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PDF zusammenfügen am Mac – mit Vorschau oder Automator

04.04.2017 | 16:55 Uhr |

Apples Vorschau-App gehört seit jeher zur Grundausstattung eines jeden Mac. Inzwischen ist der kleine PDF- und Bild-Viewer zu einer kleinen, aber leistungsstarken Bildbearbeitung heran gereift und macht den Einsatz zusätzlicher Programme in vielen Fällen überflüssig. Mit den folgenden 10 Tipps holen sie das Maximum aus Ihren Dokumenten.

01 PDF zusammenfügen am Mac


Wenn Sie eine Bewerbung schreiben, müssen Sie in der Regel eine Reihe von Dokumenten verschicken, darunter neben Anschreiben und Lebenslauf Zeugnisse und Belege Ihrer Fortbildungen. Mit Vorschau können Sie sich ganz einfach eine Bewerbungsmappe zusammenstellen: Speichern Sie zunächst alle Dokumente als PDF ab und öffnen Sie das Anschreiben dann in Vorschau – das ist Ihr „Hauptdokument“. Ziehen Sie nun die Miniaturen der anderen Dokument-Fenster wie Zeugnisse oder den Lebenslauf aus der Seitenleiste des jeweiligen Dokument-Fensters in die Seitenleiste dieses Hauptdokuments und sortieren Sie sie, wie Sie es wünschen. Mehrere Seiten lassen sich auch hier mit Cmd-Klick markieren. So stellen Sie schnell aus gescannten Zeugnissen, als PDF exportierten Pages-Dokumenten und anderen Daten eine praktische Online-Bewerbungsmappe zusammen, die Sie auch gleich mit Vorschau unterschreiben können (siehe Tipp 02).

Eine weitere Option, dies zu bewerkstelligen ist ein Arbeitsablauf mit Automator. Als Ergebnis reicht es, die betreffenden Dokumente im Finder auszuwählen und per Rechtsklick zusammen zu fügen. Das kleine Automator-Programm ist auch schnell erstellt:

1. Starten Sie Automator und wählen Sie (über Ablage (CMD-N) oder im Startfenster) die Art des Dokumentes aus. Wir suchen nach einem Dokument aus dem Bereich "Dienst".

Der Bereich "Dienste" ist verantwortlich für die zusätzlichen Optionen beim Rechtsklick.
Vergrößern Der Bereich "Dienste" ist verantwortlich für die zusätzlichen Optionen beim Rechtsklick.

2. Als erstes stellen wir ein, welche Arten von Dateien der Dienst bearbeiten soll. In der obersten Leiste der neuen Datei sollen die Einträge "PDF-Dateien" und "in Finder" ausgewählt werden. Dies bedeutet, der Dienst steht nur den ausgewählten PDF-Dokumenten in Finder zur Verfügung.

3. Der erste Schritt im Programm heißt "PDF-Seiten kombinieren". Diesen Eintrag kann man entweder über das Suchfenster finden, oder aus der Bibliothek ins Arbeitsfenster ziehen. Der von uns gesuchte Bereich heißt "PDFs".

Nur drei Schritte sind im Automator notwendig, um das Zusammenfügen von PDFs zu erleichtern.
Vergrößern Nur drei Schritte sind im Automator notwendig, um das Zusammenfügen von PDFs zu erleichtern.

4. Damit das System weißt, wohin mit dem neu erstellten Dokument, benötigt unser Arbeitsablauf einen nächsten Schritt "Finder-Objekte bewegen". Hier kann man einen Wunsch-Ordner definieren, worin alle zusammengefügten PDFs gespeichert werden.

5. Damit Sie die neuen Dokumente nicht nur nach Dateigröße, sondern auch nach den Namen unterscheiden, lohnt es sich einen zusätzlichen Schritt in diesem Ablauf definieren: "Finder-Objekte umbenennen". Hier kann man nach Wunsch wählen, ob die neuen Namen das aktuelle Datum hinzugefügt bekommen oder einen bestimmten Namenszusatz. Hier sind die Möglichkeiten vielfältig, jeder Nutzer findet passendes zu seiner Benennungs-Routine.

6. Jetzt gilt es nur noch, dem neuen Dienst einen prägnanten Namen zu geben und irgendwo zu speichern. Beim nächsten Aufruf vom Finder-Ordner reicht es, die gewünschten Daten auszuwählen und per Rechtsklick den Dienst starten. Die zusammengefügten Seiten landen in dem vorher definierten Ordner mit den vorher definierten Namen.

Mit dem fertigen Dienst geht alles blitzschnell: Die Dateien ausgewählt und die richtige Option angeklickt. Ab dann übernimmt Automator.
Vergrößern Mit dem fertigen Dienst geht alles blitzschnell: Die Dateien ausgewählt und die richtige Option angeklickt. Ab dann übernimmt Automator.

02 Verträge mit Vorschau unterschreiben und per Mail verschicken


Analog trifft digital: Da flattert ein Vertrag ins Haus, der unterschrieben werden will und anschließend per Schneckenpost auf den Weg geschickt wird. In vielen Fällen reicht es aber auch, das unterschriebene Dokument per E-Mail zu schicken. Sie müssen nicht ausdrucken, unterschreiben und wieder einscannen, es geht auch einfacher: Öffnen Sie dazu einfach das Vertrags-PDF in der Vorschau-App und klicken Sie auf das kleine Koffer-Symbol links neben der Suche, um die erweiterten Bearbeitungsfunktionen zu öffnen. Hier sehen Sie ein Unterschriften-Symbol, wenn Sie dieses anklicken, haben Sie die Möglichkeit, mit „Unterschrift erstellen“ eine Unterschrift dauerhaft in Vorschau zu hinterlegen: Unterschreiben Sie entweder direkt auf dem Macbook-Trackpad oder halten Sie ein weißes Blatt Papier mit Ihrer Unterschrift in die Webcam Ihres Mac und richten Sie sie nach der blauen Linie aus. Mit einem Klick auf „Fertig“ wird die Unterschrift übernommen und kann künftig in Dokumente eingefügt werden, um diese zu unterzeichnen. Ihren Vertrag können Sie nun direkt über die Vorschau-Sharing-Option per Mail versenden.


Leser-Tipp zum PDF-Downloads aus Safari

Vielen Dank für den nachfolgenden Tipp an den Disqus-Nutzer Galgenstein!

Hier noch ein kleiner Tip für das Zusammenspiel mit Safari. Stößt man bei der Webrecherche auf PDFs, so lassen sich diese auf zweierlei Weisen abspeichern. Entweder klickt man auf den Download-Pfeil, der sich unten für das Dokument auftut, oder aber man speichert das Dokument mit Befehlstaste-S (⌘-S) ab.

Ich empfehle Letzteres, da in diesem Fall auch die URL des Dokuments mitabgespeichert wird. Lässt man sich das Informationsfenster zur Datei anzeigen (⌘-I), so ist diese im ersten Fall leer. Bei Abspeichern mit Befehlstaste-S ist die URL jedoch enthalten und die entsprechende Website kann mit der rechten Maustaste aufgerufen werden.

03 Lustige Meme-Bilder basteln


Mehr oder weniger lustige Meme-Bilder kursieren auf Facebook, Twitter und Co: Sie beinhalten immer ein Bild und einen Text. Mit Vorschau-App können Sie diese Memes ganz einfach selbst erstellen: Öffnen Sie ein Foto, das Ihrer Ansicht nach Meme-tauglich ist, und wählen Sie wieder den kleinen Werkzeugkasten neben der Suche für erweiterte Optionen. Hier können Sie ein Textfeld ins Bild legen. Tippen Sie dort Ihren Text ein. Wählen Sie anschließend die Schriftart „Impact“, die normalerweise mit MS-Office installiert wird oder hier heruntergeladen werden kann und ziehen Sie die Buchstaben über die Punkt-Angabe so groß, wie Sie es für Ihr Bild benötigen, im Beispiel-Bild unten ist die Schrift 160-Punkt gesetzt. Da Vorschau automatisch speichert, können Sie das Bild direkt verwenden.


04 Einzelne Seiten aus PDFs extrahieren


Da hat man ein 200-seitiges Dokument im PDF-Format, braucht aber nur drei Seiten daraus. Das ist mit Vorschau kein Problem: Öffnen Sie das Dokument in der App: Vorschau zeigt Ihnen jetzt links eine Übersicht der Seiten an. Markieren Sie die Seiten, die Sie benötigen, indem Sie die Cmd-Taste gedrückt halten und die gewünschten Seiten im Dokument anklicken. Drücken Sie anschließend Cmd-C, um die Seiten in die Zwischenablage zu kopieren. Mit Cmd-N legen Sie jetzt eine neue Datei an, die nur die ausgewählten Seiten beinhaltet. Diese können Sie in der Menüzeile mit „Ablage -> Exportieren -> PDF“ wieder abspeichern oder sich per Sharing-Dialog selbst per Mail oder iMessage schicken.

05 Textmarker verwenden


Wer häufig mit PDFs arbeitet, wird sicherlich öfter den Wunsch verspürt haben, Textpassagen zu markieren und mit Anmerkungen zu versehen, wie es bei Dokumenten oder Büchern auf Papier die Regel ist. Mit Vorschau ist auch das kein Problem: Öffnen Sie Ihr Dokument – idealerweise in Kopie, um falsches Abspeichern zu verhindern – und wählen Sie links neben dem Suchfeld das Marker-Symbol. Anschließend können Sie den Text in gelb, rot, blau oder grün markieren. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf diese Stelle klicken, haben Sie zudem die Möglichkeit, die Farbe nachträglich zu ändern, den Text zu unterstreichen oder Anmerkungen hinzuzufügen. Zudem können Sie die Markierung auf diese Weise auch wieder löschen.


06 Belichtung von Bildern und Fotos schnell verbessern


Vorschau öffnet natürlich auch Bilddateien in verschiedenen Formaten. Falls Sie bei einem Bild schnell die Helligkeit, Belichtung oder den Kontrast verbessern möchten, kann Vorschau helfen, ohne dass Sie ein anderes Bildbearbeitungsprogramm oder die Fotos-App benutzen müssen: Öffnen Sie einfach das Bild und drücken Sie die Tastenkombination Alt-Cmd-C, um die Farbkorrektur zu öffnen. Ein Klick auf „Automatisch korrigieren“ nimmt Ihnen dabei das manuelle Einstellen der Regler ab.

07 Pfeile, Kreise und Hervorhebungen erstellen

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte und eignet sich manchmal deutlich besser zur Erklärung eines Sachverhalts, als es zum Beispiel eine E-Mail oder ein Telefonat je könnten. Wenn Sie zum Beispiel jemandem zeigen möchten, wie etwas funktioniert, können Sie das am Besten, indem Sie eine Bilddatei mit Pfeilen, Markierungen und Hervorhebungen markieren. Das ist mit Vorschau kein Problem: Öffnen Sie den Werkzeugkasten, hier finden Sie die entsprechenden Tools, um schnelle Erklärungsbilder zu basteln. Wichtig: Sie sollten hierfür nie die Originaldatei nehmen, sondern immer eine Kopie, damit Sie nicht aus Versehen das Originalbild überschreiben.

08 Bilder freistellen und Hintergründe ändern

Selbst komplexe Aufgaben wie das Freistellen eines Bildes sind mit Vorschau möglich. Wenn Sie zum Beispiel ein Porträtfoto haben, hier aber den Hintergrund ändern wollen, können Sie das ganz einfach mit dem Zauberstab-Werkzeug, das Sie im Werkzeugkasten finden: Klicken Sie einen Bildbereich an, halten Sie die Maustaste gedrückt und bewegen Sie den Mauszeiger über den Hintergrund, bis der zu entfernende Bereich markiert ist. Wiederholen sie das mehrfach, bis das Motiv freigestellt ist. Anschließend können Sie das freigestellte Porträt mit Cmd-C kopieren und mit Cmd-V in ein anderes Foto in Vorschau einfügen, was dann der neue Hintergrund ist.


09 Diashow einer Bildauswahl zeigen


Wenn Sie einen Ordner voller Fotos auf einem externen Datenträger wie einem USB-Stick haben und diese als Diashow vorführen möchten, müssen Sie die Bilder nicht erst in Fotos oder eine andere Bildverwaltung importieren: Öffnen Sie einfach den Bilderordner im Finder, drücken Sie Cmd-A, um alle Bilder zu markieren. Alternativ können Sie auch eine Bildauswahl per Cmd-Klick zusammenstellen. Klicken Sie diese Auswahl doppelt an, um die ausgewählten Bilder in der Vorschau-App zu öffnen. Anschließend können Sie mit der Tastenkombination Cmd-Shift-F die Diashow starten. 
Dies funktioniert übrigens direkt im Finder: Wählen Sie die gewünschten Bilder wie oben beschrieben per "Alles auswählen" oder einzeln per Cmd-Klick und wechseln in der Menüleiste des Finders zu dem Vorschau-Icon. Halten Sie dabei die Alt-Taste gedrückt, verwandelt sich das Augen-Icon in den Abspiel-Knopf. Mit dem Klick darauf startet Finder eine Diashow.

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