Dropbox Spaces bringt geteilte virtuelle Ordner für Teams

Millionen Nutzer weltweit verschwenden Arbeitskraft, indem sie sich mit digitalen Ärgernissen des Alltags herumplagen müssen, die das Arbeiten in Teams erschweren. Dropbox-Gründer und -Chef Drew Huston will diese globale Arbeitszeitvernichtung stoppen. Auf der Nutzerkonferenz “Work in Progress” in San Francisco stellte Dropbox das ab sofort allgemein verfügbare Dropbox Spaces vor, welches im Juni 2019 als Teil des „neuen“ Dropbox in einer Vorabversion vorgestellt worden war. Dropbox Spaces ist laut Dropbox der weltweit erste smarte Workplace.

Letztendlich handelt es sich bei Dropbox Spaces um eine Weiterentwicklung des „geteilten Ordners“ in Dropbox. Also Ordner, deren Inhalte man anderen Nutzern und damit auch Teammitgliedern freigeben kann. Dropbox Spaces fügt hier viele neue intelligente Funktionen hinzu und bietet Teams die Möglichkeit, ihre Tools (Slack, Trello, Microsoft Office, Google Docs, etc) auch weiterhin zu nutzen und sich damit auf die wesentliche Arbeit zu konzentrieren und diese effizienter zu gestalten.

Dropbox Spaces erlaubt es letztendlich Teams gemeinsam an Projekten zu arbeiten und alle dabei anfallenden Inhalte an einer zentralen Stelle zu sammeln, den „Spaces“. Über Freigaben kann geregelt werden, in welchem Umfang ein Team-Mitglied Zugriff auf die Daten hat. Außerdem lassen sich alle Aktivitäten an den Inhalten einsehen und Team-Mitglieder wissen, ob sie noch Aufgaben zu erledigen haben und bis wann diese erledigt werden müssen.

„Mit Dropbox Spaces (…) finden unsere Nutzer die Inhalte und Tools, die für sie am wichtigsten sind – übersichtlich organisiert in einem Arbeitsbereich“, erklärt Drew Houston, CEO von Dropbox.

Außerdem kündigt Dropbox an, dass die neue Desktop-App, die bisher nur als Vorabversion heruntergeladen werden konnte, ab heute allgemein verfügbar ist. Die neue Desktop-App enthält neben Dropbox Spaces weitere zukunftsweisende Funktionen.

©Dropbox

Zu den neuen Funktionen, die Nutzern das Arbeitsleben erreichten sollen, gehören:

• Bildersuche: Mit künstlicher Intelligenz werden Bildinhalte durchsucht, um Bilddateien in Formaten wie JPG, JPEG, PNG oder GIF zu finden. Der Nutzer kann beispielsweise „Landschaft“ als Suchbegriff eingeben und erhält dann in den Ergebnissen Fotos angezeigt, in denen Landschaften zu sehen sind. Wer umfangreiche Bildersammlungen besitzt, die kryptische Dateinamen wie IMG546.JPG besitzen, weiß die Neuerung zu schätzen. Die Bildersuche wird zunächst ab jetzt für Dropbox Professional-Nutzer eingeführt. Bald ist sie dann auch für Dropbox Business verfügbar.
• Dateivorschauen: Nutzer können in Dropbox unter anderem auch Dateien aus Programmen wie AutoCAD detailgenau auf dem Desktop ansehen, ohne die entsprechende Anwendung vorher installieren zu müssen.
• Integration von Dropbox Paper in das Dropbox-Dateisystem: Nutzer können ihre Paper-Dokumente direkt in Dropbox erstellen, speichern und öffnen. Diese Funktion ist ab sofort für alle neuen Paper-Nutzer und in Kürze auch für bestehende Nutzer verfügbar. 
• Dropbox Binder: Ein neues, demnächst verfügbare Tool, um Projekte, Prozesse und Wissen zu dokumentieren. Relevante Inhalte werden als zentrale, jederzeit aktuelle Informationsquelle zugänglich gemacht, damit Nutzer beim Erstellen von neuen Dokumenten einfach darauf zugreifen können.

Tab „Für mich“ in Dropbox-App : Damit sich Nutzer besser aus das Wesentliche bei Ihrer Arbeit am PC konzentrieren können, wird ab sofort der Dropbox-App ab sofort der Tab „Für mich“ hinzugefügt.

©Dropbox

Auf künstlicher Intelligenz basierend, werden Nutzern personalisierte Empfehlungen und Details angezeigt, die ihnen die Arbeit erleichtern können. Im Tab werden im Laufe der Zeit immer bessere Vorschläge angezeigt, wenn die Nutzungsdauer steigt. Zu diesen intelligenten Funktionen gehören:

• Datei- und Ordnerempfehlungen: Nutzern werden individuell passende Inhalte genau dann angezeigt, wenn sie gebraucht werden.
• Kalenderintegration: Unterlagen für die nächste Besprechung oder die Vorlagen für Meeting-Notizen werden genau zum richtigen Zeitpunkt angezeigt.
• Team-Highlights: Nutzer können die wichtigsten Teamaktivitäten an einem zentralen Ort ansehen.

Demnächst folgen dann auch noch folgende Funktionen:

• Personenseiten: Nutzer können relevante Inhalte zu Teammitgliedern finden und über ihre Aktivitäten (einschließlich der Dateiaktivitäten) auf dem Laufenden bleiben. In der Desktop-App können Nutzer auch direkt von ihren Personenseiten aus mit anderen Teammitgliedern kommunizieren. Personenseiten werden in den nächsten Monaten eingeführt.

 Weitere Neuerungen, die Teams die Zusammenarbeit erleichtern sollen:

• HelloSign-Erweiterung: Nutzer können ihre Dokumente endlich mit wenigen Klicks elektronisch unterschreiben.
• Ansicht der letzten Aktivitäten: In der neuen Dropbox Desktop-App werden die letzten Aktivitäten und Kommentare einer Datei übersichtlich anzeigt.
• Dropbox Transfer: Diese Funktion ist demnächst verfügbar und erlaubt es Team-Mitgliedern schnell große Dateien mit bis zu 100 Gigabyte Größe auszutauschen. Derzeit kann die Vorabversion getestet werden.
• Trello-Integration: Nutzer können mit bald verfügbaren Funktion alle Dropbox-Inhalte per Klick zu einer Trello-Karte hinzufügen, eine Vorschau und die Dateiaktivität anzeigen sowie Dropbox-Dateien direkt in Trello bearbeiten.
• Slack-Kanalzuordnung: Nutzer können Slack-Kanäle mit Dropbox-Ordnern verknüpfen und die Dateien in diesen Kanälen automatisch mit Dropbox synchronisieren. Die Einführung ist für Anfang des nächsten Jahres geplant.
• Jetzt treffen: Mit dieser Funktion können Nutzer Zoom-Meetings direkt in Dropbox starten. Sobald das Meeting beendet ist, können Aufzeichnungen und Mitschriften automatisch in Dropbox gespeichert werden. Diese neue Funktion wird Anfang des nächsten Jahres eingeführt.

Für die neuen Funktionen müssen Dropbox-Nutzer nicht mehr Geld zahlen, allerdings stehen einige der Funktionen nur in Verbindung mit bestimmten Dropbox-Abos zur Verfügung. Mehr Informationen hierzu, zu Dropbox Spaces und den neuen Funktionen erhalten Sie unter dropbox.com/features/new .