Wer einen Mac kauft, erhält mit macOS ein rundum gelungenes Betriebssystem. Teil der vorinstallierten Software ist auch Apple Mail, über das sich E-Mails komfortabel empfangen und verschicken lassen. Wieso sollte man sich also noch Gedanken über das E-Mail-Programm machen? Ganz einfach – weil es auch komfortabler geht. Wer bei Apple Mail bisher nichts vermisst hat, könnte durch die folgenden Zeilen umgestimmt werden.
Apple Mail im Griff
Nein, es muss nicht immer Apple Mail sein, man kommt auch am Standardprogramm von macOS vorbei. Wie Sie aber das Programm so in den Griff bekommen, dass Sie keine anders mehr wollen, erklären wir in einem Ratgeber in sechs Teilen.
Entwickler von Mail-Programmen für macOS dürften sich der Herausforderung bewusst sein. Schließlich setzt das kostenlose und äußert solide Apple Mail die Messlatte hoch, insbesondere dann, wenn die Alternativen Geld kosten. Welche Konzepte aus dieser Herausforderung entstanden sind, zeigen diese vier interessanter Programme für den digitalen Briefverkehr.
Airmail – Post auf Wiedervorlage
Airmail ist ein äußerst übersichtliches E-Mail Programm. Verschiedene Konten lassen sich unterschiedliche Symbole zuordnen. Zudem lässt sich jeder Account mit einer individuellen Farbe versehen. Wer viele Konten parallel abruft, wird die in Vergleich zu Apple Mail gesteigerte Übersichtlichkeit sehr zu schätzen wissen. Externe Dienste wie beispielsweise Dropbox, Google Drive oder einfach FTP-Zugang lassen sich verknüpfen, um E-Mail Anhänge direkt zu speichern. Auch der Kalender von macOS lässt sich in den Airmail-Workflow einbinden.
Tolle Funktionen, die man schnell nicht mehr missen möchte
Was uns besonders gefallen hat, ist die Möglichkeit, eingegangene Nachrichten „zurückzustellen“. Checkt man etwa die beruflichen Mails kurz in der Freizeit, kann man wichtige Mails auf diese Weise für eine Wiedervorlage markieren. Dazu wird dann aus einer Vorauswahl wie „Im Laufe des Tages“, „Heute Abend“ oder „Wochenende“ die gewünschte Option gewählt oder ein festes Datum definiert. Auf diese Weise verschwindet die E-Mail aus dem Posteingang und landet stattdessen im Ordner „Zurückstellen“. Ist der eingestellte Zeitraum erreicht, erscheint die E-Mail wieder im Posteingang.
Wiedervorlage – so entgeht Ihnen keine Antwort mehr
Ebenfalls sehr praktisch sind die zusätzlichen Möglichkeiten beim Versenden von Nachrichten. Vorlagen erleichtern das Verfassen inhaltlich wiederkehrender Nachrichten und ein getimtes Verschicken erlaubt eine optimal koordinierte Kommunikation. Grandios ist auch das Feature, mit dem Airmail an eine versendete E-Mail erinnert, sofern bis zu einem eingestellten Datum keine Antwort eingegangen ist. Hat man sich an diese tollen Komfortmerkmale gewöhnt, möchte man sie nicht mehr missen.
Preis: 3,49 Euro pro Monat oder 10,99 Euro im Jahr
Pro: Schönes, anpassbares Design mit optischer Trennung der Postfächer, viele praktische Komfortmerkmale, externe Dienste sind umfassend integriert
Contra: Keine kostenlose Variante
Spark – Post schon beim Eingang sortiert
Spark macht sich zur Aufgabe, Ordnung in jedes Nachrichten-Chaos zu bringen. Ein smarter Posteingang versucht, den Typ einer jeden E-Mail zu erfassen. So werden beispielsweise Newsletter oder allgemeine Mitteilungen in einzelne Sektionen vorsortiert. Das erleichtert die Bewältigung der täglichen E-Mail Flut und hat in unserem Praxistest recht gut funktioniert.
Teamarbeit bei der Nachrichtenbearbeitung
Hinzu kommt auch bei Spark eine sehr aufgeräumte und schön anzusehende Oberfläche. Verwalten Sie mehrere Konten parallel, bietet Spark aber leider keine so schöne optische Trennung der Accounts wie sie bei Airmail zur Verfügung steht. Dafür punktet Spark mit einer Bearbeitung von E-Mails im Team. Wer mag, lädt Kollegen oder Freunde ein, gemeinsam eine E-Mail zu verfassen. Das setzt lediglich voraus, dass alle Teilnehmer eine E-Mail-Adresse mit dem gleichen Hostnamen haben. Für viele Anwendungsbereiche ist das ein wirklich praktisches Feature.
Kostenlos und trotzdem umfangreich
Die bereits bei Airmail erläuterten Funktionen wie das zeitgesteuerte Versenden, die Erinnerung an eine ausgebliebene Antwort und die Wiedervorlage unterstützt Spark ebenfalls. Im Gesamtpaket ist somit auch Spark ein starker Konkurrent und eine sehr gute Alternative zu Apple Mail. Zudem ist Spark mit seinem kostenlosen Funktionsumfang für die meisten Anwender sehr attraktiv. Erst bei größeren Teams, die auch über gemeinsame Posteingänge verfügen sollen, ist die Premium-Version eine Überlegung wert.
Preis: Kostenlose Basisversion für viele Anwender völlig ausreichend, Premium-Version mit 7,99 US-Dollar pro Nutzer/Monat recht teuer (6,39 US-Dollar im Monat bei jährlicher Abrechung)
Pro: Intelligenter Posteingang, Bearbeitung von E-Mails im Team, viele praktische Komfortmerkmale, Externe Dienste wie Zoom oder Todoist lassen sich einbinden
Contra: Keine umfangreiche Unterscheidung mehrerer E-Mail Konten, für große Teams wird es teuer
Microsoft Outlook – der Klassiker von der anderen Seite
Airmail und Spark versuchen, das Look & Feel von Apple Mail zu adaptieren und darauf aufzubauen. Das erleichtert Mac-Nutzern natürlich den Einstieg, weil alles einerseits innovativ, andererseits aber in großen Teilen auch sehr vertraut wirkt. Anders sieht das mit Outlook aus, das natürlich der Windows-Welt entspringt. Doch auch das kann ein Vorteil sein – vor allem für diejenigen die erst neuerdings mit einem Mac arbeiten oder beispielsweise beruflich ständig zwischen Macs und Windows-PCs wechseln müssen.
Typischer Microsoft-Look auch auf dem Mac
Für diese Zielgruppe schafft Microsoft mit Outlook für Mac – ebenso wie mit den Office-Anwendungen Word und Excel – eine gewohnte Arbeitsumgebung. Wer Outlook vom Windows-PC kennt, wird sich schnell zurechtfinden. Mac-Nutzern dürfte die Oberfläche dagegen mutmaßlich unübersichtlich und überladen erscheinen. Grundsätzlich besteht die Gefahr, sich bei Outlook etwas verloren wie ein Alien in einer fernen (Windows-)Welt vorzukommen.
Solide, umfangreich und gut durchdacht
Abgesehen davon handelt es sich natürlich auch bei diesem E-Mail-Client um eine solide Software. Eine sehr gute Anbindung an MS Exchange ist natürlich ebenso an Bord wie ein Kalender und eine Aufgabenverwaltung. Auch die Suchfunktion ist durchaus praktisch konzipiert. In den Ergebnissen lassen sich die Treffer über Reiter wie „E-Mail“, „Personen“ und „Termine“ gezielt ansteuern.
Microsoft Outlook im App Store
Preis: Gratis
Pro: Kostenlose Nutzung als Einstieg in die Microsoft 365 Apps, umfangreiche Funktionalität, Nachrichtenverschlüsselung
Contra: Wirkt speziell für Mac-Nutzer etwas unübersichtlich und überladen
Postbox – erweiterbar aber anspruchsvoll
©Postbox
Eine rundum interessante Alternative ist der sowohl für Windows als auch für den Mac erhältliche E-Mail Client „Postbox“. Um das Programm installieren zu können, steuern Sie hier nicht den App Store sondern die Webseite des Herstellers an. Eine kostenlose Testversion ist schnell geladen und installiert. Falls die Software überzeugt, kann der Entwicklungsaufwand mit dem Erwerb einer Life-Time Lizenz honoriert werden. Bei einer Einmalzahlung von lediglich 29 US-Dollar ist das für viele Anwender sicherlich eine lohnenswerte Investition.
Interessante Plug-ins können langsame Systeme überlasten
Was Postbox ausmacht ist neben einer aufgeräumten Oberfläche vor allem die Unterstützung zusätzlicher Plug-ins. Im Rahmen von „Postbox Labs“ stehen ein paar Add-Ons bereit, die den Funktionsumfang des Clients in verschiedenen Bereichen erweitern. So können Cloud-Dienste für die Bereitstellung von Anhängen genutzt oder Nachrichten per PGP verschlüsselt werden. Wie so oft bei extern entwickelten Plug-ins, kann die Performance der App unter der gebotenen Flexibilität leiden. Wer einen älteren Mac nutzt, muss gelegentlich mit deutlichen Geschwindigkeitseinbrüchen rechnen.
Vorlagen und Textbausteine – super für routinierte E-Mail Bearbeitung
Vorgefertigte Themes sorgen dafür, dass Postbox ein Stück weit individuell gestaltet werden kann. Das betrifft vor allem die Farbwahl. Strukturelle Innovationen wie beispielsweise die deutliche Unterscheidung unterschiedlicher Postfächer, findet man hier dagegen nicht. Sehr umfassend ist dagegen die Möglichkeit, E-Mail Vorlagen und Nachrichten-Bausteine zu verwenden. Hier lassen sich ganze HTML-Blöcke anlegen und sogar Bilder integrieren, die eine Beantwortung von E-Mails deutlich vereinfachen können.
Preis: 29 US-Dollar Lifetime-Lizenz
Pro: Guter Funktionsumfang mit zusätzlichen Plug-ins, Möglichkeit für Vorlagen und Textbausteine, Client versucht das Senden von E-Mails mit fehlendem Anhang zu verhindern
Contra: Postbox und Plug-ins gehen teils zu Lasten der Performance, optisch aufgeräumt, aber wenig innovativ
Auch für das iPhone (und das iPad) muss es nicht immer Apple Mail sein, wir haben die besten E-Mail-Apps für iOS miteinander verglichen.