherte Suche. Man legt die Kriterien fest, und das intelligente Postfach listet dann alle Nachrichten auf, die den Kriterien entsprechen. Um ein intelligentes Postfach anzulegen ruft man im Menü „Postfach > Neues intelligentes Postfach“ auf. Gibt es schon intelligente Postfächer, kann man auch den Mauszeiger in der Seitenleiste auf „Intelligente Postfächer“ bewegen und auf das sich einblendende Plussymbol klicken. Nun wählt man im sich öffnenden Fenster ein Kriterium aus. Um weitere Kriterien festzulegen, klickt man dort auf das Plussymbol. Dann muss man noch auswählen, ob alle Kriterien gleichzeitig zutreffen müssen oder jeweils nur eine der Bedingungen. Außerdem lässt sich festlegen, ob auch die Nachrichten im Postfach „Gesendet“ und im Papierkorb berücksichtigt werden sollen.

Thomas Armbrüster

Intelligente Postfächer ordnet Mail in der Seitenleiste unter der gleichnamigen Bezeichnung ein. Standardmäßig ist dort ein intelligentes Postfach „Heute“ zu finden, das anzeigt, welche Nachrichten man sich an diesem Tag angesehen hat. Braucht man diese Einstellung nicht, kann man sie ändern, wozu man im Kontextmenü des Postfachs „Intelligentes Postfach bearbeiten“ aufruft. Auch jedes andere intelligente Postfach lässt sich auf diese Weise nachträglich bearbeiten. Über das Kontextmenü lässt sich ein intelligentes Postfach mit „Postfach löschen“ zudem entfernen. Nachrichten gehen dabei, anders als bei normalen Postfächern, nicht verloren, worauf Mail nochmals in einem Dialogfenster hinweist.

Thomas Armbrüster

E-Mail-Anhänge löschen

Sichert man die Anhänge einer E-Mail in einem Ordner auf dem Mac oder in Fotos, bleiben diese aber weiterhin auch in Mail gespeichert und sind so doppelt auf dem Mac vorhanden. Dasselbe gilt für die Dateien und Bilder, die man selbst verschickt, da diese an ihrem Ursprungsort verbleiben und zusätzlich von Mail gespeichert werden. Von daher ist es sinnvoll, nicht mehr benötigte Anhänge in Mail zu löschen, um nicht unnötig Speicherplatz auf dem Mac zu belegen. Zum Löschen markiert man eine oder mehrere Nachrichten mit Anhängen und ruft im Menü „E-Mail > Anhänge entfernen“ auf. Der Vorgang lässt sich aber nicht mehr rückgängig machen.

Thomas Armbrüster

Regeln verwenden

Um sich das Verteilen der Nachrichten auf die einzelnen Postfächer zu erleichtern, lassen sich Regeln definieren, die beim Zutreffen der Kriterien Aktionen auslösen. So kopiert Mail beispielsweise Nachrichten mit bestimmten Absenderangaben automatisch in das dafür angegebene Postfach, hebt sie farblich hervor oder löscht sie automatisch. Die Regeln legt man in den Einstellungen von Mail unter „Regeln“ fest. Am besten öffnet man zuvor eine Nachricht mit dem betreffenden Absender, diese Angaben sind dann schon im Eingabefeld eingetragen. Bei den Regeln müssen entweder alle Kriterien zutreffen, die man definiert, oder jeweils nur eine der Bedingungen. Im Menü „E-Mail“ gibt es zu dem den Befehl „Regeln anwenden“ um eine Regel manuell zu starten.

Thomas Armbrüster

E-Mail suchen

Klickt man in das Suchfeld von Mail und tippt die ersten Buchstaben eines Namens ein, listet Mail die passenden Personen auf. Das Feld lässt sich auch mit der Tastenkombination Command (⌘)-Option (⌥)-F aktivieren und dann der Begriff eintippen. Wählt man nun die passende Person in den Suchvorschlägen aus, kann man über das kleine Aufklappmenü im Suchfeld vor dem Namen entscheiden, ob nur die von der Person stammenden (Von) oder nur diejenigen an diese gesendeten (An) Nachrichten aufgelistet werden sollen. Außerdem steht noch „Nachricht“ als Kriterium zur Verfügung, dann sucht Mail auch im Inhalt. Passt zum Suchbegriff auch ein Thema (darunter versteht Mail den Betreff und den Inhalt einer Nachricht) oder der Namen eines Anhangs, werden auch diese Optionen in den Suchvorschlägen aufgelistet und man klickt die passende Option an.

Thomas Armbrüster

Nach Monaten und Jahren lässt sich ebenfalls suchen. Ein Monatsname oder ein Jahr befördert alle Nachrichten zu Tage, die in diesem Zeitraum eingegangen oder versendet wurden, wenn man im Menü mit den Suchvorschlägen das kleine Kalendersymbol anklickt. Man kann auch nach „Heute“, „Letzte Woche“ oder „Letzter Monat“ suchen oder nach einen bestimmten Tag wie „14. Februar 2023“. Personensuche und Zeitsuche lassen sich zudem kombinieren. Hat man nach einer Person oder einem Datum gesucht und dazu das Personensymbol oder das Datumssymbol in den Suchvorschlägen angeklickt, tippt man im Suchfeld noch einen Personennamen oder ein Datum ein und wählt dann Personennamen oder Kalendersymbol in den Suchvorschlägen aus. Oder man kombiniert die Suche nach Person und Betreff oder Zeit und Betreff und kann diese Suche auch noch mit einer Personensuche kombinieren. Man kann in das Suchfeld auch normalen Text eingeben, wie etwa „emails von Halyna 2018“ oder „emails an Peter Januar 2023“. Und auch das funktioniert: „emails mit betreff imac an peter müller 2020“. 

Thomas Armbrüster

Mail sucht standardmäßig in allen Postfächern. Sollen auch der Papierkorb und die Werbung durchsucht werden, muss man dies in den Einstellungen von Mail unter „Allgemein“ ankreuzen. Möchte man nur ein bestimmtes Postfach durchsuchen, markiert man es, bevor man die Suche startet, oder markiert es nachträglich. Mail wechselt dann das Suchgebiet. Leider kann Mail keine Unterpostfächer durchsuchen, wenn man ein übergeordnetes Postfach ausgewählt hat. Man kann aber mehrere Unterpostfächer markieren und diese dann durchsuchen. Benötigt man eine bestimmte Suche öfters, klickt man auf „Suche sichern“. Dann öffnet sich das Fenster zum Anlegen eines intelligenten Postfachs mit den bei der Suche verwendeten Kriterien. Um eine Suche zu beenden, klickt man auf das Kreuzsymbol rechts im Suchfeld oder nimmt die Taste esc.

Thomas Armbrüster