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Serienbriefe und E-Mails mit Word am Mac erstellen

06.07.2021 | 17:30 Uhr | Halyna Kubiv

In Word stecken viele Funktionen, die wenig bekannt sind, aber bei einem geschickten Umgang mit ihnen viel Abhilfe im Büro-Alltag bieten.

Glücklicherweise muss man heutzutage nicht mehr so oft gleiche Briefe an mehrere Adressaten versenden, das funktioniert schneller, billiger und umweltfreundlicher mit der E-Mail. Aber auch 50 E-Mails werden Sie eine unnötige halbe Stunde kosten, will man den gleichen Text an unterschiedliche Personen schicken. Zum Glück bietet Wort einen Seriendruck-Manager, der auch das Versenden von E-Mails oder Ausdrucken von Briefen auf Papier übernehmen kann.

Und so werden mehrere Briefe oder E-Mails mit einem gleichen Text, aber mit verschiedenen Adressen und Anreden erstellt: Man öffnet das Word-Dokument mit dem vorbereiteten Text, in der Menüleiste des Dokumentes sucht man nach der Option "Sendungen", sie verwaltet allerlei Serien-Erzeugnisse. Standardmäßig ist in Word unter "Erstellen" die Option "Umschläge" aktiviert, weniger intuitiv verantwortet sie dann unterschiedliche Arten an Sendungen wie E-Mails, Briefe, einfache Umschläge. Diese Auswahl findet sich unter der Option "Seriendruck starten". Gleich daneben kann man entsprechende Adressaten auswählen, an die die Briefe oder E-Mails geschickt werden müssen, Word für Mac versteht sich mittlerweile nicht nur an Excel-Tabellen, sondern kann direkt auf die Adressbücher in Outlook oder Apples Kontakte zugreifen.

Serienbriefe oder E-Mails verschicken.
Vergrößern Serienbriefe oder E-Mails verschicken.

Felder füllen – Fallunterscheidung

Hat man seine Empfänger ausgewählt, geht man zur eigentlichen Briefgestaltung über: Bei "Seriendruckfeld einfügen" kann man Vornamen, Namen oder Anrede ins Dokument einfügen, diese werden sich entsprechend bei jedem Empfänger anpassen. Achtung: Leerzeichen und Absätze zwischen verschiedenen Platzhalter nicht vergessen, Word behandelt sie in den einzelnen Briefen wie normale Wörter. Grammatisch korrekte Anreden bildet man mit der Option "Regeln". Word bietet Bedingung "Wenn ... Dann ... Sonst", die perfekt dafür passt. Die Bedingung wird folgendermaßen aufgebaut: Wenn "Feld" gleich "Frau", dann folgenden Text einfügen: "Sehr geehrte", sonst wird "Sehr geehrter" eingefügt. Im Feld "Ergebnisvorschau" kann man mit den Tasten "Vorwärts" ("Pfeil nach rechts") und "Rückwärts" einzelne Briefe prüfen und – falls nötig – bearbeiten, dafür muss die Taste mit dem ABC-Zeichen aktiviert sein.

Der letzte Schritt erfolgt bei "Fertig stellen und zusammenführen", hier lässt Word auswählen, ob man die Dokumente auf Papier ausdruckt oder diese als Text per Mail verschickt.

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