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IT-Compliance und Datenschutz beachten

20.04.2011 | 05:10 Uhr |

IT-Compliance und Datenschutz beachten

Der wirtschaftlich interessante und zukunftsgerichtete Business Case für "Bring your own PC" muss jedoch auch mit den Juristen und Steuerberatern abgeklärt werden. Denn die notwendige Trennung zwischen Firmendaten und privaten Daten ist auch bei diesem Modell eine Pflicht, die aus IT-Compliance und Datenschutz resultiert. Selbst wenn der PC dem Mitarbeiter gehört, muss der Arbeitgeber jederzeit Zugriff auf die unternehmenswichtigen Informationen haben.

Hier müssen in Einklang mit dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) rechtssichere Konzepte für die revisionssichere Archivierung und entsprechende Einsichtsrechte des Arbeitgebers erarbeitet werden. Das BDSG sieht hier derzeit in Paragraf 32 Grenzen vor, die nicht überschritten werden dürfen. Zudem soll das Datenschutzrecht vollständig überarbeitet und wohl Mitte 2011 sogar ein eigenständiges Beschäftigtendatenschutzgesetz geschaffen werden. Es liegt auf der Hand, dass alte Betriebsvereinbarungen oder IT-Richtlinien die Anschaffung privater IT-Geräte durch den Mitarbeiter nicht regeln. Auch diese Policies müssen daher überarbeitet werden.

Wer haftet bei Ausfall oder Verlust?

Dabei muss auch verabredet werden, wer bei einem Ausfall oder Defekt der privaten Hardware haftet. Dies bedeutet, dass vor der Anschaffung privater IT genau geregelt werden muss, wie die Wartung der privaten Geräte durchgeführt wird, ob und auf welchem Wege also vom Arbeitgeber Ersatz beschafft werden muss, ob eventuell Leihgeräte für die Ausfallzeit bereitgehalten werden und wer für den Verlust eines Gerätes letztlich haftet.

Denn normalerweise muss ein Betriebsmittel dem Mitarbeiter kostenfrei zur Verfügung gestellt werden, und ein Ausfall dieser Arbeitsmittel fällt in das Risiko der Firma. Hier kann ein Rundum-Sorglos-Paket eine Option sein; Hardwareanbieter offerieren bereits seit geraumer Zeit BYoPC -Betreibermodelle, die auch Szenarien für den Ausfall privater Geräte beinhalten.

Der Zuschuss des Arbeitsgebers zum privaten PC muss auch steuerlich betrachtet werden. Hier stellt sich die Frage, inwieweit der gewährte geldwerte Vorteil zu versteuern ist oder ob der Betrag, der gegebenenfalls über dem Zuschuss des Arbeitgebers liegt, sogar als Werbungskosten geltend gemacht werden kann. Geregelt werden muss schließlich auch, wem die möglicherweise ebenfalls privat angeschaffte Software (etwa Apps) bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses gehört oder ob ein Zuschuss zum Gerät nur als Darlehen gewährt wird und demgemäß in Raten zurückzuzahlen ist, sollte das Arbeitsverhältnis vorzeitig beendet werden.

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