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Notizen am iPhone und iPad verwalten, wiederherstellen, scannen

28.04.2021 | 13:00 Uhr |

Falls Sie kein Elefant mit einem sprichwörtlich guten Gedächtnis sind, haben Sie sicherlich immer was zu notieren – ob dies die wöchentliche Einkaufsliste, Geistesblitze oder Tagebuchnotizen sind. Besonders praktisch sind hierfür iPhone oder iPad sowie die Notizen-App.

Auf dem iPad und iPhone oder dem Mac gehört die Notizen-App zu den meistgenutzten Anwendungen. Die zahlreichen Möglichkeiten, die sie bietet, sind aber nicht immer auf den ersten Blick zu entdecken. Zudem wird die App kontinuierlich weiterentwickelt. Auch beim kommenden Update auf iOS 15 sowie iPadOS 15 erhält die Notizen-App gewiss wieder einige neue Funktionen. Wir zeigen Ihnen im Folgenden, was Sie alles mit Notizen-App unter iOS 14/iPadOS 14 machen können.

Ihre Notizen auf dem aktuellen Stand halten

Ihre Notizen können noch so wichtig sein, wenn Sie diese nicht immer parat haben dann nutzen sie wenig. Daher sollten Sie, sofern nicht geschehen, Mac, iPhone und iPad so konfigurieren, dass diese über iCloud auf allen Ihren Geräten synchronisiert werden und zur Verfügung stehen. Hierzu ist es erforderlich, dass Sie auf allen Ihren Geräten mit derselben Apple-ID angemeldet sind. Ist das der Fall, prüfen Sie nach, ob Ihre Notizen über iCloud abgeglichen werden:

  1. Am Mac öffnen Sie die Systemeinstellungen und die Einstellungen der „Apple-ID“.

  2. Aktivieren Sie unter „Apps auf diesem Mac, die iCloud nutzen“ den Eintrag „Notizen“.

  3. An iPhone und iPad öffnen Sie die Einstellungen und tippen auf Ihren Namen mit der Apple-ID sowie anschließend auf „iCloud“.

  4. Schalten Sie den Eintrag „Notizen“ ein, werden Ihre Notizen auch auf dem iPad oder iPhone bereitgestellt. Alle vorgenommenen Änderungen werden mit dem Mac und anderen Geräten abgeglichen.

Über iCloud werden eigene Notizen auf allen Geräten synchronisiert.
Vergrößern Über iCloud werden eigene Notizen auf allen Geräten synchronisiert.
© Uwe Albrecht

Neue Notiz erstellen und löschen

Notizen können Sie direkt in der Notizen-App erstellen oder auch aus anderen Apps heraus, wie beispielsweise Safari (Siehe unten):

  1. Öffnen Sie auf die Notizen-Apps. Tippen Sie auf das Symbol „Neue Notiz“.

  2. Geben Sie die Überschrift ein. Diese sollte so aussagekräftig sein, dass Sie gleich in der Notizenliste erkennen, um welche Notiz es sich handelt.

  3. Geben Sie den Text der Notiz ein und tippen Sie rechts oben auf „Fertig“.

  4. Um eine Notiz zu löschen, wischen Sie in der Notizenliste auf der ausgewählten Notiz von rechts nach links und tippen auf das Papierkorb-Symbol. Gelöschte Notizen stehen Ihnen weitere dreißig Tage im Ordner zuletzt gelöscht zum Wiederherstellen zur Verfügung.

Notizen lassen sich auf unterschiedliche Weise erstellen, hier direkt in der App.
Vergrößern Notizen lassen sich auf unterschiedliche Weise erstellen, hier direkt in der App.
© Uwe Albrecht

Notizen über das Kontrollzentrum anlegen

Alternativ können Notizen über das Kontrollzentrum anlegen. Damit dies möglich ist, müssen Sie zuerst das Kontrollzentrum entsprechend einrichten.

  1. Öffnen Sie die Einstellungen Ihres iPhone oder iPad. Wählen Sie den Eintrag „Kontrollzentrum“

  2. Dort suchen Sie unter „Weitere Steuerelemente“ für das Kontrollzentrum den Eintrag „Notizen“.

  3. Fügen Sie das Steuerelement über den grünen Plus-Schalter dem Kontrollzentrum hinzu.

  4. Ist dies erledigt

  5.  können Sie eine Notiz anlegen, indem auf dem Bildschirm von rechts oben nach unten wischen, um das Kontrollzentrum anzuzeigen. Dort tippen Sie auf das Symbol der Notizen-App und legen die neue Notiz an.

Noch schneller geht es über das Kontrollzentrum
Vergrößern Noch schneller geht es über das Kontrollzentrum
© Uwe Albrecht

Notizen über eine App erstellen

Notizen lassen sich bei Bedarf auch aus einigen Apps heraus erstellen, zum Beispiel können Sie auf diese Weise Ihren Notizen eine PDF-Datei oder eine Webseite hinzufügen. Wie das geht, zeigen es Ihnen am Beispiel von Safari:

  1. Starten Sie Safari per Fingertipp und öffnen Sie eine Website, wie zum Beispiel „www.macwelt.de“.

  2. Suchen Sie einen Beitrag oder Artikel. Tippen Sie auf das Teilen-Symbol. Beim iPhone befindet sich dieses unten auf der Symbolleiste.

  3. Suchen Sie in der zweiten Reihe die Notizen-App. Wählen Sie eine bestehende Notiz aus oder erstellen Sie eine „Neue Notiz“. Speichern Sie die Notiz über einen Fingertipp auf „Sichern“.

Eine Notiz lässt sich auch mit einem Link aus Safari erstellen
Vergrößern Eine Notiz lässt sich auch mit einem Link aus Safari erstellen
© Uwe Albrecht

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Notizen formatieren

Haben Sie auf die beschriebenen Weise eine neue Notiz erstellt können Sie den Text der Notiz ansprechend formatieren. Hierzu gehen Sie wie hier beschrieben vor:

  1. Erstellen Sie die neue Notiz, tippen Sie unten auf die zwei Buchstaben „Aa“.

  2. Wählen Sie einen vordefinierten Stil aus – von „Überschrift“ bis „Nichtproportional“ und geben Sie den Text ein. Über die unteren Symbole wählen Sie bei Bedarf das Zeichenformat, das Listenformat sowie Einrückungen.

  3. Alternativ tippen Sie erst den Text ein, markieren ihn und tippen länger auf den Text, bis das schwarze Kontextmenü erscheint. Dort formatieren Sie den Text nach einem Fingertipp auf den Eintrag „BIU“.

Seit mehreren iOS-Versionen kann man Notizen recht gut formatieren.
Vergrößern Seit mehreren iOS-Versionen kann man Notizen recht gut formatieren.
© Uwe Albrecht

To-do-Listen und Einkaufslisten erstellen

Da Sie die Notizen-App sicherlich auch dafür verwenden Aufgaben- und Einkaufslisten zu verfassen, zeigen wir Ihnen wie Sie mit der Notizen-App Listen zum Abhaken gestalten:

  1. Erstellen Sie eine neue Notiz und tippen Sie unten auf den kleinen Haken. Der erste Eintrag der Liste wird erstellt.

  2. Um weitere Einträge zu anzulegen, betätigen Sie jeweils die Eingabetaste und tippen Sie die weiteren Einträge ein.

  3. Jeden Eintrag, der erledigt wurde oder jeden Artikel, den Sie im Einkaufskorb haben, haken Sie einfach ab.

  4. Die Notizen-App ist so „schlau“, dass die erledigten Aufgaben oder gekaufte Artikel automatisch an das Ende der Liste verschoben werden. So bleiben Sie immer auf dem aktuellen Stand.

Einkaufszettel in Notizen sind auch möglich.
Vergrößern Einkaufszettel in Notizen sind auch möglich.
© Uwe Albrecht

Fotos und Videos hinzufügen

Ihren Notizen fügen Sie bei Bedarf Fotos und Videos hinzu. Je nachdem, ob Sie das Foto schon erstellt haben oder es erst schießen müssen, gehen Sie auf unterschiedliche Weise vor:

  1. Um Fotos und Videos hinzuzufügen, erstellen Sie bei Bedarf eine neue Notiz und tippen Sie unten auf das Kamera-Symbol.

  2. Tippen Sie auf die Einträge „Foto oder Video auswählen“ oder „Foto oder Video aufnehmen.“

  3. Wählen Sie das oder die Fotos in der Foto-App aus oder nehmen Sie ein mit der Kamera auf.

  4. Tippen Sie auf „Hinzufügen“, um es in die Notiz zu übernehmen. Dort können Sie es betrachten, verkleinern, teilen oder löschen. Tippen Sie dazu etwas länger auf das Foto, bis dessen Kontextmenü erscheint. Hier finden Sie die zur Verfügung stehenden Funktionen.

In die Notizen kann man direkt Fotos und Videos hinzufügen.
Vergrößern In die Notizen kann man direkt Fotos und Videos hinzufügen.
© Uwe Albrecht

Weitere Objekte in eine Notiz kopieren

Andere Objekte, wie PDF-Dateien, Webseiten und anderes fügen Sie direkt aus der entsprechenden App ein. Bei einer PDF-Datei gehen Sie zum Beispiel so vor:

  1. Öffnen Sie die Dateien-App und wählen Sie im Download- oder Dokumente-Ordner eine PDF-Datei aus.

  2. Öffnen Sie diese mit einem Fingertipp. Nun tippen Sie auf das Teilen-Feld.

  3. Wählen Sie in der zweiten Reihe als Ziel die „Notizen-App“ aus.

  4. Dort geben Sie unter „Sichern unter“ an, ob eine neue Notiz erstellt werden soll oder die Datei einer bereits bestehenden hinzugefügt wird.

Ab High Sierra: Notizen mit Tabellen

Scannen mit der Notizen-App

Dokumente, die noch nicht in digitaler Form vorliegen, scannen Sie mit der Notizen- und der Kamera-App des iPhone oder iPad.

  1. Erstellen Sie bei Bedarf eine neue Notiz und tippen Sie unten auf das Kamera-Symbol.

  2. Tippen Sie auf den Eintrag „Dokumente scannen“. Positionieren Sie das iPhone oder iPad entsprechend und nehmen Sie ein Foto auf.

  3. Ziehen Sie den Rahmen so auf, dass das Dokument oder der Text vollständig erfasst wird.

  4. Tippen Sie auf „Scan behalten“ und dann auf „sichern“. Die gescannte Datei wird der Notizen-App hinzugefügt.

Die Notizen-App ist zugleich ein kostenloser iOS-Scanner.
Vergrößern Die Notizen-App ist zugleich ein kostenloser iOS-Scanner.
© Uwe Albrecht

Notizen oder Ordner teilen und gemeinsam bearbeiten

Möchten Sie Notizen mit anderen teilen oder gemeinsam bearbeiten, dann ist auch das möglich. Besonders einfach umzusetzen ist es, wenn die anderen Personen ebenfalls über einen Mac, ein iPhone oder iPad mit aktueller Version von iOS oder iPadOS verfügen sowie eine Apple-ID besitzen. Unter Windows oder Android können Sie diese über einen Web-Browser und www.icloud.com bearbeiten.

  1. Starten Sie die Notizen-App und wählen Sie die gewünschte Notiz oder auch Ordner aus. Tippen Sie auf den Kreis mit den drei kleinen Punkten.

  2. Wählen Sie dort den Eintrag „Notiz teilen“ oder „Order teilen“ und entscheiden Sie, auf welche Weise die andere Person benachrichtigt werden soll.

  3. Geben Sie unter Freigabeoptionen an, ob der- oder diejenige die Notiz ausschließlich ansehen oder auch bearbeiten darf.

Eigene Notizen kann man für Familienmitglieder oder Kollegen teilen.
Vergrößern Eigene Notizen kann man für Familienmitglieder oder Kollegen teilen.
© Uwe Albrecht

Notizen ordnen

Falls Sie die Notizen-App regelmäßig und intensiver nutzen, sammeln sich dort mit der Zeit natürlich zahlreiche Notizen an und verlieren leicht den Überblick. In diesem Fall können Sie die Notizen auch in Ordnern ablegen und sortieren. Beispielsweise können Sie Ordner für private oder geschäftliche Notizen anlegen, für Einkaufs- oder To-do-Listen und vieles mehr:

  1. Starten Sie die Notizen-App. Tippen Sie links oben auf den Eintrag „Ordner“, um die Ordner-Ansicht zu wählen.

  2. Erstellen Sie über das Ordner-Symbol einen neuen Ordner und geben Sie ihm einen Namen, wie zum Beispiel „Einkaufslisten“. Tippen Sie auf „Erstellen“.

  3. Wechseln Sie zum Ordner „Alle iCloud“ oder „Alle Notizen“ und wischen Sie auf der Notiz von rechts nach links.

  4. Tippen Sie auf das Ordner-Symbol und wählen Sie den Ordner, in welchen die Notiz verschoben werden soll.

  5. Alternativ tippen Sie rechts oben auf den Kreis mit den drei Punkten und wählen den Eintrag „Notizen auswählen“.

  6. Markieren Sie die gewünschten Notizen und „Bewegen“ Sie diese in den vorgesehenen Ordner.

  7. Zum Sortieren der Notizen – in den Ordnern – wählen Sie den Ordner aus und tippen auf den Kreis mit den drei kleinen Punkten. Unter „Notizen sortieren nach“ wählen Sie den entsprechenden Eintrag aus, wie zum Beispiel „Titel“, „Erstellungsdatum“ oder einen anderen.

  8. Wichtige Notizen können Sie oben in der Liste „anpinnen“. Wischen Sie dazu auf dem Eintrag in der Notizenliste von links nach rechts und tippen Sie auf das Stecknadelsymbol.

Notizen kann man auf dem iPhone und iPad in Ordner organisieren.
Vergrößern Notizen kann man auf dem iPhone und iPad in Ordner organisieren.
© Uwe Albrecht

Notizen verstecken und sperren

Sofern Sie private Notizen erstellt haben, die nicht für andere Augen bestimmt sind, können Sie diese verstecken und sperren.

  1. Wählen Sie gewünschte Notiz aus und tippen Sie etwas länger auf diese.

  2. Im folgenden Menü tippen Sie auf den Eintrag „Notiz sperren“ und geben Sie ein Kennwort an. Merken Sie sich dieses Kennwort gut!

  3. Zudem können Sie die Notiz in den Ordner „Privat“ verschieben. Dazu wischen Sie auf der Notiz von rechts nach links und wählen den Ordner über einen Fingertipp auf das Ordner-Symbol aus.

  4. Bitte beachten Sie: Gesperrten Notizen wird ein Schloss-Symbol vorangestellt.

Vor neugierigen Augen kann man Notizen verstecken.
Vergrößern Vor neugierigen Augen kann man Notizen verstecken.
© Uwe Albrecht

Sichere Notizen am iPhone und iPad nutzen

Notizen suchen und finden, wiederherstellen

Auch, wenn Sie Ihre Notizen sortiert und geordnet haben, ist es ab und zu erforderlich eine gezielte Suche nach Suchbegriffen oder Kategorien durchzuführen.

  1. Wählen Sie dazu die Ordner- oder eine Notizenliste aus.

  2. Tippen Sie auf das Suchfeld. Wollen Sie alle Notizen einer bestimmten Kategorie finden, wählen Sie die Kategorie wie zum Beispiel „Notizen mit Checklisten“ aus.

  3. Anderenfalls geben Sie den gewünschten Suchbegriff ein.

  4. Die Suchergebnisse werden umgehend aufgelistet – und zwar bereits bei der Eingabe des Suchbegriffs. Die entsprechenden Fundstellen sind gelb markiert.

  5. Die gelöschten Notizen befinden sich für rund 30 Tage im Ordner "Zuletzt gelöscht". Nach 30 Tagen löscht iCloud die Einträge dauerhaft, dies kann jedoch noch bis zu 40 Tage dauern.

Notizen suchen und finden
Vergrößern Notizen suchen und finden
© Uwe Albrecht

Galerieansicht nutzen

Ihre Notizen können Sie in der normalen Listen-Ansicht anzeigen oder auch in der Galerieansicht, was zum Beispiel bei Abbildungen, Zeichnungen oder handschriftlichen Notizen sehr praktisch ist. Tippen Sie rechts oben auf den Kreis mit den drei kleinen Punkten und wählen Sie den Eintrag „Als Galerie anzeigen“ aus.

Handschriftliche Notizen und Zeichnungen erstellen

An iPhone und iPad erstellen Sie bei Bedarf auch handschriftliche Notizen. Natürlich ist dies am iPad mit dem Apple Pencil komfortabler und schneller möglich als am iPhone, auf dem Sie mit dem Finger oder einen einfachen Eingabestift mit Gummispitze schreiben müssen. Die Vorgehensweise in der Notizen-App selbst ist aber die gleiche.

  1. Starten Sie die Notizen-App und erstellen Sie eine neue Notiz. Tippen Sie auf das Bleistift-Symbol unten.

  2. Alternativ tippen Sie bei den aktuellen Versionen des iPad Pro und iPad Air zweimal mit dem Apple Pencil auf den Bildschirm und die Notizen-App wird umgehend geöffnet und Sie können loslegen oder die tippen im Kontrollzentrum auf das Steuerelement für die Notizen-App (Siehe den gleichnamigen Tipp oben).

  3. Erstellen Sie nach der Auswahl des Schreib- oder Zeichenwerkzeugs und gegebenenfalls der Farbe die Notiz oder die Zeichnung.

  4. Haben Sie die Notiz oder Zeichnung fertiggestellt, tippen Sie auf „Fertig“.

Handschriftliche Notizen
Vergrößern Handschriftliche Notizen
© Uwe Albrecht

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