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Teamarbeit, Arbeit mit Dokumenten

14.05.2012 | 11:29 Uhr |

Arbeit mit Dokumenten


Ein Klick auf „Erstellen“ führt zu einem Menü mit verschiedenen Arten von Dokumenten. Darunter sind Texte, Tabellen, Präsentationen und – anders als bei klassischen Office-Paketen – auch Zeichnungen. Der letzte Punkt führt zu Vorlagen für Dokumente, die in reichlicher Auswahl von anderen bereitgestellt werden.

Für alle Google Docs gilt: Geben Sie dem Dokument unter „Datei > Umbenennen“ zunächst einen eigenen Namen. Gesichert werden die Dokumente automatisch, und unter „Datei > Überarbeitungsverlauf anzeigen“ lassen sich alle Schritte anzeigen und per Klick auch rückgängig machen.


Die Darstellung im Browser wirkt zwar sehr schmucklos, doch der Funktionsumfang der einzelnen Module leidet darunter kaum. So lassen sich über das Menü „Einfügen“ etwa mathematische Formeln, Sonderzeichen, eingebettete Tabellen, Bilder oder Hyperlinks hinzufügen. Gegenüber „normalen“ Programmen ist man allenfalls bei der Auswahl an Zeichensätzen oder Folienübergängen in Präsentationen eingeschränkt.

Ein Klick auf "Erstellen" führt zu einem Menü mit verschiedenen Arten von Dokumenten.
Vergrößern Ein Klick auf "Erstellen" führt zu einem Menü mit verschiedenen Arten von Dokumenten.


 Google Docs kann über das Dateisymbol rechts neben dem Knopf „Erstellen“ auch eine Vielzahl an Dokumententypen hochladen und, falls möglich, dabei ins eigene Format konvertieren . Dies kann wahlweise bereits beim Upload oder später mit der rechten Maustaste über „Google Docs-Kopie erstellen“ passieren. So lassen sich recht problemlos die gängigen Microsoft-Office-Dateien laden und in Google Docs verwenden, während die Openoffice - oder gar iWork -Formate vor dem Upload gewandelt werden sollten.

Aus Bildern und PDFs versucht Google Docs sogar, den Text zu extrahieren, wenn auch meist mit bescheidenem Erfolg.
Nutzt man Chrome als Browser, lassen sich Dokumente direkt drucken, andernfalls wird ein PDF erzeugt und in Vorschau geöffnet. Über das Menü „Mehr“ lässt sich per Download eine Kopie der Datei in verschiedensten Office- und Bildformaten lokal auf dem Rechner speichern. Wählt man mehrere Dateien aus, werden diese zu einem Zip-Archiv zusammengefasst. Die Dateien landen zunächst im Download-Ordner, können aber über einen kleinen Knopf links unten im Browser-Fenster direkt im zuständigen lokalen Programm geöffnet werden.

Google Docs kann über das Dateisymbol rechts neben dem Knopf "Erstellen" auch eine Vielzahl an Dokumententypen hochladen.
Vergrößern Google Docs kann über das Dateisymbol rechts neben dem Knopf "Erstellen" auch eine Vielzahl an Dokumententypen hochladen.

Teamarbeit


Der eigentliche Clou in Google Docs ist die extrem einfache Gruppenarbeit an Dokumenten. In der Bearbeitungsansicht finden Sie stets oben rechts den Knopf „Freigeben“. Sie können Mail-Adressen eingeben oder Personen aus Ihrem Google-Adressbuch auswählen, die Zugriff auf das Dokument bekommen oder nur das Leserecht. Wenn Sie den Punkt „Privat“ ganz oben in der Zugriffsliste nicht ändern, ist das Dokument nur für ordnungsgemäß angemeldete Google-Docs-Nutzer sichtbar, und die Vertraulichkeit ist gewährleistet.

Öffnet man das Betrachtermenü, sieht man das komplette Änderungsprotokoll des Dokuments und kann sogar mit Anderen chatten.
Vergrößern Öffnet man das Betrachtermenü, sieht man das komplette Änderungsprotokoll des Dokuments und kann sogar mit Anderen chatten.

Im Tools-Menü können Sie außerdem die Benachrichtigungsregeln festlegen und sich Mails schicken lassen, sobald jemand das Dokument oder bestimmte Teile davon verändert. Auf der Startseite wird stets angezeigt, wer das Dokument wann zuletzt geändert hat.


In Google Docs dürfen mehrere Benutzer gleichzeitig an einem Dokument arbeiten. Ist ein weiterer Nutzer aktiv, erscheint er als „Betrachter“ und erhält eine eigene Farbe für seine Einfügemarke. Öffnet man das Betrachtermenü, sieht man das komplette Änderungsprotokoll des Dokuments und kann sogar mit dem Anderen chatten, um live über die Änderungen zu diskutieren. Bei Textdokumenten ist das Kommentieren durch andere möglich. Bei der Gruppenarbeit ist Google Docs jedem Offline-Office-Paket bei Weitem überlegen.

Holger Sparr

Macwelt Marktplatz

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