PDFs in der Cloud bearbeiten

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Adobe möchte mit der Document Cloud nun auch Acrobat für die Anforderungen einer zunehmend mobileren Zielgruppe fit machen. Daher steht im Zentrum der Adobe Document Cloud ein geräteübergreifendes einheitliches Bedienkonzept. Auf dem Mac lässt sich nun Acrobat nahezu auf die gleiche Art verwenden, wie auf dem iPad. Nur die technischen Unterschiede der Geräte beschränken eine gänzlich einheitliche Bedienung. So unterstützt Adobe beispielsweise mit Acrobat DC bereits Touchdisplays, auch wenn es eher unwahrscheinlich ist, ob Apple einen Mac mit berührungssensitivem Display auf den Markt bringen wird. Wichtig für das papierlose Büro ist darüber hinaus die Möglichkeit einer rechtskräftigen digitalen Unterschrift nach dem deutschen Signaturgesetz . Das ist mit der Document Cloud von Acrobat jetzt auch möglich.

Sollten Sie Acrobat zum ersten Mal erforschen, sind Sie gegenüber „alten Hasen“ im Vorteil. Denn wer die Vorgängerversion nicht kennt, dürfte sich mit der neuen Arbeitsweise auf Anhieb anfreunden.

Vergrößern Acrobat DC bietet eine neue Benutzeroberfläche mit vielen positiven Überraschungen. Darunter beispielsweise die graue Seitennavigationsleiste, versteckte Schnell-Werkzeuge und transparente Menüs.

Grundlegende Änderungen

Im Gegensatz dazu müssen sich langjährige Acrobat-Profis, darunter nicht zuletzt Mediengestalter, auf einen Kulturschock gefasst machen: Die drei Ansichten für die drei Arbeitsbereiche und die ordentlich voneinander abgegrenzten Werkzeuggruppen in ihren jeweils eigenen aufgabengerechten Wirkungskreisen grenzen für den gestandenen Druckvorstufen-Profi in ihrer Bedienungslogik an das Kontraproduktive. Doch viele werden von der simplen Bedienführung profitieren, die verschiedene Arbeitsbereiche klar trennt. Die drei Arbeitsbereiche „Start“, „Werkzeuge“ und „Dokument“ sind in einer horizontalen Leiste am oberen Rand des Fensters angeordnet. Über eine vertikale Navigationsleiste am linken Fensterrand können Sie auf Dateien zugreifen, die sich auf dem lokalen Mac wie auch auf entfernten Speicherorten befinden können. Zudem beinhaltet sie zwei Dateilisten: „Zuletzt verwendet“ und „Gesendet“.

Vergrößern Mit Acrobat DC Pro lässt sich die Palette Schnell-Werkzeug sehr leicht anpassen. Dazu ziehen Sie in der Werkzeuge-Darstellung per Drag-and-drop die gewünschten Werkzeuge in die rechte Leiste.

In der Dateiliste „Gesendet“ lässt sich der Status von Dokumenten mitverfolgen, die man zuvor zum Signieren, Ausfüllen oder Kommentieren an andere weitergereicht hat. In der Liste zuletzt verwendeter Dateien tauchen auch solche PDFs auf, die man auf einem anderen Gerät, sei es einem iPhone, einem Mac oder einem PC in Acrobat DC mit derselben Adobe ID geöffnet hat, sofern der Regler „Mobile Link“ in der Einschaltposition steht. Wenn Sie sich an jedem Arbeitsplatz konsequent immer mit derselben Adobe ID anmelden, finden Sie so auch Ihre Dokumente stets mühelos wieder. Über den Tastaturbefehl „Befehlstaste-O“ lassen sich dagegen lediglich lokal gespeicherte Dateien öffnen. Die eingebaute Suche beschleunigt das Auffinden von PDFs anhand des Dateinamens. Leider lässt sich die Suche jedoch nicht global anwenden, sondern beschränkt sich wie auch die ebenfalls integrierte Filterfunktion auf den jeweiligen Speicherort.

Funktionsleiste nach eigenem Geschmack

Beim Öffnen einer Datei schaltet Acrobat unmittelbar in die Ansicht „Dokument“ um. Am rechten Fensterrand erscheint eine vertikale Werkzeugleiste. Knapp ein Dutzend Schaltflächen verschaffen Ihnen direkten Zugriff auf die wichtigsten Funktionsbereiche. Sie können die Schaltflächen per Drag-und-drop nach Herzenslust neu anordnen. Wer allerdings Werkzeuge für die Druckvorstufe und die Druckproduktion benötigt, wird sie nach der erstmaligen Installation hier nicht vorfinden. Sofern Sie die Pro-Version verwenden, können sie die benötigten Tools mit Hilfe der integrierten Suche ans Tageslicht befördern und als Schaltflächen in die vertikale Werkzeugleiste einfügen. Letzteres gelingt in der Ansicht „Werkzeuge“ per Drag-und-drop.

Vergrößern Am iPad oder iPhone können Sie nun sehr einfach einem PDF-Dokument eigene Kommentare und Notizen hinzufügen.

Der Arbeitsbereich „Werkzeuge“ beinhaltet eine Übersicht sämtlicher Tools der Acrobat Document Cloud. Das aktualisierte Preflight-Feature von Callas Software , die in Acrobat DC integriert wurde, erhielt zwar keine eigene Schaltfläche. Doch dafür ist es sowohl unter den Werkzeugen der Druckproduktion als auch unter den PDF-Standards in voller Pracht vertreten.

Rechtssichere Unterschrift

Die größte Neuerung der Adobe Document Cloud ist die Möglichkeit einer rechtsverbindlichen digitalen Unterschrift. Denn dazu reicht es nicht, seine gescannte Unterschrift in ein PDF-Dokument zu platzieren. Vielmehr muss eine rechtsverbindliche digitale Unterschrift die Anforderungen des deutschen Signaturgesetzes und der aktuellen EU-Direktive 1999/93 sowie der EU-Verordnung 910/2014 erfüllen, die am ersten Juli 2016 in Kraft tritt.

Die Acrobat Document Cloud bietet bereits heute die Unterstützung für 140 AATL-Zertifikate (Adobe Approved Trust List) und 600 EUTL-Zertifikate (EU Trust List). Benutzer der Acrobat Document Cloud werden dadurch befähigt, Verträge unter Verwendung einer sicheren Signaturerstellungseinheit (SSEE) zu unterschreiben und die Unterschriften der Vertragspartner in Minutenschnelle einzuholen.

Vergrößern Der neue Standard für digitale Signaturen CAdES lässt sich in den Voreinstellungen für Unterschriften in der Desktop-Edition von Acrobat DC Pro einstellen.

Das Prepaid-Modell von Signable ist mit 24 Euro verlockend, doch die gebotene Funktionalität beschränkt sich auf das Anbringen von digitalen Signaturen mit dem Zertifikat der Deutschen Post und das Abrufen von Dateien. Wer monatlich auch nur ein einziges Dokument signiert, kommt mit der Acrobat Document Cloud eher auf seine Kosten als mit dem aktuellen Angebot von Signable.

Acrobat unterwegs verwenden

Am iPad und Co. lassen sich PDF-Dokumente bereits vielfältig verwenden. Der Adobe Acrobat DC für iOS (zuvor als Adobe Reader bekannt) bietet je nach gewählten Document-Cloud-Abonnements einen unterschiedlichen Funktionsumfang. So können Sie bereits mit der kostenlosen Version ein PDF-Dokument am iPad oder iPhone ausfüllen.

Der kostenpflichtigen Varianten sind weitere Funktionen vorbehalten, die Sie allerdings auch per In-App-Kauf zufügen können: Beispielsweise können Sie dann unterwegs PDF-Dokumente aus anderen Dokumenttypen in der Cloud erstellen.

Nach Abschluss der Datenverarbeitung erhalten Sie eine Benachrichtigung über die Verfügbarkeit der fertigen PDFs, die sich anschließend unter iOS weiter bearbeiten lassen. Möglich ist unter anderem Seiten neu anzuordnen, Textblöcke zu editieren oder Objekte auf der Seite zu verschieben. Im Notfall lassen sich PDFs auf dem mobilen Gerät in Office-Formate konvertieren. Die mobile Edition von Acrobat DC kann zudem auf die Dropbox zugreifen und digital signieren (nur mit einer einfachen oder einer fortgeschrittenen Unterschrift).

Am iPad komfortabel Dokumente ausfüllen

Mit der kostenfreien iOS-App Fill & Sign können Sie Papierformulare fotografieren, im PDF-Format erfassen, ausfüllen und digital unterschreiben. Allerdings ersetzt die Unterschrift auch in diesem Fall nicht die Schriftform. Die App beherrscht die automatische Vervollständigung von Einträgen. Sofern Sie ein Document-Cloud-Abonnement besitzen, können Sie die Formulareingaben wie auch das Erscheinungsbild der eigenen Signaturen mit anderen Geräten synchronisieren. Leider kommt die App zurzeit nur mit einer einzigen Adobe-ID sinnvoll zurecht. Adobes aktuelle Implementierung digitaler Signaturen auf dem iPad und Co. unterstützt noch keine rechtsverbindlichen Unterschriften und ersetzt somit nicht die Schriftform. Doch diese Funktionalität möchte der Hersteller in einer künftigen Version nachliefern.

Mit der Document Cloud bekommt Adobes PDF-Produktfamilie einen eigenen Dienst in der Wolke. Sollten Sie übrigens bereits das volle Abonnement der Creative Cloud besitzen, bekommen Sie die Document Cloud kostenlos dazu.

Adobe Document Cloud

Einige Dienste der Document Cloud kann jeder mit einer eigenen Adobe ID angemeldete Benutzer unter https://acrobat.adobe.com/de/de kostenlos verwenden. So können Sie auch ohne kostenpflichtiges Abo auf dem Mac oder unter iOS Ihre Dokumente und Acrobat-Einstellungen in der Wolke speichern sowie digitale Signaturen zwischen verschiedenen Endgeräten automatisch synchronisieren. Letzteres ist mit alternativen Diensten wie der Dropbox bisher nicht möglich.

Für das kostenpflichtige Document-Cloud-Abo gibt es noch zahlreiche weitere Möglichkeiten. So können Sie PDFs im Webbrowser oder auf dem iPad erstellen, Dateien zusammenführen oder gescannte Dokumente online optimieren. PDF-Dateien lassen sich zudem aus der Cloud in einem Webbrowser oder auf einem mobilen Endgerät in Office-Formate exportieren, nun auch mit Aufzählungslisten und Tabellen. Nützlich ist auch die Funktion Send & Track DC, mit der Sie PDFs senden und verfolgen können.

Vergrößern Haben Sie am iPad einer Datei einen eigenen Kommentar zugefügt, müssen Sie zum Speichern auf das Startsymbol klicken. Erst dann überträgt sie Acrobat zurück in die Wolke.

Alternative zur Document Cloud

Adobes Cloud-Angebot fällt deutlich großzügiger aus als ein vergleichbares Angebot sowohl von Nitro als auch von Hightail (siehe Kasten), die das deutsche Signaturgesetz gar nicht unterstützen. Im Gegensatz zu Hightail erfordert Adobes Lösung zum Versenden von Dokumenten keinen E-Mail-Client, denn der Empfänger bekommt die elektronische „Post“ direkt von Adobe mit einem Link zur Cloud. Eine weitere Alternative von Nitro namens Cloud E-Signatures garantiert zwar eine respektabel hohe Datensicherheit dank der PDF-Transaktionskontrolle, unterstützt jedoch weder rechtsverbindliche Signaturen noch kann der Anbieter mit einer Mac-Edition seiner Desktop-Software noch mit einer deutschen Lokalisierung der Benutzeroberfläche trumpfen. Adobe punktet gegenüber diesen beiden Anbietern mit einer durchdachten und ausgereiften Lösung.

Hier im Vergleich die wichtigsten Funktionen der Document-Cloud-Angebote für Einzelanwender

Anmerkungen zur Tabelle:

Mit zusätzlichen Funktionen gegenüber Standardversion, etwa PDF aus MS-Word-Dokumenten in hoher Qualität erstellen oder PDF/A und PDF/X erstellen und prüfen,

Mit zusätzlichen Funktionen gegenüber Standardversion, etwa Scans direkt in editierbare PDFs umwandeln oder Texte von PDF-Dokumenten auf dem iPad bearbeiten sowie Funktionen für die Druckvorstufe,

Lediglich das Einfügen der eigenen Unterschrift ist möglich, das ist aber nicht rechtsverbindlich.Hier im Vergleich die wichtigsten Funktionen der Document-Cloud-Angebote für EinzelanwenderÜbersicht: Document Cloud