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Filieee: Digitaler Scan-Assistent für Dokumente per App und Box

31.03.2021 | 10:48 Uhr | Thomas Hartmann

Nie wieder Akten abheften, Dokumente immer griffbereit, auch über die Cloud – all dies und mehr verspricht Filee mit seiner All-in-one Lösung zur digitalen Dokumentenverwaltung.

Niemand mag es, wenn wichtige Dokumente oder Rechnungen in der Wohnung herumfliegen und man nicht mehr weiß, wo man sie findet, wenn man sie gerade dringend braucht. Da ist das Scannen der Dokumente sehr hilfreich, aber auch aufwendig, etwa, wenn es um die Kategorisierung derselben geht.

Hier will Fileee für Abhilfe sorgen, in denen das sozusagen seitens der Hardware die Fileee-Box 2.0 zur Verfügung stellt. Das ist im Grunde ein Pappkarton, den man der Anweisung entsprechend faltet. Anschließend kann man unten die Dokumente sammeln und oben mit dem aufgelegten Handy (iPhone oder Android-Smartphone) passgenau und verwacklungsfrei scannen. Die Box als Seite inklusive Aufsatz mit laut Hersteller Platz für 600 Dokumente gibt es zum Preis von 45 Euro zuzüglich Versand, die einfache Version ohne Aufsatz ist derzeit nicht verfügbar.

Möchte man auch den Service von Fileee inklusive Cloud-Lösungen künstlicher Intelligenz nutzen, benötigt man zusätzlich die entsprechende App für iOS (ab iOS 11.0)  oder Android (ab Android 5) respektive die plattformunabhängige Web-App . Die Apps sollen alle wichtigen Infos automatisch erkennen und den Dokumenten entsprechend einsortieren, sodass man sie per Volltextsuche und Tags schnell wiederfindet. Für die Sicherheit der persönlichen Daten verspricht der Entwickler eine doppelte, hybride Verschlüsselung der Dokumente und einen Zugang, geschützt durch Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA).

Datenschutz beachtet, unterschiedliche Preismodelle

Außerdem unterliegen die Daten dem deutschen Datenschutzrecht. Alle Vorgänge sind demnach auch DSGVO-konform. Vor allem soll die künstliche Intelligenz eine zentrale Rolle spielen. Diese analysiert automatisch die eingescannte Dokumente und kann den Dokumententyp thematisch erkennen sowie wichtige Informationen wie Fristen, Beträge oder Kontakte daraus extrahieren und zuordnen sowie archivieren. Mehr dazu erfährt man hier .

Dazu kommt eine laut Entwickler nahtlose Integration in den eigenen Workflow etwa über angehängte E-Mails, Anbieter wie Dropbox oder Box oder allgemein WebDAV.

Für die Nutzung gibt es unterschiedliche Preismodelle, hier etwa der freie Zugang  mit 15 kostenlosen Dokumenten pro Monat. Möchte man mehr, zahlt man entsprechend Abo-Gebühren. Das betrifft nicht nur eine größere Anzahl an Dokumenten, die sich pro Monat einscannen lassen, sondern auch Komfortfunktionen wie PDF-Export mit Volltext, Kalender-Integration und anderes mehr. Die Premium-Version schlägt zum Beispiel mit vier Euro monatlich zu Buche. Dazu kommen weitere Preismodelle für Profi-Anwender, Vereine oder Unternehmen, die sich ebenfalls an dieser Stelle finden . Eine Firma mit über 50 Mitarbeitenden zahlt dann schon 159 Euro im Monat, allerdings lassen sich auch beispielsweise 10.000 Dokumente im Monat ohne weiteren Aufpreis scannen und sichern.

Ein kurzes Video   zeigt, wie das Verfahren prinzipiell inszeniert. Ausführlicher inklusive der Dokumentenbox von Fileee wird es in 12 Minuten von Bitsundso hier vorgestellt .

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