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Zotero mit Word auf dem Mac installieren und nutzen

28.04.2021 | 15:38 Uhr | Stephan Wiesend

Text in Word schreiben, ein paar Bilder dazu - fertig ist die Abschlussarbeit. Doch so einfach ist es nicht: Meist gilt es penible Vorgaben einzuhalten und nicht immer ist Word das passende Werkzeug dafür

Bei der Erstellung einer Abschlussarbeit kann das Sammeln und Verwalten von Literaturangaben und Literaturverzeichnis oft viel Zeit beanspruchen. Auf mehreren Seiten beschreiben die Prüfungskommission und die betreuende Person, wie Zitate kenntlich zu machen sind. Fußnoten, Name des Autors beziehungsweise der Zeitschrift, alles muss an bestimmten Stellen stehen. Manches davon darf nur einmal auf einer Seite zu finden sein, anderes gehört an das Ende jedes Zitats. Das für Arbeiten meist verwendete Word ist aber hier etwas umständlich.

Zitat-Funktionalität in Word

Microsoft Word kommt mit einer eigenen Toolbox "Referenzen" (im Menü "Ansicht") über das man auch Inhaltsverzeichnis und das endgültige Literaturverzeichnis mit allen Literaturangaben erstellt. Im Fenster für die Zitate arbeitet man mit einer kleinen Datenbank; neue Einträge fügt man in der Toolbox mit einem Klick auf den Knopf "+" hinzu. Ein Doppelklick auf einen Eintrag fügt die Kurzform des Zitathinweises in den Text ein. Das vollständige Literaturverzeichnis bringt man mit "Einfügen > Dokumentelemente > Literaturverzeichnis" in das Dokument.

Gegenüber früheren Versionen hat Word hier aufgeholt, früher wurden fast nur die Zitatstandards nordamerikanischer Hochschulen. Mittlerweile werden aber auch deutsche Standards wie ISO690 unterstützt. Fast schon altmodisch wirkt es aber, jede Angabe einzeln einzutragen und die wenigen unterstützten Standards. Das können Alternativen wie Endnote aber auch das kostenlose Zotero besser.

Empfehlung: Zitat-Managementprogramm Zotero

Viele Vorteile beim Verwalten von Literaturangaben bietet Zotero , ein Open-Source-Projekt, das von mehreren nordamerikanischen Stiftungen getragen wird. Zotero ist eine ganze Programmsammlung: Es gibt eine Erweiterung für Browser wie Firefox und Safari, eine Online-Datenbank und Skriptbefehle für Word und Open Office. Auch Google Docs wird unterstützt. Hier im Test verwenden wir Zotero 5 ("Standalone") und die Word-Erweiterung. Der M1-Mac und Big Sur werden unterstützt. Sinnvoll nutzbar ist beim Browsen aber dabei derzeit nur die Firefox-Erweiterung; eine Erweiterung für neuere Safari-Versionen war bei Redaktionsschluss nicht verfügbar.

Die Datenbank mit den Informationen über Zitatquellen kann man sowohl online nutzen als auch lokal speichern, das heißt: auf dem eigenen Mac oder auf den Internet-Seiten von Zotero. Letzteres hat den Vorteil, dass man mit Zotero von allen Arbeitsgeräten auf die gleiche Literaturdatenbank zugreifen kann. Wer viel Speicherplatz braucht, muss diese Synchronisation aber bezahlen. 300 MB Speicherplatz sind kostenlos und reichen für zahllose Literaturangaben. Will man aber auch Dokumente und Dateien mit verwalten (etwa das Originaldokument) muss man einen kostenpflichtigen Account wählen.

Zotero auf dem Mac installieren

Zotero muss als eigenständiges Programm installiert werden, zusätzlich installiert es sich in Word als Erweiterung. Die große Stärke der App ist das einfache Sammeln von Literaturangaben, die über einen eigenen Account online verwaltet und automatisch zwischen Web und Mac-App abgeglichen werden - man kann die Synchronisierung aber auch manuell starten.

Bei der Eingabe von Literaturangaben ist es dann am einfachsten, wenn man das entsprechende Buch vor sich liegen hat: ISBN eintippen und Zotero holt die wichtigsten Daten zum Buch aus dem Internet. Titel, Autor, Verlag und Erscheinungsdatum funktionieren bei uns im Test prima. Die Schreibweise ist korrekt mit allen Umlauten und anderen Sonderzeichen. Stichwort Import: Zotero kann Texte aus dem Internet oder komplette Internet-Seiten übernehmen. Diese Zusatzinformationen sind nicht fehlerfrei, speziell bei den Autorennamen empfehlen wir immer einen Kontrollblick in die Datenbank.

Eine Scan-Funktion per iPhone gibt es ebenfalls, die Einrichtung ist aber nicht ganz einfach. Über die Webseite von Zotero kann man sich einen so genannten Kurzbefehl herunterladen , den man über Apples Kurzbefehle-App nutzen kann. Ist der Befehl installiert, kann man damit den ISBN-Code eines Buches in wenigen Sekunden einlesen und über seinen Zotero-Account speichern.

Hinweis: Damit der Scan funktioniert, muss man recht nah an den Strichcode heran und braucht gute Lichtverhältnisse.

Zotero mit Word verbinden

Um Zotero mit Word auf dem Mac zu nutzen, installiert die Mac-Version von Zotero man einen so genannten "Connector". Bei der Installation von Zotero wird dieser automatisch in Word installiert und man findet in seiner Word-Version einen neuen Eintrag in der Funktionenleiste. Mit "Add/Edit Citation" fügt man am Ende eines Zitats Fußnote, Endnote oder Kurztitel ein - abhängig vom gewählten Zitatstil.

Zotero blendet nach einem Doppelklick auf diese Funktion ein eigenes Suchfenster ein, in dem man in seiner bereits vollständig gefüllten Literaturdatenbank suchen kann. Findet sich die gesuchte Quelle, drückt man einfach die Eingabetaste, um sie im Word-Dokument einzufügen. Das funktioniert aber nur wenn die Desktop-App Zotero nicht im Hintergrund läuft, sonst sieht man eine Fehlermeldung. Eine Seitenangabe muss man manuell ergänzen.

Ein Literaturverzeichnis fügt man mit der Funktion "Add/Edit Bibliography" hinzu. Wählen Sie dazu Einfügen und "Neue Seite", dann genügt ein Doppelklick auf diese Funktion um das komplette Verzeichnis zu erstellen.

Wer mehr Optionen will, klickt einmal auf die Quellenangabe im Zotero-Fenster und kann dann beispielsweise eine Seitenzahl eintippen oder Text vor und nach der Quelle einfügen ("vergleiche" oder "ff.").

Nachteile von Zotero

Zumindest im Prinzip ist damit alles erledigt, allerdings steckt auch bei Zotero der Teufel im Detail. Was Zotero etwa fehlt, ist ein Speicher für die Zitate an sich: Die Software verwaltet nur die Fundstellen, aber nicht den zitierten Text (inklusive Seitenzahl). Wer auf eine bestimmte Textstelle hinweisen will, muss deshalb ein eigenes System aufbauen, um die Zitate mit Seitenangaben zu speichern. Es gibt etwa eine Notizenfunktion, man kann zu jeder Literaturangabe eine oder mehrere Notizen anlegen und verwalten.

Das größte Handikap aber ist die Formatierung der Zitate in Word. Zotero verwendet für die Formatierung in Word eine eigene Sprache (" Citation Style Language ", CSL), die nicht einfach zu verstehen ist. Wenn sich im CSL-Verzeichnis nichts findet, sollte man einen Informatiker fragen, ob er die passende Formatierung in CSL schreiben kann. Oft kann bei Problemen aber auch das Forum von Zotero weiterhelfen und das Verzeichnis beinhaltet recht viele deutsche Zitierweisen.

Druckvorbereitung mit Word

Kurz zusammengefasst gilt: Word kennt keine Farben und Bilder im CMYK-Modus. Nur damit sind allerdings hohe Druckauflagen in einer professionellen Druckerei machbar. Deshalb muss man sich bei einer wissenschaftlichen Arbeit in Word gut überlegen, wie die Arbeit am Ende gedruckt wird: Der heimische Tintenstrahl- oder Laserdrucker "übersetzt" den RGB-Farbmodus von Word in CMYK - allerdings hat man auf diese Übersetzung nur geringen Einfluss. Die Farben auf Papier sind ähnlich mit jenen, die man auf dem Monitor sieht; identisch sind sie praktisch nie.

Wer eine größere Auflage braucht und mit den Farbveränderungen leben kann, hat es einfach: In den Kopierladen der Wahl gehen und die Arbeit von einem der Rechner dort ausdrucken und binden lassen.

Bei höheren Ansprüchen wird es komplizierter. Professionelle Farbverwaltung basiert auf den vier Druckfarben (Cyan, Magenta, Gelb und Schwarz). Da Word in den drei Monitorfarben (Rot, Grün und Blau) arbeitet, empfehlen wir PDF-Werkzeuge wie Adobe Acrobat oder Callas PDF Toolbox (500 Euro). Diese Werk-zeuge ermitteln die RGB-Farben im Dokument und übersetzen sie in CMYK-Farben.

Umwandeln in Druck-PDF

In der aktuellen Version von Adobe Acrobat (als Jahresabo für 213 Euro) findet man den Befehl zur Konvertierung der PDF-Dateien von Word unter "Werkzeuge>Druckproduktion> Farben konvertieren". Als Ausgabeprofil empfehlen wir "Euro ISO Coated Fogra27"; die jeweils aktuellste Version dieser Profile unter dem Namen "ISO Coated v2" erhält man über die Internet-Seite ESI ( European Color Initiative ).

Fazit

Word ist als Schreib-Werkzeug gut geeignet. Selbst Arbeiten mit 200 und mehr Seiten lassen sich damit sinnvoll bearbeiten. Bei der Literaturverwaltung können wir Firefox und Zotero empfehlen – unter der Voraussetzung, dass man eine passende Formatvorlage in Zotero für die Quellenangaben findet. Beim professionellen Druck mit einwandfreien Farben zeigt Word aber die größten Schwächen. Wenn wirklich bestimmte Farben ohne allzu große Abweichung auf Papier landen müssen, ist Word nicht geeignet – die Arbeit muss mit Adobe Indesign oder Quark Xpress neu aufgebaut werden.

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