2409831

5 Tipps für einen effizienteren Arbeitstag – Anzeige

8 Stunden im Büro und dann die frustrierende Bilanz: „Wieder nur die Hälfte fertigbekommen". Das ist gang und gäbe, muss aber nicht sein. Mit diesen 5 Tipps kann jeder mehr aus seinem Arbeitstag rausholen.

1. Erledigen Sie Unangenehmes gleich als Erstes

Wie oft schieben wir unliebsame Aufgaben vor uns her? Doch weil aufgeschoben nicht aufgehoben ist, kriegen wir solche Aufgaben nicht aus dem Kopf. Das stresst, raubt Konzentration und kann sogar krank machen, wie Psychologen warnen. Damit es gar nicht erst so weit kommt, den Arbeitstag am besten mit den unangenehmen Aufgaben beginnen. Wer sie vorab notiert, kann sie nach dem Erledigen dick und fett durchstreichen. Das fühlt sich gut an und befreit – auch für die To-dos, die noch anstehen. Um diese effizient zu erledigen, hilft übrigens die Eisenhower-Methode. So funktioniert´s: Was dringend und wichtig ist, sofort erledigen. Was nur dringend ist, delegieren. Was nur wichtig ist, terminieren. Und was weder dringend noch wichtig ist, direkt in die Tonne hauen.

2. Planen Sie alle Arbeiten und Termine im Kalender

Neben dem Zeitbedarf einzelner Arbeiten werden auch Zeitdiebe, wie Anrufe, E-Mails oder spontane Meetings, oft unterschätzt. Deshalb konsequent alle Termine und Aufgaben im Kalender planen und zudem Pufferzeiten vorsehen. Als Faustregel gilt: 40 Prozent des Tages frei lassen und 60 Prozent verplanen (bei einem 8-Stunden-Tag also knapp 5 Stunden). Dann schaffen wir unser Pensum und kriegen ein Gefühl dafür, was sich pro Tag bewältigen lässt. Zusatzvorteile bringt ein Gemeinschaftskalender, wie ihn beispielsweise ein CRM-System bietet. So sehen die Kollegen nicht nur, was wann erledigt wird, sondern halten sich in geblockten Zeiten auch mit störenden Anrufen oder Besuchen zurück. Bewährt hat sich außerdem, den täglichen Arbeitsplan jeweils am Vortag zu erstellen beziehungsweise fertigzustellen. Dann kann man am nächsten Morgen gleich strukturiert durchstarten.

3. Machen Sie sich nicht zum Sklaven Ihres Posteingangs

Wer kennt das nicht? Man steckt mitten in einer kniffligen Arbeit und ständig poppt das Benachrichtigungsfenster auf. Ob es einen nervt oder nicht: Jede E-Mail-Benachrichtigung kostet uns 15 Minuten, um wieder in unsere Arbeit zurückfinden. Hinzu kommt, dass E-Mails ähnlich wirken wie Chips oder Schokolade. Werden sie einem direkt vor die Nase gehalten, kann man nur schwer widerstehen. Deshalb lesen wir in der Regel gemeldete E-Mails sofort, wie Untersuchungen ergaben. Gezeigt hat sich auch: Wer beim Arbeiten unterbrochen wird, braucht 50 Prozent mehr Zeit für eine Aufgabe und macht bis zu 50 Prozent mehr Fehler. Grund genug, die Benachrichtigungen abzustellen und E-Mails nur noch aktiv zu checken, zu festen Zeiten: etwa alle zwei Stunden, nach den Pausen oder kurz vor dem Heimgehen.

4. Lassen Sie Software für sich arbeiten, wann immer es geht

Delegieren ist wichtig, damit einem die Arbeit nicht über den Kopf wächst und keine unnötigen Fehler passieren. Gut also, wenn wir so viel wie möglich davon an Software delegieren können. Noch besser, wenn uns das mehr bringt als bloße Zeitersparnis. Dazu ein Beispiel aus dem Customer Relationship Management (CRM). CRM-Software kann beispielsweise selbstständig Interessenten- und Kundenkontakte aller Art dokumentieren, ob Anschreiben, E-Mails oder Telefonate. Dadurch lassen sich Kontakthistorien, Auswertungen und Reports auf Knopfdruck abrufen, außerdem Marketing-Maßnahmen und Vertriebsaktivitäten gezielter planen – und das immer und überall, sofern die Software Cloud-basiert arbeitet. Unterm Strich spart das nicht nur Zeit, sondern erleichtert auch jedes Teamwork und erhöht zudem die Arbeitsperformance. Was im CRM funktioniert, klappt auch in anderen Bereichen. Am besten einfach mal schauen, was die eigene Software hergibt und sich bei Bedarf noch Cloud-Lösungen dazu holen.

5. Legen Sie regelmäßig Arbeits- und Bildschirmpausen ein

Wer ständig Vollgas gibt, riskiert einen Totalschaden. Nicht umsonst, sind Pausen Pflicht: bei 6 bis 9 Arbeitsstunden mindestens 30 Minuten, bei mehr als 9 Stunden mindestens 45 Minuten – und in beiden Fällen jeweils mindestens 15 Minuten am Stück. Darüber hinaus dürfen PC-Arbeiter regelmäßige bezahlte (!) Kurzpausen einlegen, um die Augen zu entlasten und Schäden durch einseitige Arbeitshaltung vorzubeugen. Am produktivsten ist, wer alle 90 Minuten pausiert, weil Aufmerksamkeit und Konzentration im 90-Minuten-Rhythmus nachlassen. Das kann sich durch zunehmende Fehler oder erhöhte Reizbarkeit bemerkbar machen. Dann hilft Bewegung an der frischen Luft. Ob ein kräftiges Recken und Strecken am offenen Fenster oder ein kurzer Spaziergang ums Haus:  Beides vitalisiert die Muskeln, was Verspannungen vorbeugt, und kurbelt die Durchblutung an – auch im Oberstübchen.

2409831