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E-Mails rechtssicher als analoge Briefe versenden

18.07.2022 | 14:00 Uhr | Thomas Hartmann

Briefe sind out? Nicht unbedingt. Denn sie gelten immer noch als rechtssicher. Und lassen sich über Web.de nun auch online schreiben und mit ”E-Post” verschicken.

Abgesehen von der Frage, ob die Textform oder Schriftform für bestimmte vertragliche Angelegenheiten erforderlich ist – bei der Textform gelten auch E-Mails, wir fanden über die verschiedenen Optionen und Erfordernisse diesen Artikel bei 123recht.de sehr erhellend – kann es auch heute noch schön sein, mal wieder einen ”richtigen” Brief im Briefkasten vorzufinden. Dafür muss man heutzutage nicht mehr selbst Hand anlegen und den Brief wie früher entweder mit dem Füller oder einer Schreibmaschine verfassen. Man muss auch nicht sein Office-Programm am Computer anwerfen und den Brief nachher selbst ausdrucken, frankieren und einwerfen – das erledigt für den User nämlich der neue Service von 1&1 mit E-Mail-Account bei Web.de .

Noch befindet sich dieses Angebot im Beta-Test, verfügt aber jetzt schon über vielfältige Möglichkeiten, um einen Brief auch online ansprechend zu gestalten und schließlich über ”Brief versenden” auf der Web-Oberfläche auf den analogen Weg per ”E-Post” zu bringen.

Derzeit drei Briefe monatlich kostenlos

Zunächst aber muss die Funktion ”Briefankündigung per E-Mail” aktiviert sein, dazu benötigt es einen per Brief zugestellten TAN durch die Post. Wie das im Detail funktioniert, beschreibt Web.de hier .  

Ist das erledigt, kann man nach Anmeldung am Beta-Test teilnehmen – der Versand von bis zu drei Briefen pro Monat ist kostenlos inbegriffen. Das wird wohl später im regulären Betrieb nicht mehr so sein. Also jetzt eine gute Gelegenheit, um das selbst zu testen!

Die Vorlagen lassen sich für die Briefe verwenden.
Vergrößern Die Vorlagen lassen sich für die Briefe verwenden.
© Thomas Hartmann

Um die Funktion zu nutzen, geht man auf seinem Web.de-Portal über den Browser auf ”Office”, dort findet man im Online-Office verschiedene Vorlagen für beispielsweise einen Geschäftsbrief, aber auch einen individuellen Brief mit Briefkopf-Design, das sich anpassen lässt. Am coolsten übrigens und ganz einfach, indem man die grafische Vorlage durch ein eigenes Foto ersetzt und dies beispielsweise auch in Graustufen anzeigen lassen kann. Einige Felder wie die eigene Adresse oder der Adressat und ein Grundanschreiben sind bereits angelegt, diese kann man durch seine eigenen Inhalte ersetzen. Gespeichert wird im *.odt-Format (also Open Office).

Speichern im odt-Format.
Vergrößern Speichern im odt-Format.
© Thomas Hartmann

Keine Emojis ☹️

Auffällig war uns, und unklar, ob das nur für den Beta-Status gilt, dass sich weder auf dem Mac noch unter Windows die beliebten Emojis anzeigen lassen – diese erscheinen ersatzweise als hässliche Kästchen. Natürlich lässt sich argumentieren, dass dies ja auch nicht unbedingt Bestandteil eines klassischen oder traditionellen Briefes ist. Schön wäre es trotzdem, wenn man die Option hätte.

Mit Siri in Safari alles doppelt

Störend ist ferner, dass, wenn wir auf dem Mac in Safari mit Siri diktieren, die Sätze nach Beenden der Diktateinheit plötzlich doppelt erscheinen, sodass man immer wieder löschen muss. Unter Firefox taucht dieses Problem nicht auf. Mit Windows ist man in der Hinsicht noch schlechter dran – hier konnten wir mit dem von uns benutzten Nuance Dragon Home 15 gar nicht diktieren (Firefox). Mit Microsoft Edge ging es immerhin mit der Übertragungsfunktion, indem man zunächst in ein separates Dragon-Fenster diktiert und den Inhalt anschließend an der gewünschten Stelle einfügt. Nicht sehr elegant!

Wenn man sowohl auf Emojis wie auf Diktate respektive Spracherkennung verzichten kann, ist aber beides kein Problem.

Praktisch ist, dass es andere Vorlagen für Briefe gibt wie Kündigungsschreiben für Anlässe wie Mietvertrag, Handyvertrag oder Strom, Abonnements und Versicherungen oder Lebensläufe, wo man nur noch seine persönlichen Daten eintragen muss und auf ”Versenden“ klicken kann. Eigene Vorlagen lassen sich zudem abspeichern.

Eine Vorlage für geschäftliche Briefe.
Vergrößern Eine Vorlage für geschäftliche Briefe.
© Thomas Hartmann

Die Briefe im Briefkasten

Nach kurzer Zeit kommen die als ”E-Post” markierten Schreiben an, die Empfänger können sie aus dem Briefkasten holen. Das macht einen sehr guten Eindruck, es stört allerdings, dass unser Briefkopf, der an sich grün gestaltet war, wie schon in der Vorschau fürs Versenden nun in Graustufen umgesetzt wurde. Da nutzt es wenig, wenn man sich Mühe mit Farbgebung oder Fotos gibt, die doch nur in Schwarz-Weiß verschickt werden. Schade.

So kommt der Brief an.
Vergrößern So kommt der Brief an.
© Thomas Hartmann

Fazit und Empfehlung

Bis auf einige Probleme und Einschränkungen, die möglicherweise in der finalen Version gelöst sind, finden wir diese Möglichkeit, Briefe online zu formulieren und in Grenzen zu gestalten, um sie anschließend durch den Service verschicken zu lassen, sehr angenehm. Auch wenn es nicht erforderlich ist, wie bei manchen Kündigungen, kann es mal wieder dazu animieren, analoge Briefe zu versenden, ohne die inzwischen als umständlich empfundenen Aktionen wie Ausdrucken, Frankieren und zum Briefkasten bringen. Das erledigt Web.de mit der E-Post für uns. Was der Service dann kostet, vielleicht nur die Briefmarkengebühr, wird man sehen. Ein begrenzt kostenloses Angebot von bis zu drei Briefen im Monat würde man sicher begrüßen, aber aufgrund der Kosten ist das eher unwahrscheinlich. Also am besten jetzt testen, solange der begrenzt kostenlose Versand garantiert ist! Die einzige andere Voraussetzung ist ein aktives Web.de-Konto und die Freischaltung der Briefankündigung, wie oben beschrieben. Wer weiß, vielleicht kommt man wieder etwas auf den Geschmack… und für manche rechtssichere Erfordernis ist das ohnehin sehr praktisch.

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