Spotlight macht Suchen und Finden leicht

Spotlight sucht nicht nur nach den Namen von Dateien und Ordnern, sondern auch im Inhalt von Texten, egal ob in einem Word-Dokument, einer E-Mail, in Nachrichten, im Kalender oder in einem PDF. Auch nach Bildern in der Systemfotomediathek von Fotos, in Notizen und in Nachrichten sucht Spotlight und setzt dabei auf künstliche Intelligenz, um Bildinhalte zu identifizieren und Text in Bildern zu erkennen. Damit die Suche schnell geht, erstellt macOS Ventura im Hintergrund laufend einen Index aller Dateien auf dem Speichermedium und indiziert, wenn möglich, die Inhalte. Darüber hinaus kann Spotlight auch im Internet suchen.

Suchobjekte festlegen

In der Systemeinstellung „Siri & Spotlight“ legt man unter „Suchergebnisse“ fest, nach welchen Dingen gesucht werden soll. Eine grundlegende Entscheidung ist dabei, ob Spotlight nur lokal auf dem Mac suchen soll, oder auch im Web. Für die Web-Suche kommt Siri zum Einsatz, wozu der Suchbegriff an Apple gesendet wird. Siri muss für die Suche aber nicht in der Systemeinstellung „Siri & Spotlight“ aktiviert sein. Um die Suche im Web auszuschalten, deaktiviert man unter „Suchergebnisse“ den Eintrag „Siri-Vorschläge“. Dann sucht Spotlight auch nicht mehr in der Karten-App. 

Die Siri-Vorschläge von Spotlight listen unter anderem zum Suchbegriff passende Webseiten, Filme und Fernsehsendungen, Informationen aus „Siri Wissen“, Web-Videos, Bilder, Musik aus dem iTunes-Store, Einträge in Wikipedia sowie Orte in Karten auf.

Um die Suche nach anderen Kategorien auszuschließen, entfernt man die jeweilige Markierung. Keine eigentlichen Suchobjekte sind „Definition“, „Konvertierung“ und „Rechner“. Ist „Definition“ aktiviert, sucht Spotlight im Lexikon von macOS nach dem Suchbegriff, und mit „Konvertierung“ kann man über die Suche Maßeinheiten eingeben, wie beispielsweise „100 Yards“, und sich dazu die passenden anderen Maßeinheiten anzeigen lassen. Und bei aktiviertem Rechner lassen sich Rechenoperationen im Suchfenster durchführen, ohne dass man das Programm „Rechner“ bemühen muss.

Orte von der Suche ausschließen

Man kann in der Systemeinstellung „Siri & Spotlight“ auch festlegen, an welchen Orten Spotlight nicht suchen soll. Dazu klickt man auf „Spotlight-Datenschutz“ und zieht diejenigen Ordner und Datenträger in das Fenster, die man von der Suche ausschließen möchte. Alternativ klickt man auf das Plussymbol und wählt die nicht zu durchsuchenden Orte aus. Um ein Objekt wieder aus der Liste zu entfernen, markiert man es und klickt auf das Minussymbol. Laufwerke mit Time-Machine-Backups werden von Spotlight generell nicht durchsucht. Anders sieht es bei Sicherungskopien aus, die man beispielsweise mit Carbon Copy Cloner oder Super Duper erstellt hat. Damit diese nicht durchsucht werden und man dann versehentlich die Sicherungskopie bearbeitet, nimmt man sie in die Liste der nicht zu durchsuchenden Orte auf. 

Falls man feststellt, dass die Suche nicht immer alles korrekt findet, kann man den Index neu aufbauen lassen. Dazu zieht man das Symbol des internen Datenträgers in die Abteilung „Privatsphäre“, bestätigt die Warnung mit einem Klick auf „OK“, schließt die Systemeinstellung, öffnet sie anschließend wieder und entfernt den Datenträger wieder aus der Systemeinstellung. Anschließend muss man etwas warten, bis Spotlight alles neu indiziert hat.

 Das Suchfenster

Mit der Tastenkombination Command (⌘)-Leertaste oder der Funktionstaste F4 auf aktuellen Macbooks und Tastaturen öffnet man das Spotlight-Suchfenster. Wer lieber auf das Lupensymbol in der Menüleiste klickt, muss das Menüsymbol von Spotlight in der Systemeinstellung „Kontrollzentrum“ aktivieren, es wird nicht mehr standardmäßig angezeigt. 

Das Fenster von Spotlight lässt sich mit der Maus beliebig auf dem Bildschirm platzieren und öffnet sich beim nächsten Suchvorgang wieder an dieser Stelle. Sobald man in das Suchfenster die ersten Buchstaben eingetippt hat, listet Spotlight dazu passende Objekte auf, sortiert nach Kategorien. In welcher Reihenfolge die Kategorien angeordnet sind hängt jeweils von der Relevanz ab, die Spotlight ihnen zuweist. Selbst festlegen lässt sich die Reihenfolge leider nicht. So können beispielsweise E-Mails am Anfang der Liste stehen oder weiter unten. Bei vielen Treffern werden innerhalb einer Kategorie nur einige der Suchergebnisse angezeigt. Auch hier entscheidet Spotlight nach der vermuteten Relevanz. Um alle gefundenen Objekte der jeweiligen Kategorie aufgelistet zu bekommen, klickt man auf „Mehr anzeigen“. Dann öffnet sich im Finder ein Fenster mit allen gefundenen Objekten. Eine Ausnahme bilden die Fotos. Nach dem Klick auf „Mehr anzeigen“ werden die Objekte im Spotlight-Fenster angezeigt, gruppiert nach der Anwendung, in der die Bilder gespeichert sind, wie „Finder“ und „Fotos“. Mit einem Klick auf „In App suchen“ öffnet man das Programm beziehungsweise den Finder mit den dort gefundenen Bildern. 

Hält Spotlight ein oder mehrere Suchergebnisse für besonders relevant, stehen diese oben in der Liste. Grundsätzlich werden dort die gefundenen Programme und Systemeinstellungen sowie die im Adressbuch gefundenen Personen angezeigt, sofern man sie nicht von der Suche ausgeschlossen hat. Der erste Toptreffer ist markiert, sodass man nur die Zeilenschaltung betätigen muss, um beispielsweise das als Toptreffer aufgelistete Programm zu öffnen. Das ist eine besonders schnelle Methode, um ein Programm zu starten. Bei einem Suchergebnis aus dem Adressbuch kann man über die Symbole rechts oben im Fenster unter anderem E-Mails und Nachrichten direkt verschicken. Klickt man den gefundenen Kontakt an, blenden sich Informationen aus dem Adressbuch sowie zur Person passende Nachrichten, E-Mails, Kalenderereignisse und Erinnerungen ein. Mit der Taste esc gelangt man wieder zurück in das Suchfenster. Ist der Toptreffer ein Dokument oder ein Ordner, werden sie geöffnet, wenn man sie anklickt oder die Zeilenschaltung drückt. Das gilt auch für die unterhalb der Toptreffer angezeigte Websuche.

Alle anderen Suchergebnisse werden mit einem Klick nur aktiviert. Dann kann man durch Drücken der Leertaste eine Vorschau auf den Inhalt einblenden. Mit einem Doppelklick oder durch Drücken der Zeilenschaltung lassen sich die gefundenen Objekte öffnen. Möchte man wissen, wo sich ein gefundenes Objekt auf dem Datenträger befindet, drückt man die Taste Command (⌘). Dann blendet sich rechts neben dem Namen des Suchergebisses anstelle der Informationen zur Datei der Pfad zur Datei ein. Und klickt man das Suchergebnis mit gedrückter Taste Command (⌘) an, öffnet sich das übergeordnete Verzeichnis im Finder und das Objekt ist markiert. Man kann ein gefundenes Objekt auch kopieren und dazu aus dem Spotlight-Fenster auf den Schreibtisch ziehen. Bei einem Ordner wird dabei der ganze Inhalt mitkopiert. Um einen Suchbegriff zu löschen, drückt man die Taste esc. Drückt man sie nochmals, wird das Suchfenster geschlossen.

Suche einschränken

Sucht man nach einem Begriff, der aus zwei oder mehr Wörtern besteht, ist Spotlight so intelligent, nur Objekte anzuzeigen, bei denen die Wörter in dieser Kombination vorkommen. Man erhält also ein anderes Ergebnis, wenn man nach „Macbook“ oder nach „Macbook Air M2“ sucht. Mithilfe der Parameter AND, NOT und OR (Großschreibung beachten!) lässt sich die Suche ebenfalls einschränken. Sucht man beispielsweise nach Macbook NOT Air, so findet das System nur Objekte, in denen Macbook, aber nicht Macbook Air vorkommt. Sucht man nach Macwelt AND iMac, werden nur solche Dateien aufgelistet, in denen beide Begriffe vorkommen. Und sucht man nach iMac OR Mac Mini, werden alle Objekte gefunden, die entweder der einen oder den anderen Begriff enthalten. 

Die Suche lässt sich außerdem auf bestimmte Dokumenttypen beschränken. Dazu tippt man nach dem Suchbegriff und einem Leerzeichen Art: ein und dann den Dokumenttyp. „Art:Dokument“ findet Texte und Office-Dateien, „Art:Text“ nur Textdateien, „Art:Bilder“ und „Art:PDF“ jeweils diese Kategorie. Mit „Art:Word“, „Art:Pages“ oder „Art:Numbers“ sucht man nur nach den Dokumenten dieser Programme. Damit die Suche nach einem Dokumenttyp funktioniert, darf dieser in der Systemeinstellung „Siri & Spotlight“ in der Liste „Suchergebnisse“ natürlich nicht deaktiviert sein.

 Im Finder anzeigen

Man kann sich Suchergebnisse im Finder anzeigen lassen. Dazu klickt man entweder auf „Mehr anzeigen“, um nur die Objekte einer Kategorie aufgelistet zu bekommen. Oder man klickt unten im Spotlight-Fenster auf „Mit Finder suchen“, um alle Objekte in einem Finder-Fenster anzuzeigen. E-Mails, Nachrichten und Bilder aus Fotos listet der Finder aber nicht auf. 

Die Gruppierung nach Kategorien (Art) im Finder-Fenster lässt sich ändern. Dazu klickt man in der Symbolleiste des Fensters auf das Symbol für die Gruppierung (sechs kleine Quadrate mit zwei horizontalen Strichen) oder wählt im Menü „Darstellung“ unter „Gruppieren nach“ eine andere Option aus. Die Objekte lassen sich beispielsweise nach einem Datum, nach Dateinamen oder nach dem Programm, mit dem sie erstellt wurden, anordnen. 

Innerhalb der Gruppen kann man die Objekte zusätzlich nach einem weiteren Kriterium sortieren. Dazu klickt man mit gedrückter Taste Option (⌥) auf das Symbol für die Gruppierung in der Symbolleiste des Fensters und wählt einen Eintrag aus. Im Menü „Darstellung“ findet man bei gerückter Taste Option (⌥) den Eintrag „Gruppen sortieren nach“. So ist es zum Beispiel möglich, die Objekte nach Art anzuordnen und dann innerhalb der Kategorien nach Erstellungsdatum zu sortieren. Besonders einfach geht das Sortieren in der Listendarstellung. Hier klickt man in einen Spaltentitel, um nach diesem Kriterium zu sortieren, ein nochmaliger Klick dreht die Sortierordnung um. Zusätzliche Spaltentitel lassen sich über das Kontextmenü einblenden, das man mit einem Sekundärklick (rechte Maustaste) in einen Spaltentitel einblendet.

Im Finder suchen

Im Finder sucht man nach den Namen und dem Inhalt von Dateien sowie dem Inhalt der Metadaten, in denen beispielsweise bei Fotos der Kamerahersteller gespeichert ist. Eine Suche nach „iPhone“ findet also auch Bilder, die mit einem iPhone aufgenommen wurden. Nicht berücksichtigt werden aber die Fotos in der Fotos-Mediathek. In diesem Fall muss man direkt im Programm suchen. Nach Kalenderereignissen, E-Mails und Nachrichten sucht der Finder ebenfalls nicht.

Um direkt im Finder zu suchen, öffnet man das Suchfenster mit der Tastenkombination Command (⌘)-F. Ist schon ein Fenster geöffnet, ersetzt das Suchfenster dessen Inhalt. Über die Pfeiltasten in der Symbolleiste kann man aber zum alten Inhalt zurückkehren. In Systemversionen vor Ventura wurde das Suchfenster als neuer Tab geöffnet. Alternativ klickt man zum Suchen in einem Finder-Fenster auf das Lupensymbol rechts oben in der Symbolleiste und tippt einen Suchbegriff ein.

Unterhalb der Symbolleiste blendet sich eine Leiste ein, in der man per Mausklick festlegt, ob der ganze Mac (Diesen Mac) oder der aktuell geöffnete Ordner (bei einem neuen Suchfenster ist dies der Schreibtisch) durchsucht werden soll. Welche der beiden Optionen aktiviert ist, legt man in den Einstellungen des Finders unter „Erweitert > Bei Suchvorgängen“ fest, indem man „Diesen Mac durchsuchen“ oder „Aktuellen Ordner durchsuchen“ im Aufklappmenü auswählt. 

Sobald man einen Text in das Suchfeld eingetippt hat, blendet sich darunter ein Popup-Menü mit den Einträgen „Dateinamen – Name enthält [Suchbegriff]“ und „Inhalt – Enthält [Suchbegriff]“ ein. Mit der ersten Option findet der Finder nur Objekte, in deren Namen der Suchbegriff vorkommt. Mit der zweiten werden zusätzlich auch die Inhalte der Dateien und die Metadaten durchsucht. Wie Spotlight berücksichtigt der Finder bei Suchbegriffen mit mehreren Wörtern automatisch nur Objekte, bei denen alle Wörter vorkommen.

Suche verfeinern

Hat man das Suchfenster mit Command (⌘)-F aktiviert, blendet sich eine weitere Zeile mit Aufklappmenüs ein, über die man die Suche auf einen bestimmten Dateityp oder ein Datum einschränken kann. Diese Zeile lässt sich auch einblenden, wenn man den Suchbegriff direkt in das Suchfeld eingetippt hat, indem man auf das Plussymbol rechts neben „Sichern“ klickt. Sucht man nach Bildern, Musikdateien oder Texten, lässt sich die Suche weiter auf ein bestimmtes Format eingrenzen. Benötigt man einen speziellen Dateityp, wählt man im rechten Menü als Art „Andere“ aus und tippt den Namen des Erzeugerprogramms in das Eingabefeld ein. Das funktioniert beispielsweise bei Word, Excel, Pages und Numbers.

Um nach Dingen zu suchen, die nicht im linken Menü verfügbar sind, wählt man dort „Andere“ aus und kann dann aus einer langen Liste von Kriterien und Eigenschaften wählen. Benötigt man ein solches Kriterium häufig, markiert man das Ankreuzkästchen in der Spalte „Im Menü“. Es erscheint dann im Aufklappmenü „Art“ als weiterer Eintrag. Um beispielsweise auch nach Systemdateien oder nach unsichtbaren Dateien zu suchen, aktiviert man „Systemdateien“ und „Datei ist unsichtbar“. Um nach Tags zu suchen, aktiviert man „Dateietikett“.

Öffnet man das Suchfenster mit Command (⌘)-F, lassen sich über die Aufklappmenüs auch nur die Kriterien definieren, die zutreffen müssen, ohne zuvor einen Suchbegriff einzutippen. Dann werden alle Objekte gefunden, auf diese Kriterien zutreffen, unabhängig vom Dateinamen und dem Inhalt. Über das Plussymbol fügt man weitere Kriterien zur Suche hinzu. So kann man zum Beispiel schnell nach allen Word-Dateien suchen, die man in den letzten drei Tagen geöffnet hat. Per Klick auf das Minussymbol wird ein Kriterium wieder entfernt. Alle Suchkriterien müssen in diesem Fall jeweils zutreffen: Es handelt sich um Und-Bedingungen.

Um festzulegen, ob jeweils nur ein, kein oder alle Suchkriterien zutreffen sollen, klickt man auf das Plussymbol mit gedrückter Taste Option (⌥). Es ändert sich dann zu einem Symbol mit drei Punkten. Nach dem Klick blenden sich zwei neue Zeilen im Fenster ein. In der ersten legt man fest, ob eine, keine oder alle der anschließend definierten Bedingungen zutreffen sollen. Danach legt man die erste Bedingung fest, klickt auf das Plussymbol und definiert weitere Bedingungen.

Suche speichern

Suchaufträge lassen sich mit einem Klick auf „Sichern“ speichern und in die Seitenleiste des Finder-Fensters aufnehmen. Sie erscheinen dort unter „Favoriten“ und zeigen immer aktuell alle zu den Suchkriterien passenden Objekte an. Nach dem Klick auf „Sichern“ gibt man der Suche einen Namen, kreuzt „Zur Seitenleiste hinzufügen“ an und klickt nochmals auf „Sichern“. Um eine gesicherte Suche zu bearbeiten, markiert man sie in der Seitenleiste und wählt „Suchkriterien einblenden“ im Kontextmenü aus. Über das Kontextmenü lässt sich die gespeicherte Suche auch wieder aus der Seitenleiste entfernen.

Eine gesicherte Suche mit der Bezeichnung „Zuletzt benutzt“ wird mit dem macOS mitgeliefert. Sie erscheint standardmäßig im Finder-Fenster unter „Favoriten“. Über das Kontextmenü lässt sich „Zuletzt benutzt“ aus der Seitenleiste des Finder-Fensters entfernen, bearbeiten kann man diese Suche aber nicht. In den Vorgaben des Finders ist „Zuletzt benutzt“ unter „Allgemein > Neue Finder-Fenster zeigen“ als Standard für ein neues Finder-Fenster eingestellt, was sich dort gegebenenfalls ändern lässt.