Pages am Mac für Profis – der ultimative Ratgeber

Der wesentliche Unterschied zwischen Textverarbeitung und Layout in Pages besteht darin, dass man im Layout Texte, Bilder, Tabellen und andere Objekte frei auf den Seiten anordnet, während im Textmodus der Text automatisch von Seite zu Seite fließt und die Objekte innerhalb des Textes platziert werden, entweder mitfließend oder fest an eine Seitenposition gebunden. Mit wenigen Ausnahmen sind die Bearbeitungswerkzeuge für den Text und die Objekte im Textmodus und im Layout gleich. Im Layout gibt es jedoch keine Fußnoten, Lesezeichen und Abschnitte und es lässt sich auch kein Inhaltsverzeichnis im Dokument platzieren.

Die Arbeitsumgebung

Das Fenster von Pages gliedert sich in drei Bereiche: in der Mitte das Dokument, rechts das Infofenster mit den Bearbeitungswerkzeugen und links die Seitenleiste mit den Seitenminiaturen beziehungsweise dem Inhaltsverzeichnis. Die Miniaturen und das Inhaltsverzeichnis lassen sich alternativ über das Symbol „Darstellung“ in der Symbolleiste einblenden. Wählt man „Nur Dokument“, verschwindet die Seitenleiste. Das Infofenster blendet Pages aus, wenn rechts in der Symbolleiste weder „Dokument“ noch „Format“ angeklickt ist. Außerdem gibt es Befehle zum Ein- und Ausblenden der Miniaturen, des Inhaltsverzeichnisses und des Infofensters im Menü „Darstellung“.

Die Symbolleiste von Pages lässt sich wie in vielen anderen Anwendungen bearbeiten, den Befehl „Symbolleiste anpassen“ findet man sowohl im Kontextmenü der Symbolleiste, das man mit einem Sekundärklick (rechte Maustaste) in der Symbolleiste aufruft, oder im Menü „Darstellung“. Um Symbole aus der Leiste zu entfernen oder um sie hinzuzufügen, zieht man sie mit der Maus heraus beziehungsweise in die Leiste hinein.

Unterhalb der Symbolleiste blendet Pages die Tab-Leiste ein, wenn man mehrere Dokumente oder Vorlagen öffnet und in der Systemeinstellung „Allgemein“ die Option „Tabs bevorzugen“ auf „immer“ eingestellt ist. In macOS Ventura ist diese Einstellung in der Systemeinstellung „Schreibtisch & Dock“ zu finden. Ist nur ein Dokument geöffnet, lässt sich die Tab-Leiste über das Menü „Darstellung“ ein- und ausblenden. Zwischen den Tabs wechselt man entweder durch einen Klick auf den jeweiligen Tab oder nimmt das Tastenkürzel Control (^)-Tabulatortaste (⇥).

Oberhalb des Dokumentbereichs blendet man mit „Darstellung > Lineal(e) einblenden“ oder mit Command(⌘)-R das Lineal ein. Bei einem Layoutdokument gibt es auch ein senkrechtes Lineal. Soll letzteres auch in einem Textdokument zu sehen sein, aktiviert man in den Vorgaben von Pages unter „Lineale“ die Option „Beim Einblenden von Linealen das vertikale Lineal anzeigen“. Aus den Linealen lassen sich mit gedrückter Maustaste Hilfslinien herausziehen, um an diesen Objekte wie Formen, Textrahmen oder Bilder auszurichten. Die Hilfslinien sind magnetisch, die Objekte richten sich automatisch an ihnen aus, wenn man sie in die Nähe einer Hilfslinie zieht. In einem Textdokument muss man die Hilfslinien im waagerechten Lineal links oder rechts von den Symbolen für den Seitenrand herausziehen, denn andernfalls setzt man per Mausklick einen Tabstopp. Hilfslinien lassen sich über das Menü „Darstellung > Hilfslinien“ ein- und ausblenden. Dort ist im Untermenü auch der Befehl zu finden, um alle Hilfslinien auf einer Seite zu löschen.

Mit dem Befehl „Layout einblenden“ im Menü „Darstellung“ blendet man für ein Dokument die Begrenzungen der Kopf- und Fußzeilen ein, sofern diese in den Dokumenteinstellungen nicht ausgeschaltet sind. Im Textdokument sind zudem die Dokumentränder zu sehen, welche den Bereich für den Fließtext bestimmen. Sofern nicht deaktiviert, blenden sich Kopf- und Fußzeilen zudem automatisch ein, wenn man den Mauszeiger an den oberen oder unteren Seitenrand bewegt.

Die Darstellung des Dokumentinhalts lässt sich vergrößern und verkleinern. Das geht mit den Tastenkürzeln Command(⌘)-: (Doppelpunkt) und Command(⌘)-; (Semikolon). Die Ansicht verändert sich dabei stufenweise von 25 % bis 400 %. Über das Symbol „Zoomen“ in der Symbolleiste kann man eine Vergrößerungsstufe direkt auswählen. Dort sind außerdem Befehle zu finden, um die Seite horizontal oder vertikal in das Fenster einzupassen und um Doppelseiten nebeneinander darzustellen. Ist im Dokument ein Objekt markiert (Bild, Textrahmen, Form, Tabelle), kann man mit dem Tastenkürzel Command(⌘)-Shift (⇧)-0 (Null) direkt auf dieses zoomen. Ist das Objekt jedoch mit der Option „In Text eingebunden“ im Fließtext positioniert, funktioniert das Tastenkürzel nicht.

Vorlagen

Standardmäßig öffnet Pages beim Starten des Programms und beim Aufrufen des Befehls „Ablage > Neu“ das Fenster mit den Vorlagen. Die Vorlagen sind nach Themenbereichen wie „Berichte“, „Briefe“ und „Bücher“ gegliedert, sodass sich passende Vorlagen schnell finden lassen. Ob es sich bei einer Vorlage um ein Text- oder um ein Layoutdokument handelt, sieht man aber erst nach dem Öffnen. Am schnellsten lässt sich der Unterschied erkennen, wenn man rechts in der Symbolleiste auf „Dokument“ klickt. Blenden sich dann rechts im Infofenster mit den Formatierungswerkzeugen die Optionen „Dokument“, „Abschnitt“ und „Lesezeichen“ ein, ist es ein Textdokument. Erscheint nur „Dokument“, ist es eine Layoutvorlage. Zudem ist bei einem Layout unter „Dokument“ die Option „Dokumentinhalt“ nicht markiert.

Deaktiviert man in einem Textdokument „Dokumentinhalt“, wird es in ein Layoutdokument umgewandelt, wobei jedoch der gesamte Fließtext und alle im Text mit der Einstellung „In Text eingebunden“ platzierten Objekte verloren gehen. Es blendet sich zuvor ein entsprechender Warnhinweis ein. Wandelt man ein Layoutdokument in ein Textdokument um, indem man „Dokumentinhalt“ aktiviert, geht dies ohne größere Verluste.

Soll anstatt der Vorlagenauswahl immer eine bestimmte Vorlage geöffnet werden, wenn man Pages startet oder ein neues Dokument erstellt, markiert man in den Voreinstellungen von Pages unter „Allgemein“ die Option „Vorlage verwenden“ und wählt über „Vorlage ändern“ die gewünschte Vorlage aus. Um bei dieser Voreinstellung eine andere Vorlage für ein neues Dokument auszuwählen, hält man beim Öffnen des Menüs „Ablage“ die Taste „Option“ (⌥) gedrückt, woraufhin sich der Befehl „Neu“ in „Neu aus einer Vorlage“ verändert. Oder man nimmt die Tastenkombination Command (⌘)-Option (⌥)-N, um die Vorlagenauswahl zu öffnen. In den Voreinstellungen lässt sich unter „Allgemein“ zudem eine Standardschrift und eine Schriftgröße festlegen, die Pages in leeren Textdokumenten verwendet.

Einen Platzhaltertext in einer Vorlage klickt man an und überschreibt ihn. Bei einem Text in einem Textrahmen aktiviert man per Mausklick zuerst den Rahmen und dann den Text. Anstatt einen Text einzutippen, kopiert man Text in einem anderen Dokument in die Zwischenablage, markiert den Platzhaltertext in Pages und fügt den Text aus der Zwischenablage ein. Damit der Text die Formatierung des Platzhalters übernimmt, setzt man ihn mit „Bearbeiten > Einsetzen und Stil anpassen“ ein (Command (⌘)-Option (⌥)-Shift (⇧)-V). Ein Platzhalterbild ersetzt man per Drag-and-drop eines Bildes aus dem Finder oder aus der Medienpalette von Pages. Diese lässt sich schnell mit einem Klick auf das rechts unten im Platzhalterbild eingeblendete Symbol öffnen. In der Palette hat man Zugriff auf alle Bilder und Filme aus der Systemfotomediathek von Fotos.

Um eine eigene Vorlage anzulegen, erstellt man ein neues Text- oder Layoutdokument, in dem man eine (leere) Vorlage bearbeitet oder verändert. Um Texte beziehungsweise Bilder als Platzhalter zu definieren, markiert man sie und ruft „Format > Erweitert > Als Platzhaltertext festlegen“ beziehungsweise „Als Medienplatzhalter definieren“ auf. Anschließend speichert man mit „Ablage > Als Vorlage sichern“ das Dokument und klickt im sich einblendenden Fenster auf „Zur Vorlagenauswahl hinzufügen“. Es ist dann unter „Meine Vorlagen“ in der Vorlagenauswahl zu finden. Um eigene Vorlagen wieder zu löschen, klickt man sie in der Vorlagenauswahl mit der rechten Maustaste an und wählt „Löschen“ aus dem Kontextmenü aus.

Dokumenteinstellungen

Erstellt man ein neues Dokument auf der Basis einer leeren Vorlage, legt man als Erstes die Dokumenteinstellungen fest und klickt dazu rechts in der Symbolleiste auf „Dokument“. Zu den Einstellungen gehören bei einem Textdokument das Papierformat, die Seitenausrichtung (Hoch- oder Querformat), die Ränder des Fließtextes zum Papierrand (Dokumentränder), der Abstand von Kopf- und Fußzeile zum Papierrand oben und unten (der seitliche Abstand wird durch die Dokumentränder festgelegt) sowie die Einstellung, ob Doppelseiten verwendet werden sollen. Auch die Silbentrennung und das Verwenden von Ligaturen gehören zu den Dokumentvorgaben. Beides lässt sich für einen oder mehrere markierte Absätze unter „Format > Text > Mehr“ aber auch ausschalten. Für ein einzelnes Wort lässt sich die Silbentrennung dagegen nicht deaktivieren.

Bei einem Layoutdokument gibt es keine Einstellungen für die Dokumentränder, sondern nur für die Ränder der Kopf- und Fußzeilen. Die anderen Objekte wie Textrahmen, Bilder und Tabellen werden frei platziert. Die Option „Linke/rechte Seite verschieden“ legt bei einem doppelseitigen Layoutdokument fest, dass es unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen auf den rechten und linken Seiten haben kann. Bei einem doppelseitigen Textdokument findet man diese Einstellung unter „Dokument > Abschnitt“. Jedes Textdokument hat mindestens einen Abschnitt. Unterteilt man ein Textdokument in mehrere Abschnitte über „Einfügen > Abschnittsumbruch“, können die Abschnitte unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen, Spaltenzahlen und Seitennummerierungen haben. Dazu deaktiviert man „Wie im vorherigen Abschnitt“ für einen Abschnitt. Bei einem Layoutdokument kann jede Seite unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen haben, wenn man „Wie auf vorheriger Seite“ ausschaltet.

Absatzstile

Jedem Text ist immer ein Absatzstil zugeordnet, unabhängig davon, ob es sich um den Fließtext in einem Textdokument oder um einen Text in einem Textrahmen im Layout handelt. Je nach der verwendeten Dokumentvorlage sind unterschiedliche Absatzstile in einem Dokument vorgegeben. Absatzstile wirken sich immer auf einen kompletten Absatz aus, also jeweils bis zur nächsten Zeilenschaltung. Wobei der Absatz auch nur aus einer einzigen Zeile bestehen kann, beispielsweise bei einer Überschrift. Ein Absatzstil umfasst die Schrift, die Schriftgröße, den Zeilenabstand, den Abstand zwischen den Absätzen, die Textausrichtung (linksbündig, rechtsbündig, zentriert oder Blocksatz) sowie die Einzüge, die Tabstopps und die Absatzlinien. Zudem lässt sich festlegen, dass keine Einzelzeilen eines Absatzes unten oder oben auf einer Seite oder in einem Textrahmen stehen dürfen oder dass ein Absatz immer mit dem nachfolgenden Absatz gekoppelt bleibt, sinnvoll beispielsweise bei Überschriften. Pages bezeichnet das als Absatzumbruch.

Absatzstile sorgen zum einen dafür, dass alle Absätze, die mit derselben Stilvorlage formatiert werden, identisch aussehen. Zum anderen machen sie Änderungen einfach, vor allem in langen Dokumenten. Denn sobald man eine Stilvorlage ändert, wirkt sich das automatisch auf alle anderen Absätze aus, die dieselbe Stilvorlage verwenden. Auch Inhaltsverzeichnisse werden auf der Basis von Absatzstilen erstellt.

Um einem Text eine Absatzstilvorlage zuzuweisen, genügt es, wenn sich die Texteinfügemarke im Absatz befindet. Dann wählt man oben im Infofenster „Format > Text“ nach einem Klick in das Feld mit den Absatzstilen einen Stil aus. Um eine Absatzstilvorlage zu ändern, markiert man einen ganzen Absatz mit einem Dreifachklick und nimmt dann die Änderungen vor. Die Einstellungen für die Schrift, die Ausrichtung und die Abstände sind unter „Stil“ zu finden, diejenigen für die Einzüge, die Tabstopps und die Absatzlinien unter „Layout“. Und unter „Mehr“ findet man die Einstellungen für den Absatzumbruch und die absatzbasierte Silbentrennung. Hat man etwas geändert, blendet sich rechts neben dem Namen der Stilvorlage der Button „Aktualisieren“ ein. Man klickt ihn an, um die Änderungen in die Stilvorlage zu übernehmen. Möchte man die Stilvorlage nicht ändern, sondern eine neue erstellen, klickt man stattdessen auf das nach unten weisende Dreieck und dann rechts oben im Menü „Absatzstile“ auf das Plussymbol.

Die neue Stilvorlage wird dem Menü hinzugefügt, der Name ist aktiviert und lässt sich überschreiben. Häufig benötigten Absatzstilen lässt sich auch eine Funktionstaste (F1 bis F8) zuweisen, sodass man sie schnell und bequem auf den markierten Text anwenden kann. Dazu öffnet man das Menü „Absatzstile“ mit einem Klick auf das Dreieck, bewegt den Mauszeiger über den Absatzstil, klickt auf das sich rechts einblendende Pfeilsymbol und wählt unter „Kurzbefehl“ eine der Funktionstasten aus. Nicht benötigte Absatzstile lassen sich löschen. Dazu klickt man ebenfalls auf das Pfeilsymbol und wählt im Menü „Stil löschen“ aus. Wird der Stil noch im Dokument verwendet, erscheint ein Fenster mit einem Hinweis, und man muss einen anderen Stil als Ersatz auswählen.

Zeichenstile

Neben den Absatzstilen gibt es die Zeichenstile. Diese betreffen die Schrift, die Schriftgröße, das Schriftformat wie fett oder kursiv, die Schriftfarbe sowie Einstellungen für den Zeichenabstand, die Schriftlinie und die Großschreibung. Letztere sind über den Button mit dem Zahnradsymbol im Infofenster „Text > Stil“ zu finden. Ein Zeichenstil wirkt sich nur auf den jeweils markierten Text aus beziehungsweise auf das Wort, in dem sich die Texteinfügemarke befindet. Man verwendet Zeichenstile dazu, um einen Text von seiner Umgebung abzuheben. Hervorhebungen lassen sich zwar auch über das Menü mit den Schriftstilen oder die Buttons für fett und kursiv einem markierten Text zuweisen. Bei diesem Vorgehen muss man dann aber alle Textstellen manuell bearbeiten, wenn man die Auszeichnungen ändern möchte. Nimmt man dagegen einen Zeichenstil, so genügt es, diesen zu ändern, um auch alle anderen mit diesem Stil versehenen Textstellen zu ändern.

Ein Zeichenstil muss nicht alle Merkmale umfassen, sondern kann beispielsweise nur die Eigenschaft „fett“ oder „kursiv“ oder eine Farbe beinhalten. Um einen der voreingestellten Zeichenstile zu verwenden, markiert man den Text und wählt einen Stil aus dem Menü aus. Um einen Zeichenstil zu ändern, wendet man ihn auf einen Text an und nimmt dann die Änderungen vor. Anschließend klickt man im Menü „Zeichenstile“ auf den Button „Aktualisieren“, der neben dem Stilnamen erscheint. Um einen neuen Zeichenstil anzulegen, klickt man rechts oben im Menü auf das Plussymbol und benennt den Stil. Wie bei den Absatzstilen lässt sich auch einem Zeichenstil eine Funktionstaste zuweisen, wozu man wie dort auf das Pfeilsymbol neben dem Stilnamen klickt und „Kurzbefehl“ im Menü auswählt. Zeichenstile werden beibehalten, wenn man auf einen Text einen neuen Absatzstil anwendet. Um alle Zeichenstile und manuelle Schriftänderungen in einem Absatz zu entfernen, wendet man den aktuell zugewiesenen Absatzstil erneut an.

Weitere Texteinstellungen

Eine grundlegende Einstellung für den Text ist neben der Schrift der Zeilenabstand. Im Infofenster sind unter „Text > Stil“ im Menü neben „Abstand“ vier Optionen verfügbar, vom einzeiligen bis zum doppelzeiligen Abstand. Diese Abstände passen sich proportional an die Schriftgröße an. Klickt man auf das Dreieck vor „Abstand“, gibt es weitere Optionen: Mit „Linien“ legt man ebenfalls einen proportionalen Zeilenabstand fest. Eine „1“ bedeutet einen einzeiligen Abstand, eine „2“ einen doppelzeiligen. Nimmt man die Option „Mindestens“, wird der Abstand in Punkt festgelegt. Auch dieser Abstand verändert sich automatisch, wenn man die Schrift vergrößert. Anders sieht es bei „Genau“ aus. Dieser Abstand bleibt immer gleich, unabhängig von der Schriftgröße. Vergrößert man die Schrift, können sich deshalb die Textzeilen überschneiden. Das passiert dagegen nicht bei der Einstellung „Zwischen“. Hier legt man einen festen Abstand zwischen den Textzeilen fest.

Anstatt Leerzeilen zwischen Absätzen einzufügen, beispielsweise zwischen einer Überschrift und dem anschließenden Text oder zwischen dem Fließtext und einer neuen Überschrift, ist man mit Absatzabständen wesentlich flexibler. So kann man den Überschriften sowohl einen Abstand nach oben als auch nach unten über einen Absatzstil verpassen. Gefallen dann später die Abstände nicht, braucht man nur die Stilvorlage zu ändern und alle Überschriften im Dokument werden automatisch angepasst. Leerzeilen müsste man dagegen jeweils manuell löschen oder hinzufügen.

Ein weiteres Gestaltungsmerkmal ist die Ausrichtung des Textes, die man über vier Symbole festlegt. Ein Text wird normalerweise linksbündig entweder mit Flatterkante auf der rechten Seite oder im Blocksatz gesetzt. Beim Blocksatz sollte zudem die Silbentrennung eingeschaltet sein, da sich sonst im Text zwischen einzelnen Wörtern unschöne Lücken ergeben können. Mit dem rechten Symbol unterhalb der Ausrichtung verschiebt man die linke Kante des Textes nach rechts, pro Klick um etwa 1,3 cm. Zurück geht es mit dem linken Symbol. Ausgangspunkt ist bei Fließtext der Dokumentrand, bei einem Textrahmen die Rahmenkante. Diese Einstellung wird nicht im Absatzstil gespeichert. Individuell lässt sich der Texteinzug unter „Layout“ einstellen und in der Absatzstilvorlage speichern. Hier kann man einen beliebigen Wert einstellen, und außerdem auch einen Einzug für den rechten Rand festlegen. Ferner lässt sich ein Einzug nur für die erste Zeile eines Absatzes definieren. Dieser wird dazu verwendet, um den Beginn eines neuen Absatzes hervorzuheben.

Absätze lassen sich auch durch Linien und Rahmen kennzeichnen. Linien stehen oberhalb und/oder unterhalb von Absätzen, Rahmen umranden den kompletten Absatz. Die Einstellungen „Rahmen & Linien“ findet man unter „Text > Layout“. Dort legt man Art, Stärke und Farbe der Linien fest sowie über die vier Symbole ihre Position. Über „Versatz“ bestimmt man den Abstand des Textes zur Linie. Um eine Absatzlinie zu entfernen, stellt man „Ohne“ im Aufklappmenü ein. Absatzlinien sind Bestandteil der zugrunde liegenden Absatzstilvorlage.

Listenstile

Um Aufzählungen (Listen) zu formatieren oder um Absätze zu nummerieren, gibt es eigene Stilvorlagen, die man unter „Stil > Listen & Punkte“ findet. Damit fügt man am Anfang eines Absatzes, der ein- oder mehrzeilig sein kann, entweder ein Symbol oder eine Nummerierung hinzu. Entweder schreibt man zuerst die Liste beziehungsweise den Text und wendet dann auf diese einen Listenstil an oder man stellt zuerst einen Stil ein und schreibt anschließend den Text. Nach jeder Zeilenschaltung wird dann wieder ein Symbol vor den Text gestellt oder es wird die Nummerierung fortgesetzt. Listenstile sind unabhängig vom jeweiligen Absatzstil. Man kann also den Absatzstil ändern, ohne den auf den Absatz angewendeten Listenstil zu beeinflussen.

Einige Listenstile sind in Pages vordefiniert und lassen sich im Menü „Listen & Punkte“ auswählen. Benötigt man mehr oder andere Einstellungen, klickt man auf das Dreieck vor „Listen & Punkte“. Zuerst wählt man aus, welche Art von Aufzählungszeichen man verwenden möchte. Die Einstellungen für Textzeichen und Bilder sind weitgehend gleich. Zuerst wählt man im Menü „Punkt“ beziehungsweise „Aktuelles Bild“ das gewünschte Symbol aus. Bei Bildern lässt sich über „Eigenes Bild“ auch ein eigenes Symbol verwenden, bei Textzeichen kann man eine Farbe festlegen. Über die beiden untersten Eingabefelder wird die Größe und die vertikale Position des Aufzählungszeichens bestimmt. Die Felder bei „Einzug“ bestimmen den Abstand des Zeichens vom Dokumentrand oder dem Textrahmen sowie den Abstand des Textes von der linken Kante des Aufzählungszeichens.

Bei „Zahlen“ hat man die Auswahl zwischen Ziffern und Buchstaben. Für diese lässt sich der Einzug des Zeichens, des Textes, die Größe und eine Farbe festlegen. Beginnend mit dem ersten Absatz werden jeweils alle folgenden Absätze automatisch durchnummeriert, also 1, 2, 3 oder A, B, C, wenn bei allen Absätzen „Bei vorheriger fortfahren“ markiert ist. Über das Feld „Beginnen bei“ lässt sich festlegen, mit welcher Zahl beziehungsweise welchem Buchstaben der erste Eintrag der Aufzählung beginnen soll. Dazu setzt man die Texteinfügemarke in den ersten Absatz, der nummeriert werden soll, und gibt einen Wert an. Listen lassen sich manuell sortieren. Dazu klickt man auf das Aufzählungszeichen (Symbol oder Nummer), um die Zeile zu markieren und kann sie dann per Maus nach oben oder unten innerhalb der Liste verschieben. Die Nummerierung passt sich automatisch an.

Zusätzlich zur einfachen Nummerierung gibt es die abgestufte Nummerierung. Mit dieser lassen sich bis zu fünf Ebenen anlegen. Dazu verschiebt man einen Absatz per Tabulatortaste oder über das Einzugssymbol unter „Ausrichtung“ eine Stufe weiter nach rechts und aktiviert „Abgestufte Nummerierung“. Dann erscheint auf der ersten Ebene beispielsweise eine „1“ und auf der zweiten Ebene eine „1.1“. Das geht dann bis „1.1.1.1.1“. Für jede Ebene muss die abgestufte Nummerierung aktiviert sein. Zudem kann man für jede Ebene ein anderes Zahlenformat auswählen. Das ist beispielsweise bei Buchstaben sinnvoll, denn sonst werden die Ebenen beispielsweise mit A, A.A und A.A.A bezeichnet.

Benötigt man andere Stilvorlagen für eine Liste als die vordefinierten, lassen sich eigene Vorlagen erstellen. Dazu wendet man zuerst einen Listenstil auf den Text an und nimmt die Einstellungen vor. Hinter dem Namen des Stils im Aufklappmenü blendet sich dann ein Sternsymbol ein. Nun klickt man auf das Aufklappmenü und kann jetzt entweder den zuvor gewählten Stil mit einem Klick auf „Aktualisieren“ neben dem Stilnamen ändern, oder man klickt auf das Plussymbol. Pages legt dann eine neue Stilvorlage an, die man benennt.

Mithilfe eines Listenstils lassen sich auch die Überschriften in einem Dokument nummerieren. Dazu weist man jeder Überschrift einen Listenstil mit einer Nummerierung zu und aktiviert die Option „Bei vorheriger fortfahren“. Das muss man bei jeder einzelnen Überschrift machen, da man den Listenstil nicht in die Stilvorlage für die Überschrift integrieren kann. Die Nummerierung passt sich automatisch an, wenn man eine neue Überschrift in den Text einfügt oder eine Überschrift löscht. Man darf diesen Listenstil aber nicht noch für andere Aufzählungen verwenden. Denn die Nummerierung der Überschriften wird berücksichtigt, wenn man auf der Basis der Überschriften ein Inhaltsverzeichnis erstellt und im Dokument platziert.

Textflusskontrolle

In einem Textdokument fließt der Text automatisch auf die nächste Seite, wenn er das Ende einer Seite erreicht hat. Richtet man Spalten ein, fließt der Text von der ersten in die nächste Spalte und dann von der letzten Spalte in die erste Spalte der folgenden Seite. Die Anzahl der Spalten legt man unter „Format > Text > Layout“ fest. Standardmäßig haben alle Spalten die gleiche Breite. Um andere Einstellungen vorzunehmen, klickt man auf das Dreieck vor „Spalten“. Deaktiviert man „Gleiche Spaltenbreite“, lässt sich die Breite für eine Spalte nach einem Doppelklick auf ihren Wert ändern, der andere Wert passt sich automatisch an. Außerdem kann man die Breite des Stegs bestimmen, ebenfalls nach einem Doppelklick auf den Wert. Ändert man eine Spaltenbreite, wenn „Gleiche Spaltenbreite“ markiert ist, werden automatisch die Stegbreite und die andere Spaltenbreite angepasst. Ändert man die Stegbreite, passen sich die Spaltenbreiten an. Spalten sollten nicht zu schmal sein, wenn man Blocksatz verwendet, denn sonst kann sich der Text nicht mehr einpassen, ohne unschöne Lücken zwischen den Wörtern einzufügen. Auf jeden Fall sollte in Spalten die Silbentrennung aktiviert sein, wenn man Blocksatz verwendet.

Soll ein Text ab einer bestimmten Stelle auf der nächsten Seite oder in der nächsten Spalte beginnen, fügt man über das Menü „Einfügen“ oder das gleichlautende Symbol in der Symbolleiste einen Seiten- beziehungsweise einen Spaltenumbruch in den Text ein. Auch wenn man einen Abschnittsumbruch in einen Text einfügt, beginnt der nachfolgende Text auf einer neuen Seite. Bei einem neuen Abschnitt hat man dann die Möglichkeit, eine andere Spaltenzahl, andere Kopf- und Fußzeilen und eine andere Seitennummerierung zu verwenden. Die letzte Option bei den Umbrüchen ist der Zeilenumbruch. Dieser verschiebt den nachfolgenden Text in eine neue Zeile, ohne jedoch einen neuen Absatz zu beginnen. Das gelingt auch mit der Tastenkombination Shift (⇧)-Zeilenschaltung. Der Zeilenumbruch ist der einzige Umbruch, der auch in Layoutdokumenten verfügbar ist. Um in den Text eingefügten Umbrüche wieder zu entfernen, blendet man über das Menü „Darstellung“ die Steuerzeichen ein. Seiten-, Spalten- und Absatzumbrüche sind an der langen blauen Linie zu erkennen, die man per Doppelklick markiert und mit der Rückschritttaste löscht. Zeilenumbrüche sind mit einem nach links weisenden Pfeil gekennzeichnet. Man markiert und löscht sie. Sind die Steuerzeichen eingeblendet, sieht man auch die Symbole für die Zeilenschaltungen, die sich wie die Zeilenumbrüche markieren und löschen lassen.

Sollen bestimmte Überschriften stets oben auf einer neuen Seite stehen, kann man diese Eigenschaft ihrer Absatzstilvorlage hinzufügen. Die Einstellung „Absatz beginnt auf einer neuen Seite“ ist unter „Text > Mehr“ zu finden. Um zu vermeiden, dass eine Überschrift vom nachfolgenden Text getrennt wird, fügt man ihrer Stilvorlage die Einstellung „Mit nächstem Absatz koppeln“ hinzu. Und damit in keinem Fall die letzte Zeile eines Absatzes oben auf einer Seite beziehungsweise die erste Zeile eines Absatzes unten auf einer Seite steht, fügt man der Absatzstilvorlage die Einstellung „Alleinstehende Zeilen verhindern“ hinzu. Damit ein Absatz immer komplett auf einer Seite steht, nimmt man die Einstellung „Seitenumbruch im Absatz vermeiden“.

Rechtschreibkontrolle

Tippfehler sind lästig. Für häufig falsch geschriebene Wörter bietet sich die automatische Ersetzung an. Dazu trägt man in den Vorgaben von Pages unter „Automatische Korrektur“ in die Tabelle „Ersetzung“ jeweils links das falsch geschriebene und rechts das richtig geschriebene Wort ein und markiert „Symbol- und Textersetzung“. Das Eingabefeld für die Begriffe lässt sich mit einem Doppelklick in die Tabelle oder mit einem Klick auf das Plussymbol aktivieren. Mit dem Minussymbol entfernt man Listeneinträge. Außerdem greift Pages auf die Liste der Ersetzungen in der Systemeinstellung „Tastatur > Text“ beziehungsweise in macOS Ventura „Tastatur > Textersetzungen“ zu. Sobald man ein falsch geschriebenes Wort aus diesen beiden Listen und anschließend ein Leerzeichen eingetippt hat, ersetzt es Pages automatisch durch die korrekte Schreibweise. Hat man das Leerzeichen noch nicht eingetippt, blendet sich unterhalb des Textes der Korrekturvorschlag ein. Mit der Leertaste übernimmt man die Korrektur, mit esc verwirft man sie, oder klickt auf das Kreuzsymbol.

Aktiviert man im Menü „Bearbeiten“ unter „Rechtschreibung und Grammatik“ die beiden Einträge „Während der Texteingabe prüfen“ und „Rechtschreibung automatisch korrigieren“, macht Pages auch Korrekturvorschläge auf Basis des in das System integrierten Wörterbuchs. Auch in diesem Fall kann man den unter dem falsch geschriebenen Wort eingeblendeten Vorschlag durch Drücken der Leertaste übernehmen, das Wort wird dann kurzzeitig blau unterstrichen, oder man kann den Vorschlag mit der Taste Esc verwerfen und anschließend weiterschreiben. Hält Pages das Wort trotzdem für falsch geschrieben, wird es rot unterstrichen. Das passiert auch bei allen Wörtern, für die Pages keinen Korrekturvorschlag gemacht hat, die aber nach Ansicht des Programms falsch geschrieben sind. Lässt man „Rechtschreibung automatisch korrigieren“ deaktiviert, wird ein falsch geschriebenes Wort nur rot unterstrichen, aber kein Korrekturvorschlag eingeblendet. Auch in schon geschriebenen Texten werden die von Pages als falsch geschrieben angesehenen Wörter rot unterstrichen, sobald „Während der Texteingabe prüfen“ aktiviert wird.

Um die von Pages als Fehler angesehene Wörter im Text zu korrigieren, gibt es mehrere Möglichkeiten. Sind die Wörter im Text rot unterstrichen, macht man einen Sekundärklick (rechte Maustaste) auf das Wort. Im Kontextmenü blenden sich dann die Korrekturvorschläge ein, sofern Pages welche findet, und man wählt den passenden Begriff aus. Ist das Wort richtig geschrieben und Pages nur nicht bekannt, kann man das Wort entweder mit „Schreibweise lernen“ in das Anwenderwörterbuch des Systems übernehmen, oder mit „Schreibweise ignorieren“ einer Ausnahmeliste von Pages hinzufügen. Letztere findet man in den Voreinstellungen von Pages, wenn man unter „Automatische Korrektur“ auf „Ignorierte Wörter“ klickt. Hier lassen sich Wörter auch wieder aus der Ignorierliste entfernen.

Sollen falsch geschriebene Wörter nicht im Text markiert werden, deaktiviert man „Während der Texteingabe prüfen“ und nimmt die Rechtschreibkontrolle über das Fenster „Rechtschreibung und Grammatik“ vor. Man aktiviert es am schnellsten mit Command (⌘)-Shift (⇧)-Ü, oder ruft es über das Menü „Bearbeiten > Rechtschreibung und Grammatik > Rechtschreibung und Grammatik einblenden“ auf. Im Fenster wird das erste falsch geschriebene oder unbekannte Wort nach der aktuellen Position der Texteinfügemarke angezeigt. Findet Pages im Wörterbuch die richtige Schreibweise, wird diese im Fenster eingeblendet und man übernimmt sie mit einem Doppelklick auf den Begriff, oder markiert ihn und klickt auf „Ändern“. Findet Pages keine Vorschläge, kann man das Wort ignorieren oder mit „Lernen“ in das Benutzerwörterbuch aufnehmen. Es wird dann zukünftig nicht mehr als falsch angezeigt. Alternativ korrigiert man das Wort im oberen Textfeld und klickt auf „Ändern“. In allen Fällen sucht Pages dann automatisch weiter im Text nach Fehlern. Will man ein Wort weder in das Lexikon noch in die Ignorierliste aufnehmen, klickt man auf „Weitersuchen (vorwärts)“. Mit einem Klick auf „Nachschlagen“ öffnet sich das Lexikon und es wird dort nach dem Begriff gesucht. Auch bei der Korrektur über das Kontextmenü lassen sich Begriffe im Lexikon nachschlagen. Pages prüft auch die Grammatik. Aktiviert wird die Grammatikprüfung entweder im Fenster „Rechtschreibung und Grammatik“ oder über „Bearbeiten > Rechtschreibung und Grammatik > Rechtschreib- und Grammatikprüfung“.

Es gibt noch eine weitere Korrekturoption. Mit der Tastenkombination Command (⌘)-Ü oder über „Bearbeiten > Rechtschreibung und Grammatik > Dokument jetzt prüfen“ wird das erste falsch geschriebenen oder unbekannte Wort im Text markiert. Man kann dann über das Kontextmenü die Korrektur vornehmen und anschließend mit Command (⌘)-Ü zur nächsten Fundstelle springen.

Suchen und Ersetzen

Um Wörter im Text durch andere zu ersetzen, klickt man in der Symbolleiste von Pages auf „Darstellung“ und wählt „Suchen & Ersetzen einblenden“ aus oder drückt Command (⌘)-F. Alternativ findet man das Suchfenster über das Menü „Bearbeiten > Suchen“. Zuerst klickt man links im Suchfenster auf das Zahnradsymbol und wählt im Menü „Suchen & Ersetzen“ aus, um das Eingabefeld für das Ersetzen einzublenden. Im Menü kann man zudem festlegen, ob nur nach ganzen Wörtern und nicht auch nach Wortbestandteilen gesucht und ob die Groß- und Kleinschreibung berücksichtigt werden soll. Dann tippt man den zu suchenden Begriff und die Ersetzung ein. Letzteres Feld kann man auch leer lassen, wenn man den Suchbegriff nicht ersetzen, sondern löschen möchte. Rechts neben dem Suchbegriff blendet Pages die Anzahl der Fundstellen ein und markiert im Text gelb die erste Fundstelle nach der aktuellen Position der Texteinfügemarke. Andere Fundstellen sind andersfarbig hinterlegt. Mit einem Klick auf „Alles ersetzen“ werden alle Stellen im Text ersetzt. Mit „Ersetzen & Suchen“ wird die erste Fundstelle ersetzt und dann die zweite gelb markiert. Und mit „Ersetzen“ wird nur die aktuell gelb markierte Fundstelle ersetzt, aber nicht zur nächsten Fundstelle gesprungen. Über die beiden Pfeilsymbole kann man von Fundstelle zu Fundstelle springen, ohne etwas zu ersetzen. Die aktuelle Stelle wird dabei ebenfalls gelb hervorgehoben. Worauf sich Pages leider nicht versteht, ist das Suchen nach Steuerzeichen wie einer Zeilenschaltung oder einem Tab.

Um zu sehen, wie lang ein Text geworden ist, lässt sich am unteren Fensterrand ein Fenster einblenden, in dem man sich die Anzahl der Zeichen (mit und ohne Leerzeichen), der Wörter, der Absätze und der Seiten anzeigen lassen kann. Den Befehl „Zeichenanzahl einblenden“ findet man unter „Darstellung“ in der Symbolleiste und im Menü. In einem Layoutdokument berücksichtigt Pages dabei auch den Text, der momentan noch nicht in einem Textrahmen dargestellt wird. Hat man zuletzt die Anzahl der Wörter, Absätze oder Seiten anzeigen lassen, ändert sich der Wortlaut des Befehls entsprechend.

Kopfzeilen, Fußzeilen und Abschnitte

Alles, was man in Kopf- und Fußzeilen einfügt, erscheint automatisch auch auf allen anderen Seiten eines Textdokuments, sofern man keine weiteren Abschnitte einfügt. Aktiviert man Doppelseiten unter „Dokument“, lässt sich unter „Abschnitt“ einstellen, dass sich Kopf- und Fußzeilen auf den rechten und linken Seiten unterscheiden. Dann kann man unter anderem die Seitenzahlen auf den linken Seiten unten links und auf den rechten Seiten unten rechts einfügen. Zudem lässt sich die Anzeige der Kopf- und Fußzeile für die erste Seite eines Textdokuments oder Abschnitts ausschalten. Bei einem Layoutdokument gibt es letztere Einstellung nicht, Doppelseite und unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen für rechte und linke Seiten aktiviert man dort unter „Dokument“.

Sobald man in eine Kopf- oder Fußzeile klickt, egal ob in die linke, die rechte oder in die mittlere Abteilung, blendet sich ein Button „Seitenzahl einfügen“ ein, sofern dort noch kein Text enthalten ist. Klickt man den Button an, kann man zwischen vier Versionen für die Seitenzahldarstellung wählen. Vor der Seitenzahl lässt sich dann noch weiterer Text einfügen. Die Seitenzahl und die Seitenanzahl kann man außerdem über das Symbol „Einfügen“ in der Symbolleiste oder das Menü „Einfügen“ in Kopf- oder Fußzeile einsetzen. Welches Zahlenformat die Seitenzahlen verwenden, bestimmt man über das Aufklappmenü „Format“ unter „Abschnitt“. In einem Layoutdokument findet man diese Einstellung unter „Format“, wenn im Dokument kein Objekt markiert ist. Außer den Seitenzahlen lässt sich in die Kopf- und Fußzeile auch jeder beliebige Text einfügen. Kopf- und Fußzeilen verwenden automatisch immer die Absatzstilvorlage „Kopf- und Fußzeilen“, die sich je nach verwendeter Dokumentvorlage aber unterscheidet. Man kann die Stilvorlage bearbeiten oder weitere, unterschiedliche Stilvorlagen für die Kopf- und für die Fußzeile anlegen.

Abschnitte verwendet man in Textdokumenten, wenn man für einzelne Teile eines Dokuments andere Kopf- und Fußzeilen und eine andere Seitennummerierung benötigt oder die Anzahl der Spalten ändern möchte. So kann man etwa ein Vorwort mit römischen Seitenzahlen und die Textseiten mit arabischen Ziffern nummerieren. Oder man legt für jedes Kapitel einen eigenen Abschnitt an und fügt dann in der Kopfzeile jeweils den Namen des Kapitels ein. Um einen neuen Abschnitt zu beginnen, klickt man in den Text an die dafür vorgesehene Stelle und ruft „Einfügen > Abschnittsumbruch“ über die Symbolleiste oder das Menü auf. Soll der neue Abschnitt eine andere Kopf- und Fußzeile haben als der vorhergehende, deaktiviert man in der Infofenster unter „Dokument > Abschnitt“ die Option „Wie im vorherigen Abschnitt“. Dann kann man einen anderen Text eintippen. Fügt man im neuen Abschnitt eine Seitennummerierung ein, lässt sich für diese ein anderes Format wählen und auch bestimmen, mit welchem Wert diese beginnt. Soll die Nummerierung nach dem vorhergehenden Abschnitt weitergeführt werden, markiert man „Fortlaufend“.

Fußnoten

Fußnoten können in einem Textdokument unten auf jeder Seite, am Textende des Dokuments (Dokumentendnoten) oder am Textende jedes Abschnitts (Abschnittsendnoten) stehen. In Layouts lassen sich keine Fußnoten einfügen. Um eine Fußnotenmarkierung im Text einzufügen, klickt man hinter die betreffende Textstelle und ruft „Einfügen > Fußnote“ über die Symbolleiste oder das Menü auf. Die Fußnotenziffer fügt Pages unten auf der Seite ein, vom Text getrennt durch einen Strich. Die Texteinfügemarke ist aktiviert und man kann sofort lostippen. Für die Fußnoten verwendet Pages automatisch die Stilvorlage „Fußnote“, die sich wie jede andere Absatzstilvorlage über „Text > Stil“ bearbeiten lässt. Die Einstellungen für die Fußnoten sind unter „Format > Fußnoten“ zu finden, wenn eine Fußnote markiert ist.

Im obersten Menü wählt man zwischen Fußnoten, Dokument- oder Abschnittsendnoten aus. Das gilt immer für das gesamte Dokument. Im Menü „Format“ hat man die Wahl zwischen drei Fußnotenmarkierungen. Unter „Nummerierung“ lässt sich festlegen, ob die Fußnoten fortlaufend gekennzeichnet werden, ob bei jeder Seite neu begonnen werden soll oder nach jedem Abschnittswechsel. Auf Dokumentendnoten wirken sich diese Einstellungen nicht aus, sie werden immer fortlaufend nummeriert. Bei Abschnittsendnoten wird mit den beiden Optionen „…neu beginnen“ für jeden Abschnitt neu gezählt. Der Wert für den Fußnotenabstand legt den Zwischenraum zwischen den einzelnen Fußnoten fest.

Inhaltsverzeichnis

Das Inhaltsverzeichnis erfüllt zwei Zwecke. Zum einen lässt es sich links in der Seitenleiste anzeigen und dient dazu, in einem längeren Dokument schnell zur betreffenden Stelle im Dokument zu springen. Das funktioniert sowohl in einem Text- als auch in einem Layoutdokument. Zum anderen kann man in einem Textdokument das Inhaltsverzeichnis an der gewünschten Stelle im Dokument platzieren. Das interaktive Inhaltsverzeichnis bleibt auch erhalten, wenn man das Dokument als PDF oder im EPUB-Format exportiert.

Grundlage für das Inhaltsverzeichnis sind Absatzstilvorlagen. Hat das Inhaltsverzeichnis nur eine Ebene, muss jede Überschrift mit derselben Stilvorlage formatiert sein. Gibt es mehrere Ebenen, verwendet man für jede Ebene eine eigene Vorlage. Um das Inhaltsverzeichnis zu generieren, blendet man es über das Symbol „Darstellung“ links in der Seitenleiste ein und klickt auf „Bearbeiten“. Nun werden alle im Dokument vorhandenen Stilvorlagen eingeblendet. Man markiert diejenigen Stilvorlagen, die man für das Inhaltsverzeichnis verwenden möchte. Um die Ebenen festzulegen, rückt man Unterüberschriften mit einem Klick auf das Einzugssymbol nach rechts. Es sind drei Ebenen möglich.

Um ein Inhaltsverzeichnis in ein Textdokument einzufügen, setzt man die Texteinfügemarke an die gewünschte Stelle und klickt auf „Inhaltsverzeichnis einfügen“ unten in der Seitenleiste. Dabei wird das Inhaltsverzeichnis für das gesamte Dokument platziert. Möchte man getrennte Inhaltsverzeichnisse für einzelne Abschnitte, setzt man die Texteinfügemarke innerhalb des betreffenden Abschnitts und ruft „Einfügen > Inhaltsverzeichnis > Abschnitt“ im Menü auf.

Um den Text des platzierten Inhaltsverzeichnisses zu formatieren, klickt man ihn an. Dabei werden jeweils alle Einträge der Ebene markiert, die man angeklickt hat. Hält man die Umschalttaste gedrückt, lassen sich auch mehrere Ebenen markieren, um sie gemeinsam zu bearbeiten. In der Symbolleiste klickt man auf „Format“ und hat dann unter „Text“ die Werkzeuge für die Formatierung des Inhaltsverzeichnisses zur Verfügung. Neben der Schrift, der Ausrichtung und den Zeilen- und Absatzabständen sind hier auch die Einzüge und die Füllzeichen zu finden. Mit letzteren verbindet man den links stehenden Text mit der rechts stehenden Seitenzahl. Um eine Unterebene des Inhaltsverzeichnisses nach rechts zu rücken, markiert man sie und gibt dann einen Wert im Feld „1. Zeile“ unter „Einzüge“ ein. Wo die rechts stehenden Seitenzahlen positioniert sind, bestimmt man über den Wert unter „Tabs“, die Ausrichtung des Tabs ist dabei „Rechts“. Als Füllzeichen stehen vier Varianten zur Verfügung: gestrichelte und gepunktete Linie, durchgezogene Linie und eine Linie mit Pfeilsymbolen, was jedoch etwas merkwürdig aussieht. Man wählt sie rechts unter „Füllzeichen“ aus. Unter „Inhaltsverzeichnis“ lässt sich für das platzierte Inhaltsverzeichnis zudem separat festlegen, welche Absatzstile im Verzeichnis erscheinen sollen.

Serienbriefe

Für Serienbriefe kann man entweder Adressen aus dem Programm „Kontakte“ oder aus einer Numbers-Tabelle verwenden. Damit Pages auf die App Kontakte zugreifen kann, muss man dies in der Systemeinstellung „Sicherheit & Datenschutz“ unter „Datenschutz“ erlauben. Unter macOS Ventura findet man die Einstellung in der Systemeinstellung „Datenschutz & Sicherheit“. Um die Platzhalter für die Adressangaben in ein Dokument einzufügen, klickt man auf „Dokument“ in der Symbolleiste, wählt im Infofenster „Dokument“ aus und klickt unten auf „Serienbrief“.

Nun kann man jeweils mit einem Klick auf „Serienbrieffeld hinzufügen“ einen Platzhalter in das Dokument einfügen. Die am häufigsten benötigten Felder findet man dann direkt im sich einblendenden Menü. Spezifischere Felder sind unter „Weitere Felder“ zu finden. Um Platzhalter für den Absender zu erstellen, fügt man zuerst ein Serienbrieffeld ein und markiert dann unten im Infofenster „Als Absenderfeld verwenden“. Das wiederholt man für die anderen Felder. Damit Pages dann die Absenderinformationen aus der App „Kontakte“ übernimmt, die man dort als „Meine Karte“ definiert hat, muss in den Voreinstellungen von Pages die Option „Verwende ‚Meine Karte‘ in ‚Kontakte‘, um die Absenderinformationen auszufüllen“ markiert sein.

Hat man alle Felder in Pages platziert, klickt man entweder auf „Fertig“, wenn man erst später den Serienbrief absenden möchte, oder auf „Verbinden“, um ihn sofort zu erstellen. Im sich öffnenden Fenster wählt man zuerst aus, ob man „Kontakte“ oder eine Numbers-Tabelle (Tabellenkalkulation) verwenden möchte. In der Tabelle müssen die einzelnen Spalten eindeutig gekennzeichnet sein, damit man sie den Platzhaltern zuweisen kann. Verwendet man das Adressbuch, wählt man noch die Gruppe aus, die verwendet werden soll, und kontrolliert, ob die Platzhalter den richtigen Feldern in „Kontakte“ zugeordnet sind. Normalerweise ist die automatische Zuordnung schon korrekt. Nimmt man eine Numbers-Tabelle, wählt man zuerst das Dokument aus und dann die zu verwendende Tabelle in der Datei. In diesem Fall muss man die Felder manuell zuordnen. Um zu sehen, ob alles stimmt, klickt man auf „Vorschau“. Danach schließt man sie wieder und mit einem Klick auf „Verbinden“ wird das Serienbriefdokument erstellt und in Pages geöffnet.